通达Office Anywhere应用谈

安阳化学工业集团有限责任公司技术中心应用案例

作者:安阳化学工业集团有限责任公司技术中心  郭洪斌

通达Office Anywhere在安化集团公司扎根已经有五个年头了。五年里,每一次的OA服务器故障之后,我就知道铺天盖地的电话要来了。因为通达Office Anywhere已经成了我们工作中的一种习惯。无论是好“习惯”还是坏“习惯”,习惯了也就意味着很难改掉。其实对于一个软件来讲,我觉得这就是对它的一种很大的肯定。 

我记得在哪看到过一句话,“OA项目没有所谓的项目结束。它就是一个完善再完善的重复过程”。对此我深有感触。因为在这五年里,随着管理的不断完善,我们一直在重复着这一过程。目前,在我们公司内部网络上,象内部邮件、公告通知、新闻发布等功能已经是普遍应用。基本上公司领导每一次重要讲话的最后都是“要在公司内部的广播、板报和内部网络上认真宣传报道”。 

我认为Office Anywhere应用上比较有特点是“工作流”、“公共文件柜”以及自定义菜单等功能。我公司就利用工作流功能实现了“粒度煤的计量验收结算”等业务,利用公共文件柜功能实现了“内部报表以及工资报表的网络传递和汇总”等工作,利用自定义菜单功能集成了我公司很多自己开发的业务软件。 

1、工作流应用 

我们都知道,工作流的应用就是把一项工作分解为多个步骤,由多人来协同完成。在企业里这类业务很多,所以这个功能应该说比较实用。我公司是煤炭消费大户,在总结近年来煤炭采购的经验及学习兄弟厂家的先进管理方法后,我们利用工作流实现了“粒度煤的计量验收结算”业务。操作流程如下图所示: 

由于粒度煤工作流牵涉单位多、人员多,在流程设计时根据不同的工作岗位,设计了不同的操作权限和操作内容。粒度煤计量验收结算工作流由表单和流程这两个重要因素构成,每个流程对应一张表单。表单使用Dreamweaver设计,代码用Javasrcipt脚本语言编写。表单设计如下图: 

从几年来的效果看,粒度煤工作流的管理,使有关人员可在公司内部网络的任意微机上完成。煤炭采购部门可以很方便的查阅、整理分析数据,提高了工作效率。通过工作流严格完善的权限设置,实现了数据共享,保证了安全。 

2、公共文件柜应用 

我公司长期以来报表繁多,且需要人工每天报送到公司统计部门。我们当时经过多次讨论分析,首先由公司企管部的统计报表这条主线开始,建立企管部报表接收柜和各统计报表发布柜,根据严格的权限设置,接收并下载各基层单位传递的EXCEL统计表,然后实现自动汇总处理,并发布到相应报表柜。应用中我们发现,虽然说EXCEL软件现在已经比较普及,但毕竟企业各基层单位操作人员的计算机水平参次不一,要想保证长期地、准确地每天传送和接收各类统计信息,并能让其能自动生成自己所要的数据,必须在一定程度上让其操作过程固化。所以,我们在应用过程中对公司统计报表的格式和计算等都进行了统一设置,特殊地方加保护。应该说,报表及各类信息能够有效地网络传递都得益于通达的Office Anywhere公共文件柜较为完善的权限设置。截止目前,我们内部网上已经涉及到公司党政、工会、生产、经营、管理、计划、财务、技术、质量、计量、工资等十几个方面的文件,报表种类达50余种。 

3、自定义菜单的应用 

在我公司信息化应用过程中,自行编制了一些规模较小的网络软件,类别比较散,但正是有了Office Anywhere的自定义菜单功能,可以很方便地把这些软件集中到网络办公平台上,不仅大大减少了开发过程中美工部分的工作量,而且看起来似乎就是网络办公平台的一部分。

我作为一名技术人员,也接触了大大小小的一些OA软件,我认为,其实用户并不一定就需要功能繁杂的OA软件,实用就好。一个OA软件是否有生命力,很大一部分还在于它是否具有良好的售后服务,这里我想强调一句,通达的售后服务确实做得很好。