通达OA,革新企业办公的理念

广州市凡拓数码科技有限公司应用案例

个人介绍

本人从事应用系统集成已有四年时间,而OA系统做为企业应用系统的一个重要组成部分,是企业高速运作的有力保障。本人曾在三间公司负责OA系统的实施及应用, 先后成功实施了用友致远、蓝凌、通达三款办公自动化系统,为公司创造了一定的效益。本人于2011年7月份开始接触通达OA系统,当时通达正在紧锣密鼓的准备发布通达OA2011完美平台版,该版本与本人所在公司的需求较为吻合。

企业介绍

公司名称:广州市凡拓数码科技有限公司

成立时间:2002年

公司人数:1000人

年销售额:¥2亿

公司简介:广州凡拓是国内规模最大、技术实力最强的数字展示企业,主要致力于三维创意数字展示综合应用服务,拥有多项技术专利和软件着作权,产品涵盖虚拟现实仿真、三维影视动画、多媒体数字展示系统等,广泛应用于数字城市建设、城市规划、建筑设计、文化与旅游景点展示,工业设施与流程仿真、影视制作,产品展示等领域。公司总部设在广州,并在上海、北京、深圳设立了分公司;以及在意大利、加拿大、美国、新加坡设立了国外联络处,服务海外市场。

OA选型过程

本公司OA选型为期一个多月,选取八家市场主流的OA系统从软件设计、功能、性能、易操作性、价格等方面进行比对,并搭建相应的测试环境让用户使用。经过前期的测试,本人曾召开两次中层管理干部会议,就OA系统的使用情况进行讨论,并淘汰了四款与公司需求相差较大的软件。在最后的股东会议上,本人就四款入围的软件进行汇报阐述,最终通达OA以功能的全面性与较高的性价比脱颖而出。

目前通达OA的使用情况

目前,我公司共有员工1000余名,其中总部近500人,三个分部500余人,从2011年9月份开始,经过将近一年的实施与推广,通达 OA系统已经成为公司总部及各分公司日常办公不可或缺的工具。其中,即时通讯、行政办公、知识管理、工作流等模块得到深入的使用。目前通达OA精灵同时在线人数已经突破700人,正式投入使用的工作流120余个,车辆管理、图书管理、会议管理等功能也为公司的行政办公带来了便捷。

通达OA功能与实际应用举例

Web服务与数据库的完美分离

由于数字图像行业的特点, 公司同时使用OA系统的人数明显偏多,并且对服务器中转数据流的速度要求更高。为此,我们公司的OA系统将Web服务与数据库分别放在两台不同的服务器上,使OA系统的性能得到最大程度的发挥,并追求更高的数据安全性。

信息发布

在引入通达OA之前,公司的信息发布主要通过内部聊天工具来实现,信息的发布缺少时效性,更无法对信息进行集中管理。通过OA系统的公告通知及新闻管理模块,轻松解决了信息发布的问题,将信息按发布部门归类,并按年度进行索引,方便用户的查询,而用户也可以针对所发布的信息发表评论,进一步的消除公司可能存在的信息孤岛。

工作流

本人成功实施过三款OA系统,就工作流模块而言,通达OA做得相对成熟,以下结合本公司的“固定资产申购”流程,说明OA工作流给企业运作模式带来的变革。

在采用电子流程之前,对于因报废而需要重新购置的固定资产,要经过相关设备管理员检查确认,再经过申请人直属主管、经理、执行总监、中心总经理、人力中心总经理、财务中心总经理、总裁的审批后,才交由采购部门执行采购作业。由于资产申购的流程经过的审批节点较多,而且相关的审批人经常出差,所以采购一个设备经常需要一个月的周期。采用电子流程后,倚靠无处不在的办公网络及领导办公观念的转变,设备采购的流程都控制在一周内完成审批,下面简要说明流程的设计及实现。
固定资产申购流程图:

流程设计要点说明:

1) 当用户申购固定资产时,必须经过设备管理员审核,由于有多个设备管理员,所以在步骤2设置了先接收者为主办人,只有先接收者才能将流程转交下一步,确保用户提交的申请能找到相应的责任人,并第一时间得到处理。

2) 设备管理员申购固定资产直接由其所在中心的总经理审批,其他人申购,在设备管理员审核后必须经过其直属主管、经理、执行总监、中心总经理的审批,方可进行采购。

3) 对于价值在5000元以内的设备由中心总经理审批即可,超过5000元则要经过人力中心总经理、财务中心总经理及总裁审批。

4) 为方便用户新建流程,减少不必要的操作,在步骤3、4、5、6均设置了自动 选人规则,其中主管、经理、执行总监、总经理分别对应本部门主管、本部门助理、上级主管领导、上级分管领导,并在组织架构里将相应部门的四种角色设置好,这样用户在“转交下一步”时,下一步的“主办人”已经自动筛选出来,用户不需手工选择。

知识管理

公共文件柜是知识管理的重要组成部分,为此我们将公司所有的制度文件、效率表格、员工指引及培训资料均按照类别划分后,放入公共文件柜,并对每个文件夹的访问、新建、编辑、删除、下载/打印权限进行了严格的限制,确保了公司机密文件的安全性。

类似的,网络硬盘中存放了公司常用应用软件的安装包,方便用户下载使用,OA知道则搭起了公司的知识库,用户已经养成了有问题上OA知道提问或者搜寻答案。

内部讨论区

一直以来公司都想创建一个技术交流的论坛,但由于技术实现及推广方面的问题,技术交流论坛始终未能创建起来,通达OA的讨论区却使这个问题迎刃而解。内部讨论区为员工内部交流提供媒体,并集成了所有OA系统所包含的用户,为论坛的推广提供了便利。

数据报表

由于公司尚未采购报表组件这一模块,所以目前我们主要使用OA系统的数据报表功能。在工作流中巧妙运用数据报表,能给公司办公带来巨大的便利。例如,在我们公司所有与考勤相关的流程中(外出、调休、请假、加班、漏打卡申请等)都设置了数据报表,数据报表按员工工号进行分组显示,行政人员每半个月生成一次数据报表。

生成数据报表后,即可导出成Excel文件,再导入到我们公司的人力资源管理系统,消除相关人员的考勤异常,极大的减轻了行政人员统计考勤的工作量。在没有引入OA系统之前,每一张与考勤相关的纸质申请单都要行政人员手工录入人力资源管理系统,工作繁杂,而且容易出错,通过OA系统实现与考勤系统的数据对接,提升统计效率,行政部门的编制也因此缩减了1人。

产生的效益

总裁:对于企业的最高层而言,更多关注的是如何革新企业的管理模式,如何让员工从各种繁琐的事务中脱身出来,去解决更多的问题,为企业创造更多的效益。而OA系统的引入,就有效的革新了企业的办公理念,实现了对资源更合理的调配、信息的高效传达、使公司的业务流程最优化,这是企业发展的核心竞争力。

管理层:我们公司的管理层大部分都是相关技术领域的带头人,由于身兼员工管理与项目管理,所以管理层更迫切需要提升自己的工作效率,通过OA系统可以实现对众多事务的移动化办公,在办公室之外也可以对员工的流程进行审批,并可以随时对项目的进展进行监控,发现问题及时解决,确保对员工及项目实施最有效的管理。

职员:对一般的员工而言,最直观的感受就是可以免去找各种纸质表单,找相应领导审批的繁琐,并可以在办公室之外及时获取公司的资讯并办理相关的流程。

系统管理员:通达OA的数据安全性和易维护性都相对突出,平台的开放性高,易于根据企业不断变化的需求进行定制开发。而且通达OA的售后服务是完全独立于代理商,直接由相应模块的工程师为企业提供技术支持,保证服务质量。在2011完美平台版刚刚推出时,在即时通讯模块出现了一些问题,经过开发人员努力改正,使OA精灵的性能和稳定性不断完善,在这个问题发现与解决的过程中,我看到了通达OA开发人员务实的工作作风和追求卓越的品质。