我们能够做得更好

广东省佛山监狱应用案例

作者:广东省佛山监狱 曾一峰

提起以前单位同事在文件传送、递交报表的事情,大家还是记忆犹新,来回发送一个文件,一次要送十几个部门,费时费力不说,办事效率还特低。2005年,在经过对比、试用后,我们摒弃了被寓为"鸡肋"的上级业务部门要求推行的系统内OA软件,而是选择了界面更简洁、功能更强大的通达OA。

一、初试牛刀

最初要求全部人员接受通达OA是一件非常长久和艰苦的过程,毕竟大家日积月累很多年的一些所谓的习惯不是一朝一夕能够改变的,万事开头难,我们从重要部门做起,从简单的办公自动化做起,技术人员手把手教会各部门管理员后,不断激起大家对办公自动化的热情,提高使用OA的积极性。

经过一段时间的推广后,初步实现了单位内部信息发布、公文传递无纸化,文件流转规范化,工作流程科学化,现在全部文件的传递,网上交流就都在OA上能够实现,大大地提高了工作效率。

二、协同工作,加强单位内部人员的沟通

为提高工作效率,我们自己设计了一些OA的工作流程,比如说请假单、公文传送、岗位申请表、用车申请等一些工作流,加快了工作的效率,为单位的办公环境带来了很大的改观,下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,省却了中间环节。大家可以随时随地都能够在网上查看各种资料,阅读并打印出来,避免了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

以前单位各部门沟通联系的方式主要是通过电话、书面报告等形式,一个办事流程一旦某个岗位的人出差或者出现一些突发事情,就制约了整个流程的运作。在使用了通达OA系统后,情况等到明显改观。每个流程的处理时间、责任人都相应明确、权限分明,具体事务落实到人,查有所依,有效协调了各部门之间的协同工作问题,实现高效协同办公。

使用通达OA后,单位内部的沟通和交流就显得更加及时、方便了,大家能够通过讨论区在网上轻松、公平的交流,营造了单位的一个良好文化氛围和融洽的团队环境。单位职工之间可以通过在线发送文件、通知和留言,不必打电话甚至亲自到处找人,时时沟通,节省了时间,提高了效率。

三、进行二次开发,我们能够做得更好

通达OA除了能够满足我们的日常工作外,让我们满意的是还能够进行办公系统的二次开发,基于单位各类报表任务繁重,基层人员为了报送每月的报表数据疲于奔波于各业务部门之间,重复于"跑腿"功夫的现状,我们就充分利用了通达OA的公共文件柜实现了我单位的电子台帐应用,避免了日常大量的业务数据都通过手工填写、打印后堆满单位档案室的窘状。电子台帐的应用是我省系统内信息化的先例,得到了领导和同事们的肯定。

电子台帐的设立我们是利用Excel表为基础的,首先针对各类台帐目录建立好Excel文件后,根据我单位人员的职位等级设置与之相应的编辑权限,然后在公共文件柜设置好各类报表的不同目录(按报表要求分部门、年份、业务种类),最后再建立各类二级子目录,将我们想要控制的文件夹设为指定人员防问、编辑、打印、下载,至今我们已经在OA上建立好了行政、办公、人事、信息管理等报表种类达50余种,建立公共文件柜十几类,基本形成一个较为规范统一的电子台帐目录。

通过对通达OA的不同层次的应用,我们日渐感觉到我单位的信息化层次上升到了一个新的台阶,相信经过我们技术人中同的不懈努力,我们还会做得更好。