中国兵器工业集团公司军工项目案例

通达信科品牌战略部整理

一、用户背景

中国兵器集团公司下属数百个成员单位。人民兵工是我党领导和创建的第一个工业部门,历经无数战火的砥砺磨炼,成长为今天的高科技国际化兵器工业,并孕育了航空、航天、船舶、电子、核能等新中国的国防科技事业,被誉为"工人阶级贡献革命的伟大事业"。以服务国家国防安全和国家经济发展为使命,以提升自主创新能力、提高发展质量、履行社会责任为三大任务。在建设高科技国际化兵器工业,打造有抱负、负责任、受尊重国家战略团队,建设国际一流防务集团和国家重型装备、特种化工、光电信息重要产业基地的实践中,努力建设与我国国际地位相适应的兵器工业。

中国兵器集团公司总部在使用通达OA之前公文收发已采用东方开元公司提供的交换箱、扫描枪、条码打印机以及网上电子文档分发系统形成了一套完全基于纸质投箱、扫描签收的公文收发、信件收发系统。

二、信息化动因

中国兵器集团公司总部主要承担业务上行下达的职责。在使用通达OA之前已开始采用部分纸质、部分电子的办公系统。但由于业务量增加凸显出纸质办公效率的低下、系统界面不够友好,电子化办公的呼声越来越多,但是由于各方业务不同,改革不能完全抛弃纸质搞纯电子办公。

三、信息化需求

1、系统主要以包括公文在内的流程化业务为主。我们定制了十余个通用的表单及公文流程及数十个不同部门独有的流程。

2、系统需要便于用户上手操作使用。如:我们针对不同用户类型在他的个人桌面显示不同的图标,只和他的业务相关,减少学习成本。

3、系统能降低用户工作负担。如:需要签字文件只需三步,打开文件、获取签名章、签名。

4、系统要保留一部分用户使用老系统的习惯。如:在用词上我们把通用的叫法"呈批单"改为"送签单",切合用户使用习惯。

四、项目介绍

系统采用windows server 2003 + apache + php + mysql + 基于通达OA2011版的开发平台,并使用了如下技术:

1.tWorkflow工作流引擎技术;

2.tIndex全文检索引擎技术;

3.NTKO在线文档读写技术;

4.AIP版式文件技术;

5.公文二维码生成、扫描及读取技术;

6.信件一维码生成、扫描及读取技术;

7.与"一key通"整合。

这其中任何一个技术都缺一不可。基于tWorkflow工作流引擎的公文系统能使不同类型公文在同一平台下稳定高效的运行;NTKO在线文档使得用户能够协同办公,公文修改的痕迹都得以保留;AIP版式文件配合其签章功能保证了公文送签单打印效果与传统纸质送签单效果一致;一维码、二维码在系统中的应用使得公文可以以纸质的形式走出系统继续与其他未使用电子办公系统的单位沟通;由于该单位每个用户都必须使用"一key通",与"一key通"整合后,用户访问系统即可自动登录,免去用户忘记密码的烦恼。

五、项目实施

2011年9月开始项目调研。确定用户采用先用起来,逐步完善、实施及应用的方案。在封闭式开发环境中分别构建了开发环境和测试环境;在用户服务器上分别构建了生产环境及测试环境。每当程序有大幅提升时更新程序从开发环境中提取并更新到测试环境,测试无误后提交修改条目及程序到用户的测试环境中,测试通过后更新生产环境。对于测试都通过但在生产环境出问题的情况采用现场调试开发解决。

2011年9月底开展培训,培训人:通达培训师,培训对象:各部门文书,主要内容:展示系统界面,介绍系统几大功能,用户试用,提问环节。

2011年10月初发文模块上线,从起草、审批到套红头排版、印发完全无纸化流转。

2012年1月初收发信模块及收文模块上线,支持系统内发文发到内部部门后的收文自动生成,支持手动登记收文并传阅,支持从收信转为收文,支持收文转为转发文的附件。

在实施中,我们首先优化了用户体验,在界面上大胆革新,将工作流从内到外进行了改进:在弹出窗口办理工作,合理利用了整个屏幕;将各类信息在不同的标签页显示,使办理人只办理他关注的那部分内容;将转交操作隐藏在办理界面中随时可以展开,减少了跳转页面的繁琐。

作为公文系统,正文是每个人都会关注的重点,我们增加了正文标签,可以上传或新建word文档在线编辑,同时还支持将收到的文(纸质的可以扫描后)上传转成版式文件控制打印安全传输。我们将发文送签单电子版制成版式文件格式并增加签名章功能使得每个用户可以安全又方便的在送签单上签字确认。

在发文流程方面为了既保证流程的规范化又使事务处理时灵活,我们针对不同角色在流程中的权限合理分配了回退功能。

六、项目成果

截稿时该系统总用户数约400人,最高在线人数150人。通过该项目的开发:

1. 通达OA2011增强版引入了数十项功能改进及性能提升;

2. 具有对扫描枪、交换箱系统、刷卡器的研发能力;

3. 增强了对版式文件的应用水平;

4. 在用户体验方面有了更深的体会和更多的经验。

七、案例点评

中国兵器集团公司办公厅负责人对该项目非常满意,现如今公文系统每天都上,信息化建设迅速跟上,并配合集团信息负责人员在员工间宣传公文系统。

办公厅机要文档处的负责人对我们的系统高速的并发性赞之有加,将原来走纸质的那些硬件也利用起来,与系统结合的很紧密,没有出现不兼容的情况。

运营管理部的部门文书对于每天都要处理上百的文件,包括部门要发的文件,还有收来的一堆信件和文件的原有现状十分头疼,但如今收发文全走电子化流程,收到的文件和信件也可以在网上提醒人来拿,十分方便。