厦门ABB振威电器设备有限公司通达KPI绩效考核应用案例

通达信科品牌战略部整理

一、用户背景

厦门ABB振威电器设备有限公司成立于2009年12月,由全球领先的电力、自动化技术集团ABB和厦门振威安全技术发展有限公司合资成立,隶属于ABB中国低压产品业务部,是ABB在华4家低压产品制造基地之一。其主营业务是在智能家居和楼宇自动化市场上为中国和全球客户提供先进的楼宇对讲系统。

厦门ABB振威电器设备有限公司设有ABB全球智能楼宇对讲系统研发中心,拥有行业领先的尖端技术和完备的楼宇对讲系统研发实力,立足本土,放眼全球,并通过在质量管理、基础设施建设和员工培训等方面的积极投入,致力成为全球楼宇对讲和家庭智能系统最具影响力的产品供应商。

二、信息化动因

厦门ABB振威电器公司在使用通达OA系统前,信息化水平较低,主要软件系统有进、销、存和财务系统。几乎所有的工作表单、作业流程均采用传统的纸化文件传阅和人工签批。在绩效考核方面,之前采用的是第一代的"打分模式",通过纸张打印逐份发放给每个部门,再由部门主管收集、绩效专员用计算器统计分数。一次绩效考核工作下来,动用了大量的人力物力,相关部门抱怨十足;而在评价一个部门和岗位的工作成效中,由于靠的是主观的人为评估打分模式,存在诸多的不公平,考核结果无助于管理改善和实际的效益提升。在这种情况下,急需一套在管理层面上全面自动化,绩效考评上电子数据化,降低人管人的风险,全面推进信息化发展的软件系统。

三、信息化需求

通达OA福建总代厦门零点企划,是一家有着营销企划和管理策划专业技能和经验的公司,通过自身对企业管理的了解,以及借助通达OA先进灵活的管理平台,为用户解决诸多实际的管理问题。厦门零点企划,针对厦门ABB振威电器公司的管理改善和现代信息化建设需求,专门成立了项目小组。在以往的管理辅导中,通常采用的辅导模式有"教您做"、"一起做"和"我来做"三种,为使厦门ABB振威电器公司的项目建设彻底落实及行之有效,采用了第二中辅导模式,"一起做"。"一起做"的辅导模式,是由辅导服务方和服务需求方共同建立项目小组,明确分工和职责,共同完成项目建设任务。由厦门零点企划主导的厦门ABB振威电器现代信息化项目建设目标是:通过管理改善、流程梳理,将管理制度、作业流程固化到通达OA系统;将以往的"人管人"模式,转为现代的"系统管人"模式。下图为"人管人"转"系统管人"的变化图。

四、项目介绍

厦门ABB振威电器设备有限公司前身为厦门振威安全技术发展有限公司,于2005年购买了通达OA完美版。OA系统购买后,主要应用的功能为工作流和内部邮件。基于现代管理和信息化建设需求,ABB振威电器公司委托厦门零点公司重新完善系统信息化建设,于2011年签约,双方共同成立项目小组。为使项目实施按时完成并行之有效,项目小组第一步要做的工作是对项目成员做好分工并明确职责。

在项目任务拟定方面,需要对企业展开内部调查,以查找目前管理中存在的问题以及急需改善的项目。通过项目小组为期20天的内部调查, 基本明确企业存在的问题及需要改善的项目。

项目任务主要为:

ISO文件体系管理不够完善,文件版本未及时更新,需重新归档及划分文件调阅权限;

表单流程在现实运行中存在不合理现象,需要重新梳理流程,并固化于OA系统;

虽然企业中采用了ERP(进、销、存)和财务系统,但彼此数据互不关联,诸多的管理数据均采用EXCEL导出,再通过人工逐个输入另一系统,急需系统集成,实现数据一体化;

绩效考核采用纸化考核,绩效评定采用人为打分,急需建立现代绩效体系并实现电子化绩效管理。

五、项目实施

针对项目任务实际情况,我们把项目任务分为三大项:

流程梳理与BPR(企业流程再造);

OA系统与ERP、财务系统集成;

绩效管理体系建立与绩效管理电子数据化。

项目分析:

第一项任务主要解决ISO质量管理体系框架下,如何完善营销、研发、生产、制造、财控等管理领域的管理制度完善和流程规范,属于企业管理改善范畴,重点解决研发管理与生产作业流程之间的衔接问题;第二项任务,主要解决系统间数据共享,使之形成一套面向企业全局管理的业务数据共享平台,同时为电子绩效考核奠定数据基础;第三项任务,在业务共享数据平台基础上,建立以年度为绩效单位,依据企业管理数据建立年度总目标,并建立管理控制点。最终实现:通过业务数据检测即时指标数值,获取管理现状数据,为企业管理调整提供数据依据。

实施方案:

1、第一项任务:

(1)建立顾问实施小组,进行流程梳理,了解研发流程、采购流程、报销流程等存在的问题及对应的解决方案;

(2)将申购、询价、入库表单三表合一;通过OA工作流简化作业流程;

(3)确定表单数据间的关联关系。

2、第二项任务:

(1)厦门ABB振威电器公司的ERP系统为SAP,如果需要与通达OA集成,首先要明确集成的目标和方向。对于集成无外乎两种解决办法,一种是将系统界面菜单集成到某个系统平台,直接在一个平台中运行另外一个系统。这点,一般系统不开源,难以做到。而对于通达OA,属于开源平台,可在通达OA平台中实现系统集成。集成前提是:被集成的系统须开放页面认证。二是通过访问数据库后台,找出对应表数据,利用通达OA的数据源工具,获取对应值。

(2)厦门ABB振威电器公司的项目集成开发需求,经与SAP供应商协商和沟通,对方同意开放部分页面,将ERP系统应用菜单植入通达OA系统,使之形成一套统一的综合业务管理系统。

(3)与用友U8的数据集成。由于对方系统不开源,系统集成采用后台数据库集成。

A、第一步,明确数据集成的方式,以及数据的运行模式,经了解,其中主要需求为采购数据需要从U8系统中获取,经过工作流审批后,将数据回填到U8系统。

B、第二步,表单提取U8系统业务数据,通过OA工作流审批,流程审批结束后,利用工作流插件将对应数据回填到U8系统。

C、第三步,设计数据存储机制:表单中属于工作流设计的页面字段和流程数据,保存在OA系统中;数据提取审批回填后的数据,存储于U8系统。

3、第三项任务:建立以企业年度管理目标为主旨的KPI体系,并将KPI指标分解落实至部门和岗位。

(1)建立顾问实施和调研小组,对企业内部情况及外部情况进行全方位调研,确立企业的中、短期目标,依据目标建立年度经营目标。

(2)为实现年度经营目标,进行逆向推理分析,确立KPI指标及指标间彼此的因果关系,使之整个管控节点指向终极目标。KPI体系的建立,系采用第3代绩效管理模式。KPI体系始终以企业终极目标为依据,建立财务、市场、内部管控和企业成长四个管控维度的各个控制点,为企业形成 一套具有沙盘演练作用的以经营目标为主旨的管理模型。

(3)KPI指标从公司层面分解至部门

在公司层面的KPI体系是以年度实现企业总资产1.2亿为经营目标,经过逆向逻辑性的分析与推理,从财务维度、客户(市场)维度、内部管理和学习成长(企业成长)四个方面确立了各个指标间的因果逻辑关系。因为有了这套始终指向目标点的指标关系图,使企业管理明确了各个管理的控制点。在公司层面上看,为了实现企业总资产1.2亿,KPI体系因果关系图展现出了一盘棋谱,现需要将这些控制节点落实到部门。因此,需要将指标逐个进行分解。

上图中,根据各个指标项的特性,落实分解到对应职能部门。如,属于公司经营层面上的指标,分解落实到总经办来控制和实现;属于质量管控层面的指标,分解落实到质量管理部门来掌控。

(4)KPI指标从部门层面分解至岗位

当KPI指标从公司层面分解落实到部门后,部门依据部门职能特点,行使部门职责并努力完成各项部门指标任务。为具体落实指标目标的执行到位,需要将KPI指标从部门层面再次分解落实到各个岗位。KPI指标经过公司层面分解到部门,再从部门层面分解到岗位,使之形成一个"岗位工作为部门目标努力,部门管理为公司整体经营目标而努力"的局面。

(5)设置指标评价的计算模式

当KPI指标分解落实到部门和岗位后,需要对指标现状进行评价。对于评议性指标,采用工作流程审批并确定最终评价分;对于量性指标,需要从业务数据中提取现状值,作为检测现状值与目标值的差距。在现状值与目标值计算分值中,常用计算公式为:评价分=指标结果值/指标目标值×该项指标所在指标总项中的权重。

(6)设置指标的数据运算和取值模式

确定了指标结果值与指标目标值的计分方式后,摆在面前最大的问题在于,如何获取指标现状值。也因指标现状值可能来自OA系统,也可能来自其它业务系统,我们对指标现状值的数据源采用三种模式,即工作流审批数据、手动输入和跨系统(如ERP)自动获取值。

工作流审批指标考核数据:工作流可以制作企业任何管理表单,而管理表单的任何数据均可作为KPI绩效考核的基础数据。工作流在KPI绩效考核中的应用比较广泛,一般可应用于评议性指标的自我评价和多人评价,这些评价需要行使工作流审批步骤,通过流程步骤审批结束后,利用工作流程插件将审核通过的考评数据回填到KPI系统。另外,对于直接性的评议性表单也可通过流程步骤,分发给多个部门或岗位,经过流程评议后,将最终的结果数据作为KPI系统的取数数据。

(7)业务数据共享平台

对于KPI指标即时现状值跨业务系统取值,始终是个比较难的技术问题。由于跨业务系统取值牵涉到对应业务系统的数据表结构是否熟悉,以及网络环境、验证等问题,因此建立一套基于OA、ERP、财务等系统的业务数据共享平台尤为重要。对于业务数据共享平台的建立。

(8)设置KPI绩效考核模式

经过年度KPI体系的建立,将公司层面的KPI指标分解到部门,再将部门层面的KPI指标分解到岗位,同时做好了指标的评分模式、计分模式,及即时现状指标值的取值模式等,这些均为最终实现电子数据考核系统做了准备。接下来,如何实现最终的绩效考核便水到渠成。

KPI绩效考核结果,不仅仅应用在人力资源的职位晋升、奖金发放上,更重要的是KPI即时数据反映了企业管理现状。通过这些控制点的现状值反馈,让企业管理者和决策者对企业管理现状有了全面掌控,其数据结果为企业管理调整提供了良好的数据依据。

六、项目成果

厦门ABB振威电器公司,在厦门零点企划全体辅导顾问和工程师的努力下,经过90天的调研、设计和实施辅导,使企业管理信息化水平超出预期目标。完全符合全球500强巨型企业ABB国际集团对于标准信息化的建设要求。在信息化系统建设中,利用通达OA系统平台,集成SAP业务系统和用友U8数据,使之实现信息数据一体化。在绩效考核项目中,采用国际通用BSC框架下KPI概念绩效管理系统,为其实现数据自动导入→KPI系统运算→生成KPI数据报告→考核分生成→KPI考核分应用于绩效奖金→导入人资系统的薪酬体系,形成全过程自动化处理。

七、案例点评

本项目中,采用中国兵器——通达OA作为信息化综合管理平台,为企业全面实现信息化管理奠定良好基础。

通达OA的开源性开发平台,造就了"零点通达KPI绩效考核系统",为企业的高端管理和高端应用起到质的变化。

通达OA的工作流插件应用,实现回填、触发等功能,为跨系统实现取值、回填,解决了其它品牌系统不具备灵活流程的缺陷问题。

通过通达OA+KPI系统模式的推广,进一步提升通达OA应用价值和市场推广力度,为通达OA市场推广和品牌建设起到推波助澜作用。