通达OA应用经验谈

北京斯蒂尔罗林科技发展有限公司应用案例

作者:北京斯蒂尔罗林科技发展有限公司 梁锐强

我们从开始接触通达Office Anywhere(下称OA)到真正实施应用之间差不多有8个月,从实施应用到现在又已经4个月了,虽然目前的使用情况还未能全尽人意,但是从不认识到认识,从大家漠不关心到逐渐地参与和使用,这一步步曲折走来的结果还是让我们对OA的使用充满着希望和信心。

在我们单位,开始基本没有人对OA有印象,偶然的一次机会,我在寻找网络尖兵的过程中发现了通达OA,由于可以免费下载试用并且安装简易,开始我就感觉不错,为了让更多人去了解,我在公司的服务器上安装了OA,当时服务器上只有BBS和简单的网站,装完OA后BBS不能访问了,然后找“售前”服务,通达的服务很好,热情地帮助解决了问题,我们才能顺利开始试用,试用后大家都挺感兴趣的,领导也很支持,只是由于服务器的原因,拖了比较长的时间才真正开始使用。

然而,使用中推广的过程并不简单,由于不是每个人都有电脑,也不是整天对着电脑上班,更不是上班就主动登录OA。对于管理者,希望员工都来使用OA,提高工作效率,加强沟通,但又不能以强制的方式来要求,毕竟好多人不会用电脑;员工习惯于传统的办公方式,对于办公自动化,想象中感觉很好,但就是不知道如何才能够“自动化”,不懂得主动参与。如何让OA发挥其应有的作用,成了一个头疼的问题。

开始,我们向大家推荐使用IMA,为此还改过IMA服务器的动态链接库(更改数据库的密码),但使用中发现IMA并无多大的实用性,与OA的功能重复很多,而且对于我们多VLAN的情况,连传文件都不行,反而程序出错死掉。于是我们自编了OA精灵,并通过加密密码的方式登录(IMA通过明文传送密码),不使用OA精灵的安全密码方式登录时就需要输入图形验证码,增加了密码的安全保护;并在OA精灵中加入自动检查新邮件、快速上网登录(我们访问外部网络要使用个人账号登录)的功能,然后让大家都下载OA精灵,也不用安装就可以使用了,每次电脑启动就自动运行。另外服务器可以不运行IMA服务器了,对于安装非Windows操作系统的服务器来说,无法使用IMA服务器,OA精灵也是一个解决办法。

除此之外,我们充分利用OA的二次开发接口,在OA技术人员的热心帮助下,针对我们的工作需要情况做了一些改进:

在服务器上安装了版本控制服务器(SubVersion)和测试反馈系统(BugFree),挂到OA菜单下并通过OA进行用户认证,实现特定部门的访问控制。

把邮件服务器Web程序挂到OA里,如果设置邮箱的密码与OA密码相同,登录OA后进入邮箱时就无须再输入密码。OA自带的Internet邮件相对来说比较通用,但功能少了点,比如自动转发、自动回复等只有跟邮件服务器结合才能实现。

扩展了我们的电话计费功能,个人通过OA可以查询自己的话费记录或分机信息,部门经理可以查看整个部门的话费信息,总经理或话费管理员可以查询所有的话费信息。

现在,大家天天都在使用OA了,使用中慢慢地熟悉各种功能,向真正的OA-办公自动化(OFFICE AUTOMATION)逐步地靠近。

在OA的应用过程中,发现有些地方可以改进一下。

1.增加快速文件传送功能

一般OA的用户是在同一个局域网内,也有像我们在局域网内划分VLAN的,很多时候用户需要相互传送文件,普遍使用的方式有共享文件夹、类似QQ的即时消息软件、邮件附件等,使用OA后还可以用IMA、内部邮件附件、网络硬盘、文件柜等,对于简单的交换文件来说,QQ、IMA之类的软件比较受欢迎。但是,QQ之类的软件要通过外部网络,在接入带宽不大或文件比较大的时候,文件传送速度都会非常慢,而且有些单位还禁用类似的程序;如上所说,IMA的传送文件方式不能穿过VLAN,还会导致IMA程序崩溃;通过发邮件带附件的方式操作稍为繁琐了一些,会无意中增加服务器垃圾文件的数量,蚕食服务器空间。可以考虑在OA里增加一个专门传送文件的功能,像短信一样,点击后先把文件上传到服务器,并发送OA短消息到相应用户提示对方接收,提示里有相应下载的链接,文件下载完毕就删除服务器内的文件,这样传送文件就比较方便了。

2.做更友好的OA程序

对于大多数用户来说,整合了Apache /PHP/Mysql/Mechat Server/IMAServer等来发布OA是一个不错的办法,但是,用户可能已经在服务器装好了其中的某些程序,而且一般不会为OA再专门购置一台服务器,这样在同一服务器安装OA需要做很多额外工作才能保证正常运行,因为OA安装程序执行时并不列出将要安装哪些第三方程序,好像也不检测当前是否有相关的程序,容易导致用户服务器的正常服务中断。OA程序安装包在执行时应该检测用户电脑的配置情况,如果用户已经安装相关程序,则应该提示用户,并尽可能根据现有程序配置好OA程序的运行环境,而不是强制安装OA自带的第三方程序。如上面所说,当初我们装完OA后,公司的BBS就停了几天才恢复的。另外,使用IE浏览器登录OA是比较正常的,但是用Mozilla Firefox问题就比较多,用户在Linux下无法正常使用OA了,虽然这是各浏览器所支持的标准不一样导致的,只是对于用户来说,就只会说这是OA的问题了,OA应该有根据不同浏览器作出不同响应的能力。

总的来说,用OA能让工作方便很多,这就很好了。