中海物流通达OA使用心得

中海物流(深圳)有限公司应用案例

作者:中海物流(深圳)有限公司 陈谷峰

个人介绍

本人于2008年7月进入中海物流公司后,学习和使用通达OA。在公司主要工作是管理信息化系统选型方案的调研与设计,为公司的信息化建设提供建议,并进行信息化的建设工作,同时负责项目需求调研、标书制定、投标招标、采购、和最后项目的实施验收跟进工作。负责公司信息化系统平台的日常维护、管理及维护预算的控制。组织制定与实施公司网络和信息安全解决方案,监督指导公司内部信息系统的安全运行。安排人员进行日常信息设备硬件和操作系统维护和管理工作。

企业介绍:

公司名称:中海物流(深圳)有限公司

成立时间:1993年11月13日

公司人数:约400人

年销售额:1.5亿

公司简介:作为一个具有雄厚资质、综合实力的第三方物流企业,中海物流不仅致力于为全球客户提供专业化的仓储、配送、运输、货代等服务,还能为客户提供贴身的供应链一体化物流整合方案以及个性化的物流信息化解决方案。公司不仅在中国及海外拥有多个服务供应网络,业务更覆盖华南地区、长三角地区、香港、环渤海地区、欧洲、北美、东南亚等区域,实现货物门到门一体化服务。

中海物流(深圳)有限公司是中国海外集团的全资子公司,1993年11月13日成立,是福田保税区成立的第一家专业物流公司,注册资本5000万港元,下设海福事业部、中海港口物流、中海运输、中海资讯、中海客货代理五个专业子公司,资产总额达3.3亿港元,是一家以电子产品、机械制造和商业等行业为客户群体,集物流信息技术、规划咨询、物流外包、供应链金融、JIT配送、国际货代、多式联运、贸易代理、报关报检、库内加工、信用结算为一体的综合型物流企业。

OA选型过程:

分公司中海资讯于2004年代理通达软件销售,在代理过程中,发现通达OA符合总公司经营和办公情况,能达到无纸化办公,网上审批流程,查看通告等,顺应当下大环境和以后发展规划,综合以上因素,公司2005年,在全公司范围推行通达OA。

目前通达OA的使用情况:

公司于2005年开始使用通达OA至今,办公室人员约150人,日常保持在线人数约100,基本上所有模块都在使用中,日常重要使用的模块为;内部邮件、工作流、内部公告、工作日志、公共文件柜、讨论区等。

通达OA功能与实际应用举例:

电子邮件在公司日常使用中,占有非常高的比重,所有重要事项都会以发送电子邮件通知部门和人员,抄送给领导作为知会方式。避免了口头通知和电话通知的不稳定因素,正式的邮件已经发送给对方,对方不查收邮件是他工作的失职,查收了邮件不办理?邮件同时也抄领导了,肯定会有结果出来。

信息发布:

在没上通达OA之前,公司发布公告是通过在公告栏里张贴文件,受到地理位置和天气影响,也存在张贴公告后,张贴的文件被雨水打湿和人为撕碎的情况,常常是发布了公告后,很长时间大多数人都还是不清楚,公司旗下各地区公司也存在不能及时通报的情况,延误性较大。

在使用OA平台的信息通告后,只要登陆公司OA,就可以在公告栏中显眼的位置看到红头标题的通知,具有时效性和有效性。

工作流:

公司物品申购流程

流程功能:规范单位物品采购过程,形成固定流程;

流程流转说明:部门人员提出采购申请,经各级领导审批,最后反馈到执行部门执行;

使用范围:公司总部及下属分公司;

表单:

流程图:

流程图说明:

1、1之后的所有步骤都有回退到之前步骤的功能;

2、申购物品总金额大于50000时,流程流转方向为:1、2、3 然后由3直接发给7,由7再发给8,8终审后转给9,9执行并结束流程;

3、申购物品总金额低于50000时,流程流转方向为:1、2、3、4、5 、6、7 ,跳过8,由9结束流程。

流程图还显示出每个流程具体每一步的接收和办理情况,在流程出错或者无法办理时,可以提供有用的信息给OA管理员进行更正。

知识管理:

公共文件柜,在公司的应用范围比较重要。可以通过权限,按部门或个人来添加查看、新建、编辑、删除功能,每个文件者可以单独设置权限。这样在日常应用中,同一个文件,设定多个部门对这个文件有查看的权限,指定个人来进行编辑和更新,根据需求不同来划分,具有很高的安全性和保密性。

如公司的加班明细表,只有考勤管理人员才能进行编辑,其它人员不能编辑可以查看记录进行核对。

智能查阅;

内部讨论区:

讨论区可以按需求建立不同作用的组别,在宏扬公司企业文化和人文关怀都有明显的作用。

企业文化里,有公司组织各类型的活动通报,大家都可以在这里找到自己在公司活动的身影,感受到属于公司一份子的归属感。

其它功能模块:

工作日志是很好的记录方式,俗话说好记性不如烂笔头,养成良好的工作日志习惯,有助于自己进行工作上的总结,同时可以把日志共享给领导查看。这样,领导对你的工作就一目了然,做到心中有数。

产生的效益:

通过OA这个平台,公司领导在管理公司上更加得心应手。信息公告,可以让员工随时了解公司的经营状况和目标;流程审批,各类申请、签约、合同都能及时反映到公司一把手上进行批示;电子邮件更是将各个部门人和事,还有日常工作内容都串连起来,组成一个网,显示在领导面前。

广大员工,可以通过OA这个平台,了解公司企业文化,公司的核心价值观。也可以进行请假申请,写工作建议发电子邮件给领导,查询公共文件柜里部门相关的工作资料等。