从0发展起来的信息化办公

佛山市小冰火人网络科技有限公司应用案例

一、OA使用背景

自2011年7月进入小冰火人网络科技有限公司,开始使用OA,并独立担任OA管理员,在通达公司技术人员和自身学习的努力下再公司内不断推广和扩大OA的使用。

二、企业介绍

公司名称:佛山市小冰火人网络科技有限公司

成立时间:2010年7月14日

公司人数:215人

年销售额:2340万元

公司简介

佛山市小冰火人网络科技有限公司始创于2006年,坐落于中国家电之都广东顺德,是广东省最大、最专业的一家电子商务运营公司,目前已与美的、贝尔莱德、九阳、格兰仕、索奇、奥德尔、东菱、小熊、艾美特、爱普爱家、骑乐多等多家知名品牌企业建立良好合作关系,众多合作企业当中树立了卓越的运营商品牌与良好的口碑。

从2006年销售额200万到2011年的2个亿;从最初2人创办到现在超过200多人的专业团队;从1家淘宝C店,到目前旗下十多家网络店铺、几百家网络分销商及覆盖国内主流B2C商城;丰富的电商经验、顺畅的管理流程、专业的运营团队、创新的运营模式为企业品牌、产品品牌提供系统化、专业化的电子商务运营服务。

核心业务

小冰火人致力于帮助企业从传统营销渠道走向网络营销渠道,建立企业的网络品牌和网络渠道体系,提高企业及品牌知名度,提升品牌价值,为企业提供电子商务整体解决方案。

三、OA选型过程

其实之前都有接触过OA系统,但都是以用户的身份使用。刚接触通达OA的日子从管理角度接触OA,的确感觉不太一样。虽然自己对软件方面不是特别精通,但是那时候有人在问什么是OA?为什么要用OA? 我感觉这个问题像当时互联网出现的情况,很多人都不理解,但却是一个企业应用趋势。

协同办公(OA)软件就是采用Internet技术,以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口,使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。

这个是官方的解释,从我们实际情况看来,我觉得其实OA跟QQ、wangwang是一样的。都是一个辅助工具,以前的人员都是通过纸和笔传达信息,现在可以敲几下键盘就可以下订单,而且后台还有有记录统计;一般请假要走几个部门找领导签名,现在通过系统就可以做审批登记处理,整个过程都是坐在椅子上完成,这些都是OA可以实现的功能。我想以后随着ipad、android 、win7的价格下降和普及,更多的移动办公情况会出现。

OA里面有邮件、短信、共享文件、工作流、淘宝店铺连接等功能,这些我想都可以在一定程度上方便大家,随着公司的壮大和发展,我想大家不希望以后签一个名要从1楼走到4楼,然后在几百号人中,大喊XX在哪里的情况出现吧?

当时我们已经安装通达OA系统有一段时间了,但是知道如何使用的人不是很多。我觉得原因有:OA系统一直不是很稳定,导致很多人都出现无法访问或者出错的情况,我们会尽努力把这种情况解决好,希望大家可以理解。

其次是大家觉得有QQ就足够了,一样可以沟通。是的,随着马总强大的市场触觉和每年过亿的开发经费,QQ已经是一个重要的交流工具,但是它更多地是倾向于娱乐与收费,有些文档性与程序性的工作,是无法取代OA的,而且QQ的公开性比较强,一旦信息泄露了可能会造成损失。

老实说,OA是人开发的东西,它有很多地方的不足,比如数据库出错,登陆错误等等。但在信息化竞争的年代,企业都是通过高效管理来获得先机的,而作为一名员工,懂得多一点也不是一种坏事。因为小冰火人总在前进中“试错”,所以我们最终选择通达OA作为公司的办公软件。

四、目前通达OA的使用情况

小冰火人公司初次接触通达OA是在2011年3月,当时购买通达OA的试用版,通过将近半年的试用,最终在2011年9月购买通达OA企业版。

暂时公司全员215人均开通OA账号,按照公司规定有电脑办公的人员上班必须登录OA,由于小冰火人公司的客服分早班和晚班,仓库的打包员没有电脑办公,因此公司常态OA在线使用人数为120人左右。

小冰火人公司主要使用通达OA中的个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、交流园地等模块。

小冰火人公司在现有模块的基础上,结合自身电子商务公司的特点,加入网络店铺模块,在OA系统上建立公司所有店铺的链接,只需轻轻一点,公司店铺即可出来。

五、信息发布

通达OA是小冰火人公司唯一认可的信息发布渠道,所有公司信息一切以OA公告为准,以防信息在QQ群等地方发布会出现没有收到情况。

公告通知

小冰火人公司公告内公告的信息包括管理人员任免通知、公司激励制度、员工活动通知、员工培训通知、放假通知、违规批评等,由于公告内容的大多都是由人事行政部拟定,所以发布公告大多为人事行政部,通过公司CEO或副总裁审批后即可在公司范围内公布。

小冰火人公司同时会对公告通知定时进行管理,对于已经发布时间过长的公告做终止操作,甚至删除。

新闻

小冰火人公司的公司新闻一般的存放在公司网站上,通达OA中的新闻模块暂时没有启用。

六、工作流

工作流就是多人协同完成一项工作,也就是多人按顺序依次填写一张表单,或者填写会签意见,传递附件,在工作流中,不同步骤的主办人对附件的权限可以单独进行设置。下面以小冰火人公司的促销活动申请流程来说明。

首先项目人员根据预计报名的活动填写审批单内的活动基本信息、产品基本信息、产品货源情况、单台费用明细和价格回升计划等内容,如以下内容。

为方便员工填写,并缩减填写时间,表单中插入下拉菜单(活动名称),不需填写,只需选择即可确定活动名称,更可以规范活动名称,方便设置工作流的转出和转入条件;部门人员控件(活动负责人),通常促销活动的负责人都不止一个,通过点击部门人员控件,逐一选择活动负责人即可;单选框(是否集市)和复选框(活动目的),只需选择不需打字;日历控件(活动时间),点击选择时间;数据选择控件(产品信息),通过点击控件,在弹出窗口打入关键字模糊搜索,选择所对应的产品信息,点击添加即可在表单上生成产品信息;列表控件(单台费用明细),通过设置列表上的公式,只需填写对应数据,即可自动生成其他数据。

项目人员按要求填写完相关信息之后,即可把审批表提交到下一步审批。

审批流程如下:

品牌经理、业务总监、质量部门、财务总监,只要有一个不同意该促销活动,流程即返回项目人员,项目人员可根据审批人不同意活动的原因,修改审批表上的信息,再进行提交,原则上已经审核通过的不需要再进行审批,可通过设置转入转出条件,流程直接提交到没有同意活动的审批上,例如该促销活动在财务环节没有审批通过,项目人员在争取到更低进货价后,更改信息可直接提交财务总监助理审批;若审批不通过已经不可通过更改信息来争取通过,项目人员可选择结束流程。

以总经理审批为例子,由于公司总经理时间有限,总经理只会对负毛利或品牌为贝尔莱德的促销活动进行审批,其余只需财务总监审核即可结束流程。在“总经理审核”环节设置转入条件,系统即根据条件,自动确认能否流转到下一步,该转入条件设置如下:

财务总监需要每月初对上月进行的活动进行统计,这样就引入了工作流报表的使用,通过设置报表字段和查询字段,清晰统计出活动信息,设置如下:

七、知识管理

公告文件柜

公告文件柜是小冰火人公司存放资料的地方,根据各部门的需求,对各文件夹开通对应权限(包括访问、新建、编辑、下载等,为防止员工误操作,故删除权限一般都不予以开通)。

同时,公告文件柜也作为一个信息互通的平台,每个员工有需要共享的信息均可放到公共文件柜对应的地方,上传时点击对应员工短信提醒,方便查阅。

网络硬盘

网络硬盘则是员工在通达OA中存放资料的地方,公司所有员工可根据自身情况增加或删除资料,为防止资料过多影响服务器硬盘空间,一般员工网络硬盘都不超过100M。

八、内部讨论区

内部讨论用得最多的是OA中的论坛区,公司全体员工都可以在论坛区内畅所欲言,从刚开始使用OA时,征求大家讨论,到最近对员工旅游收集大家看法,通过收集公司大部分员工的意见,更好指导某些工作的开展,如福利等。

九、其他功能模块

内部邮件

内部邮件是小冰火人公司信息反馈的重要渠道,公司要求员工一旦发现问题,应马上通过OA邮件形式反馈到相关人员。

小冰火人公司每个员工均开通企业邮箱,同时要求企业邮箱与OA邮箱绑定起来,方便在不登陆企业邮箱的情况下,OA邮件同样可以提醒和查阅企业邮箱内的邮件,以可以通过OA邮件发送网络邮件。

工作计划

小冰火人公司从2011年底开始建立例会制度,各部门都根据自身实际定期开例会,例会结束后都在OA的工作计划中编写下阶段的工作计划,方便检查工作,防止遗忘。

投票管理

投票,是小冰火人公司收集员工意见的另外一个渠道,员工可在这里选择自己想选择的东西。人事行政部甚至采用投票管理进行员工满意度调查,避免员工填写调查问卷,节省打印纸张等。

薪酬管理

财务部每月在发放工资,均在OA中通过薪酬管理中的工资流程管理发放工资条,给每个员工确认。在工资条的基础上,人事行政部在每月初也采用工资流程管理发放工资条的方法,制定考勤确认条,每月发到每一位员工确认。

十、产生的效应

无纸化办公降低了办公成本。

小冰火人公司实施0A后,真正做到了无纸化办公,通过工作流节省很多审批表单的打印,通过个人考勤节省请假条的打印,通过公告通知节省公告文件的打印等。

网络化办公缩短了办公流程。

以前文件审批需要走来走去找几个人才能审批完,现在只需要坐在电脑前,新建工作流,即可把工作提交审批,节省了审批时间、提高了办公效率。

促使组织机构扁平化,降低管理成本,提高工作人员的能动性。

在单位发展的过程中,部门和员工的增加是必然的。多元化发展,要求增设机构,补充人才,增加管理层面,增大管理幅度。引入OA系统,加快公司信息化进程,实现了组织机构的扁平化。

沟通渠道的改善促进了工作效率的提高。

沟通是一方将信息传达给另一方,沟通对于现代事业单位的管理已经显得非常重要,可以说,沟通是事业单位的命脉,OA系统实现沟通障碍的减少,提高沟通效率的有效途径,为各级员工提供了一个高效的沟通渠道,其电子化传递方式大大降低了信息噪音,提高了沟通效率。