费用报销模块设计

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功能描述：该模块集合了报账、审核、预算费用合计、计算预算执行率、综合查询等功能。

使用效果：我公司自从使用了该模块后，部门领导以及公司领导层任意时刻都能够查看各项预算执行情况，节省了财务部门人员大量的计算。并且方便了各部门人员的报账。

首先，我们应该知道，每个公司年初的时候，都会对该公司各部门当年的开销做一次费用预算，而公司领导最关心的是对预算的控制，想知道每个部门在什么时候用了多少预算，超预算没有？

模块的原理

1、制作一张期初预算费用录入表，将期初的各项预算录入其中，供主面板报账时提取数据使用

2、制作主面板，主面板包括了报账、审核，预算费用合计、计算预算执行率等功能

3、制作两张综合查询表，其中一张的权限赋予该部门领导，部门查询表仅限于该部门领导查看该部门的费用报销、预算等记录；领一张表权限赋予公司领导层，使其能够查询所有部门的费用报销、预算等记录

主要实现

1、期初预算费用录入表的制作：

部门：记录部门名称。

项目代码：为部门某一笔开销费用合理编写的代码。

项目名称：某一笔开销费用的名称，与项目代码一一对应。

项目费用：某一笔开销费用的年初预算(例如，行政部办公费，2000元/年)。

年度：记录不同年度的预算。

在定义数据表时，将所有字段定义为“记录多项数据”。

样表如下：

2、主面板制作

该面板如下：

该面板分为两部分，白色长空格上部分为报账人员填写，白色长空格下部分为财务审核人员审核时填写。

报账人员和审核人员分别填写的字段，其权限的赋予，可以在面板的左上角单击“属性”按钮，在弹出的对话框内选择权限设置项，勾选部门及相关人员，然后再单击“高级权限设置”按钮，在弹出的高级填报权限设置对话框内，有一栏“填写字段”，在该项中，就可以对每个人员可以填写哪些字段进行权限设置。

有个前提必须明确：各部门报账人员只能报该部门的费用，经过领导许可的情况下，可以代报其他部门的费用。在只能报该部门的费用时，报账人员只能看到本部门的预算情况。报账人员不能填写审核人员所填字段，审核人员也不能修改报账人员填写字段。

一、该面板的执行流程说明：

    A.  打开报账模块，其中填报人、填报人部门、填报日期为自动生成。

    B.  选择“所属年度”，也就是费用发生的年度。

    C.  单击项目代码，弹出一个对话框，对话框中的数据是从期初预算中提取的本部门各项费用情况，并且这些费用对应的是在“所属年度”中所选择的年度，例如，行政部人员选择好2010年度后单击项目代码时，弹出的对话框就只能包含行政部2010年的预算情况，而看不到其他部门的。如下：

    D.  鼠标单击弹出对话框中的一个项目，该项目的项目名称、项目代码、将自动录入到主面板对应的字段中，并且该项目已经发生的费用合计将计算录入到“累计已报费用”字段；该项目已发生费用合计除以该项目的总预算所得的预算执行率百分比，将自动出现在“预算执行率”字段

    E.  填写“本次报销金额”，选择“报销方式”，填写“报账人”名称、填写“报账人部门”。

    F.  提交给财务人员审核。

    G.  财务人员打开待审核的单据，“审核日期”，“审核人”自动生成。

    H.  填写“审核金额”后，在“本次累计已报费用”字段自动生成该项目到审核完时的累积发生费用；“预算累计执行率”字段自动生成该项目到审核完成时的累积预算百分比。

二、制作方法

在设计面板中，单击“属性”，建立流程图：

    A.  “所属年度”字段公式：

    B.  “项目代码”字段公式：这里需要注意的是，每个部门的报账人员只能看见以及选择本部门的期初预算和报销费用。有的人可以经过允许，看见以及选择填报多个部门的期初预算和报销费用。

      上面的公式中，李林、张锴两人可以填报多个部门的报账费用，在单击项目代码字段时，弹出的对话框中包含了多个部门的期初预算记录。其他的人只能填报本部门的报账费用.

     “预算执行率”字段公式：该字段可以用excel公式直接写，=D6/D5，也就是“累计已报费用”/“预算费用”。

    C.  “报销方式”字段： 提前制作一张与期初预算类似的报表，该报表的明细字段就是所要选择的报销方式名称。或者直接在期初预算报表中添加报销方式字段。我是在期初预算报表中直接添加。

    D.  “累计已报费用”字段公式：该字段公式比较复杂。根据所选择的报销方式来计算累计已报。因为在报销方式中，针对某一项目，如果以前报该项目的帐时，报销方式选择“报销冲借支”，那么，报账费用是不计入“累计已报费用”中的。而且，某笔项目的“累计已报费用”是以前该项目的“审核金额”累计相加值，那么，在审核时，就需要判断所审核的费用，是不是“报销冲借支”，这个时候，就需要设置一个隐藏字段——“保存审核金额”，如果是“报销冲借支”，那么，该字段值为0，如果不是，那么该字段值就是审核的金额值，公式如下：

    E.  有了“保存审核金额”字段的值以后，我们的“累计已报费用”字段计算就简单了，就是“保存审核金额”值的累计相加，公式如下：

    F.  “填报人部门”字段公式：

3、查询面板制作

该面板如下：

其中，蓝色字段是我们所要选择的查询条件字段；审核日期、报账人部门等字段，是我们的查询结果字段。

    A.  项目代码、报销年度、项目名称等字段公式的设置基本雷同，比如“项目代码”公式：

    B.   当所有的查询条件字段公式设置好以后，就该使用各字段所选择的数据进行综合查询，综合查询公式如下：

有一点要注意：综合查询公式应该尽量设置为手动选择，因为如果是自动计算的话，那么，每次新建查询报表的时候，都会一下子把所有的报账记录全部列出，如果报账记录有几千或者几万条的话，会有一个长时间的等待过程。所以，应该设置为手动，那么，在选择完查询条件后，在进行查询，得到结果的时间会快的多。

到现在为止，我们的费用报销查询模块已经基本上制作完毕。总的来说，通达oa报表系统确实是一款非常不错的报表设计软件，我所制作的财务报账模块，仅仅是利用了oa报表软件的一小部份功能。怎样设计更加复杂实用的多功能报表，还有待大家一起来探索。

贵州信邦制药股份有限公司（简称：信邦制药，股票代码：002390）是一家集中药材GAP种植、新药研发、药品生产及销售为一体的高新技术制药企业。2010年4月16日，公司股票在深圳证券交易所上市交易，正式成为一家公众公司。

信邦制药成立于1995年元月，十五年来，公司秉承“精诚至信、众志兴邦，健康民众、发展民生”的经营理念和“诚信合作、求实创新、追求结果”的核心价值观开展经营活动。截止2010年9月30日，公司总资产已达11.19 亿元，注册资本8680万元，员工800余人，先后被评为农业产业化国家重点龙头企业、全国守合同重信用单位、国家高新技术企业、国家扶贫龙头企业、国家创新型试点企业，国家中药现代化科技产业基地建设十周年优秀单位。