明确的工作流,准确的数据,无纸办公管理也轻松

广州瀚诚电子产品有限公司应用案例

作者:广州瀚诚电子产品有限公司 邹祥斌

个人介绍

邹祥斌,2003年毕业于济南大学,机械工程及自动化专业,本科学历。2003年在广东来同电子任职,后提升至部门主管;2007年3月离职,11月在广州复旦奥特工作,负责弱电工程项目,2010年12月离职,2010年12月在广州瀚诚电子产品有限公司,开始负责产品的生产制造管理,2011年了解通达OA,12年初接手通达OA的管理。OA上主要是报表管理和流程制作上比较强,其他应用比较少。 

企业介绍

公司名称:广州瀚诚电子产品有限公司

成立时间:2008年

公司人数:40人

年销售额:1000万

公司简介:广州瀚诚电子产品有限公司是一家国家级高新技术企业,公司位于广州市海珠区中大国家大学科技园内。公司主要从事AV控制类软硬件产品的研发、生产和销售。作为一家着力于网络、控制、音视频处理的高尖端科技公司,公司拥有一支一流的研发团队,已经取得了包括多媒体中央控制系统、数字庭审数控控制系统在内的多项知识产权和软件着作权。公司以高度的责任感和诚信度,以及高质量标准的产品和优质、规范的服务,深受广大合作伙伴和客户的青睐。

核心业务介绍:AV控制类软硬件产品的研发、生产和销售。

OA选型过程:

公司领导在2010年就考虑采用无纸化的电子办公审批,选用的时候用过很多家的OA,试用过的OA有好几家。曾经选择过一家,因为服务器不在自己这里,升级不方便,而且数据也不安全。另外考虑到OA的使用广泛性,另外就是OA要求能兼容仓库管理,所以选择了通达OA。

目前通达OA的使用情况:

从2012年3年底开始使用,共有32人使用此系统,目前使用模块有:个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、CRM系统、项目管理、报表系统、交流园地、附件程序。

通达OA功能与实际应用举例:

主要通过办公的工作日志来了解,下面员工的工作情况。报表系统的报表管理,用来管理仓库的数据,很好管理,能清楚的记录。制作好的流程报表比较好的统计一些办公信息。

信息发布

一般的放假通知、公告、新流程发布等等,都采用OA公告。既能方便的通知到每一位员工,又能很好的留文档。

工作流

工作流根据不同职位,不同人员不同的内容采用不同的流程,比如请假流程,主管以下的请假一般主管审批即可,而请假时间超过主管权限,则流程必须向上一级领导审批。

最方便还是流程的报表管理,非常方便的统计出请假日期、请假天数,

结合出差申请报表,考勤员可以很方便的统计员工上班时间,出差时间,请假时间 。

另外,因为仓库与公司不在一个地方办公,业务需要发货的时候,要把地址,审批手续等等,发送传真给仓库,而且手写的有可能字迹不清晰,收货人名字和电话有可能填写错误,采用流程,当仓库看见流程到自己这里的时候,说明审批流程已经走完了,而且需要的信息都清晰显示在表单内。非常方便。并且发完货物,相关业务员可以通过OA的表单,非常清楚的跟踪到货物什么时候发的,并且上网可以查询到物流的情况,能很好的跟客户沟通。

知识管理

通过公共盘将公司的一些培训宣传资料上传,对于新员工更快的了解和熟悉相应岗位的业务有很好的帮助。上传公司内部文件,以及公司的最新通讯录(因为有些同事工作关系,不需要在OA上操作,OA没有资料)。

内部讨论区

我们公司属于自主研发生产销售的公司,所以很多产品意见如果从客户反应到业务员那里,业务员在反应到研发,研发再找相关人员,口述容易产生转达错误,表达不清,甚至基本意思都改变,而采用OA的内部论坛,可以清楚的记录每个客户,或者业务员自己对产品的意见,以及一些问题。这样更能有效、准确的提高问题的回复意见和采纳意见。

报表组件

报表组件最多就是仓库的应用,包括材料进销存和工资条,工资条即能保密,又能给相关的人员查询。材料进销存包括,采购入库,出库,材料库,成品库,入库单汇总,出库单汇总。因为电子产品,库存分类很多,但是都用一个模板,而且报表里面也可以有流程,这样才能更好的管理,比如采购一批元件,先经过质量验收,然后到仓库点数,入库,入库直接根据元件的仓库编号直接加相应的数量。

入库单的格式可以与手工记帐的单完全一致。可以很方便的查询什么时候入库,单号是哪一张,也可以按照时间来查询,开始时和结束时间等等,很多信息,比手工记帐时查询资料要方便很多。

出库单同样的也一样,都可以嵌入流程,而且流程完后自动减数,查询也一样的方便。

其它功能模块

日志模块,公司领导即使在外出差都能了解下属员工的工作情况,而在外出差的员工也能很好的通过日志将事情反应到日志中,而且出差地点也能详细的记录在工作日志中。

产生的效益

第一:无纸化办公为公司节约纸张。

第二:审批流程可以在公司领导不在公司的时候照样能走流程,不因为某人出差或者外出耽误整个工作。

第三:沟通方便,即使外面网络不能通讯,不能上其他通讯工具的时候,公司内部还是可以用OA精灵方便的通讯。(服务器在公司内部网络)

第四:明确的工作流程,便于管理。

老板:通过使用通达OA后,可以很轻松知道哪个部门哪天在做什么,员工工作效率也明显提高了,仓库数据也随时了解得到。

管理层:通过OA,明确各个部门的责任,避免职责划分不明确,遇事互相推诿,责任无法落实的问题,流程经过时间。

员工:通讯方便,审批可以在外面做业务的时候就做好。