没有最好的,只有最适合的

河南汉威电子有限公司应用案例

作者:河南汉威电子有限公司 乔雪华

公司两地办公之后急需买套办公软件,公司要信息化了,当然最忙的要数信息主管了,忙是忙,但忙中有乐,首先能为公司提供一个交流平台,方便信息传达和信息交流,这是件非常愉快的工作;其次,制造业信息化是件长久的,艰巨的工作,万事开头难,我们从较简单的办公信息化做起,能激起大家对信息化的热情,提高使用积极性,就是所谓先尝到一点甜头,方便以后ERP,CRM等信息化工作的开展。最后,还可以巩固一下信息部门的重要地位,呵呵。所以,我满怀热情的开始了选型工作。

根据公司实际情况,在OA上不能投入太多资金,当然软件质量和服务也要有保障。开始接触几家小有名气的OA,试用一下,感觉不错,可是价格不扉,皇帝的女儿,不想娶!当然也有便宜的想和我们“结亲”的,看了他们的软件和有限的使用用户,又看不上他们。在我又一次打开我非常熟悉的论坛,偶然发现有个讨论OA的贴子,之后我与Office Anywhere相识了,偶然中存在必然,必然中孕育偶然。从此我们的办公习惯就改变了。

开始下载安装试用,真金不怕火炼,5个月的试用时间足矣。经过半个多月的学习与试用,老板与经理们感觉还比较满意。本来还想多测试一段时间,但测试版只有5个用户,同事都想试用,分配不过来。看来大家对此OA还是比较有兴趣的,那就决定买吧!

因为操作简单和新鲜感,虽未来得及培训,大多数员工都能熟练操作,已发挥了OA的大部分功能,培训工作也做的非常轻松高效,OA已经成为我们工作中不可缺少的沟通和交流工具。方便伴随着问题也就来了,其一,某天早上市场部和制造部两同事在争执,据说是市场部昨天下午已经把生产单传到制造了,制造部说根本没有收到这个单据,所以没有安排生产。这可是大事呀!原来单据都是通过传真的,会显示收到时间,容易找到责任人。自从用了OA工作流之后,就再也没有用过传真了。最后问题焦点回到OA能不能显示接收时间。大家一致说OA如果连这功能都没有还不如不用,我觉得这句话非常具有杀伤力。我不太熟练地打开流程图,呵呵,时间显示非常清晰。其二,我们使用较多的就是公告通知,大家都知道2.5版的公告通知不太好用,不给权限发不了,我的工作就又多了一项,负责发公告通知,不过到了2.6版,没有人再来找我发通知了。其三,以前流程不规范,但比较随意,符合爱偷懒人的习惯,现在规定好的流程都必须走,有些同事就觉得麻烦,到了2.6版实现了流程跳转功能解决了此问题,没有人再来抱怨了。其四,经理一再要求写工作日记,之前因为这样那样的原因,很多同事都不写。现在经理们早上一上班就会看每个人的工作日志。慢慢地,写工作日志成了每个人的习惯,可以总结工作,表达已见,出出主意,发发牢骚。其五,每逢佳节,大家都通过邮箱互相祝福,可怜我那有限的硬盘空间啊!

使用过程中也有太多太多嗦碎的小问题,大都是由于操作不当或对软件不熟或软件本身考虑不周所致,碰到问题我会首先去在线咨询搜索,搜不到就发表留言,急需解决的就直接找技术人员,总之问题解决方便快捷。这与通达科技技术人员的认真负责是分不开的,特别是高波经理,在此表示深深感谢。

OA改变了我们的工作习惯,使信息传递更及时有效,使沟通零距离,已成为我们公司的小小缩影。这次办公信息化的顺利进行正应合了人们常说的一句话“没有最好的,只有最适合的”。

对于通达公司我想说,我需要您的服务,您需要我的支持。祝大家都越走越好!