深圳市科瑞电子有限公司应用案例

通达信科品牌战略部整理

企业介绍:

深圳市科瑞电子有限公司成立于一九九七年十一月,注册资本2230万元,公司总部位于中国深圳高新技术产业园区,是一家从事建筑智能化系统工程规划、设计、施工、维护以及相关产品的研发、制造的专业公司;是深圳市政府授予的“高新技术企业”、“软件企业”。 2010年度工程收款和子公司的产品销售总额近五千万。

公司技术力量雄厚,汇聚了一大批计算机、自动控制、电子和工程经济管理等专业人才,坚持推崇“以人为本”的人性化管理,不断引进和培养各类专业人才。公司共有220余人,其中博士1人、硕士4人、其它大专以上120余人。拥有国家一级注册建造师10名,项目经理50余人,电气工程师、造价工程师、安全工程师、质量工程师等一应俱全。

OA选型过程:

因为我司目标是在2015年内上市。所以公司对信息化发展这一块是相当重视的。而办公自动化、无纸化办公又是公司信息化的一个重要部分。因此我们对OA选型也是相当谨慎和经过多方面的考察的。一是软件提供商的综合实力(如规模、信誉、业内评价、企业发展势头等),二是专业程度,三是服务。

我们起初也是跟金碟、用友等一些可提供OA产品的大公司洽谈过,但最后还是选择了通达。有如下几个原因:一是觉得公司发展势头相当不错,因为从02年开始,在短短几年企业用户数而且是成功实施的用户数就达到了一万多家。二是通达提供了不同种类不同服务的版本,让我们企业可以由小做大的进行选择。三是提供的服务相当人性化,让我们企业用户真正的零风险。如长达一年的免费试用,无偿的在线咨询服务,用户开放的源代码。

目前通达OA的使用情况:

我们公司接触通达OA软件,从试用到现在近2年了,现在全公司有129个同事在使用OA,我们主要用了工作流和公告通知这两个模块。

通达OA功能与实际应用举例:

信息发布

OA的公告通知很方便,让我们节省了一些如纸张传阅、宣传栏撰写的麻烦,最重要的是它可以让领导方便地批阅和修正,同时我们可以自动设置他生效和终止的时间,并且明确定位要通知的人员。

工作流

公司联络单流程

流程功能:记录单位各部门内事务的处理过程、部门之间事务的协作处理过程,规范责任、时效。

流程流转说明:部门人员提出需要协调或告知或要处理的事谊;再根据发起人的职位、事情的性质;可直接交待给相关人员协调或处理,也可交给部门先审批,也可直接给上一级领导审批;收文人也可根据事务情况,可以回退,收文人办理完事谊后再流转给发起人和流转给发起人要求知会的那些同事。

使用范围:公司全体有OA账号的同事;此流程相当好用,也给我司带来了相当大的帮助,让我们公司上上下下的人,对发生的大大小小的事情,无论事情是涉及单个部门、单个人、多个人、多个部门多个人的,都可以无纸化地相互沟通解决,并极大地方便我们记录查询处理过程,很大程度减少了公司内部的推诿现象。

表单:

流程图:

流程图说明:

1、步骤2、3、6具有回退上一步骤的权限。

2、步骤2的转入条件为:发文人角色=普通职员;转出条件为:部门审批意见<>空;自动选人为联络单发起人的主管领导。

3、步骤6的转入条件为:发文人角色=“主管” or “经理” or 副总审批意见<>空;转出条件为:副总审批意见<>空;自动选人为指定默认人员。

4、步骤3的转入条件为:发文人角色<> “主管” or “经理” or “普通职员” or 部门审批意见<>空 or副总审批意见<>空;转出条件为:收文人办理<>空;自动选人为:按表单字段选择”收文人”。;

5、在4、5步骤为非强制并发,步骤4自动选人为:按表单字段选择”知会人”,步骤5自动选人为:指定步骤主办人”联络单发起人”。

展板或展箱申请制作流程

流程功能:根据客户的要求、市场的开拓需要,规范、仔细地按需求做出相应的展板和展箱。

流程流转说明:相关权限的人员申请后,到部门审批,再到技术部那确认能否执行这个操作,再到副总那审批,再回到技术部给相应工程师制作,再到仓库进行入库,再到主管文员那统计数据,最后反馈到申请人

使用范围:全体市场部人员。

流程图:

流程图说明:

1、步骤2、4具有回退上一步骤的权限。

2、步骤2的转入条件为:申请人角色=普通职员;转出条件为:部门审批意见=同意;自动选人为联络单发起人的主管领导。

3、步骤3的转入条件为:申请人角色<>普通职员 or部门审批意见=同意;转出条件为:技术部意见<>空;自动选人为指定默认人员。

4、步骤4、5、6、7自动选人为指定默认人员。

5、步骤4可以选择结束流程或转下一步,步骤5的转入条件为:副总审批意见=同意 。

6、步骤8自动选人为:指定步骤主办人”联络单发起人”。

合同评审流程

流程功能:记录下公司每一笔销售合同的审核细节,确保无误条款和每个环节与部门的注意事项。同时对于没能最终成交的客户、项目,在后期能有一个比较科学的记录、总结。

流程流转说明:相关权限人员发起评审,根据公司的合同评审要求,到各个部门的负责人那一步一步流转下去。

使用范围:公司全体市场人员、市场文员、销售文员、跟单。

流程图:

流程图说明:

1、步骤8具有回退之前步骤的权限。

2、步骤3的转出条件为:方案过程<>空;自动选人为指定默认人员。

3、步骤7的转出条件为:交货方式<>空;自动选人为指定默认人员。

4、步骤4的转出条件为:采购周期<>空;自动选人为指定默认人员。

5、步骤5的转出条件为:生产交期<>空;自动选人为指定默认人员。

6、步骤2的转出条件为:新产品研发周期<>空;自动选人为指定默认人员。

7、步骤8的转出条件为:通过<>空 or不通过<>空;自动选人为指定默认人员。

8、在9、10步骤为非强制并发,步骤9自动选人为:指定步骤主办人”发起评审”,步骤10自动选人为指定默认人员。

产生的效益

我们使用通达OA工作流的过程也是一个对我们公司内部各岗位职责工作流程不断完善的过程。在这过程中,让我们对每个部门、每个岗位、每个环节涉及到的每个事务有了一个更清晰的了解与掌控。统计至2011年6月14止,我们OA系统里已正式上线使用的工作流流程有(联络单、签卡单、请假申请、名片申请、盖章申请、宿舍申请、用车申请、加班申请、客户接待申请、物料变更、返修品、器材报废申请、借款、月度费用计划、开发票申请、方案设计、样机借用、合同评审、展板展箱制作申请等)62个,执行中和已结束的表单达7386个。从这数据可以算出我们这上通达OA软件这一年内不仅节省了我司的办公用纸和耗材,更重要的是让我们的管理层对于公司全方位的管理有了可信实在的材料和数据做指引。做为领导,能随时随地了解公司运作的大部分细节情况。做为员工,让我们自己工作更有效率更便捷。