OA选型及使用心得

北京通尼科技有限公司应用案例

作者:北京通尼科技有限公司 贾华君

公司向市场化、国际化方向不断迈进的过程中,我们必须要面对的是,公司规模地扩大以及部门、岗位之间协作的增加对内部沟通和工作效率带来的束缚。

三年前,从公司总体战略角度考虑,同时也为了建立一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境,公司管理层经过慎重考虑和分析后,开始着手办公自动化系统的选型与实施。

无论是何种形式的办公,无非都是要通过人来实现的。因此,在选型的过程中我们认为理想的OA系统是以“以人为本、动态控制”的理念实现工作流转、信息发布、内部沟通以及文件管理等方面的自动化及网络化,同时充分利用公司内部资源,提高各部门工作效率及质量。

通过对OA软件的市场调研和亲身试用分析,同时综合软件理念、功能、使用、服务、价格等因素,我们于2006年3月份确定了OA系统的选型。“众里寻她千百度,那人就在灯火阑珊处”,也许当年通达OA不是最优秀的,也许一些功能也不是最好最全的,但她却是最适合我们的。首先,通达OA采用B/S架构,支持多级部门/成员单位模式,并可以灵活定义角色权限,这无疑为我公司多地及跨国办公提供了极大的便利。其次,其工作流程系统通过“智能表单设计”、灵活的图形化操作,可实现各项业务流程的管理、文件流转及审批,为公司内部的工作规范化及无纸化都提供了条件,同时在很大程度上也提高了办公效率。另外,其公共文件柜、网络硬盘、图片浏览模块,将日常工作的文件、记录、图片资料等均有效的管理和利用起来,并实现了系统内可授权的资源共享;其中的公告、新闻、聊天室、论坛、电子邮件、短信等模块也为公司内部沟通交流提供了更多的途径;从辅助管理的角度来看,其人事档案、考核、考勤、工资管理、办公用品、日程安排、工作计划、工作日志、会议管理、车辆管理、等模块也为加强公司内部管理提供了有利条件。

在随后的时间里,我们更加确信选型的正确性,从06年3月至今,通达OA先后进行了很多次升级,每一次升级都融入了用户的需求,从2.8版、3.0版、2007版、2007SE、2008、2008ADV等等,在看到软件功能不断改进和完善的同时,我们也切身感受到通达倡导“深度满足用户需求”思想的成果。

我认为,工作中流程思维是最重要的,不管你是按什么规则或方法操作,都要有一种思维来引导自己或他人,而流程管理一种很好的思维方式。在公司内部开展流程管理工作,发现大部分人根本很难理解并将这种理念运用于实际工作中。刚开始使用OA系统时,公司各部门并没有真正的文件化的标准管理流程,更谈不上流程管理体系。自2006年4月份我公司正式使用OA系统以来,已有两年多时间。我们收获最大的莫过于在OA系统的基础上实现了跨部门协同办公,实现了各项业务流程的管理。记得在2003年,一本由美国人编着的名为《执行力》的畅销书曾让2004年成为中国企业的“执行年”。它将制订流程作为企业是否拥有强大执行力的衡量依据之一。这本书的作者认为,“建立有效的人员流程是要将企业的战略与具体运营建立起紧密的联系,而战略流程又是为了能够将人员与运营结合起来,运营流程则是在战略与人员之间建立联系”。在企业管理中,流程和制度是企业运行的基本保障,在这两年多的摸索中,我们也一直努力在建立基于OA系统的流程管理体系。OA系统已在为我们建立、完善公司流程管理体系最重要的保障之一。“授人以鱼,不如授人以渔”,这是我曾经给公司内部各部门开展流程管理培训时引用的话。我希望能借助于OA系统与他们分享一种流程管理的思维方式,而不仅仅是编制流程的方法。

利用OA系统,我们实现了无纸化办公,实现了流程管理体系的建立,实现了国际化的跨部门的协同办公,它使我们更加充分地利用了公司的内部资源,提高了各部门的工作效率和质量,降低了公司的运营成本和管理难度。在此,我们也希望,OA的不断改进与完善,能为所有的用户都能带来增值以及管理上的提升。