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广东物通实业投资有限公司应用案例

作者:广东物通实业投资有限公司  何素泳

一、个人介绍

姓名:何素泳

性别:女

系别:环境科学

籍贯:广东广州

人生格言:我相信只要通过努力就一定能够撑起一片属于自己的天空! 

个人说明:要给自己的人生布下宏伟的规划,定下明确的目标。并且朝着正确的方向坚持不懈为之奋斗。只要有着足够坚定的意志,梦想就一定能够实现!  

参赛感想:虽然在这之前,我并没有什么特别丰富的流程设计经验,对计算机操作也不是特别的强项,但是我依然会尽己所能地参加这次比赛。不求别的,只求能够从中收获经验,锻炼自己。这是我们每个人的成长过程。 

开始知道通达OA是在2011年,真正接触通达OA是2011年5月份,也是公司部门刚购买通达OA不久的时候,可以真正接触通达OA软件。经过使用通达OA一年的时间,了解了通达OA强大的功能,实现了无纸化的办公,可以更好的提高工作效率。公司使用通达OA可以更好的规范内部管理、方便领导决策,实现无纸化的全球移动办公。

经过这一年的摸索研究,对父子流程关联的流程设计是比较熟悉,使用父子流程关联可以实现智能化的流程审批,主要是方便各级领导审批流程清晰,经办人发的流程业务可以关联一起,可以做到很好的关联作用,让整个工作流程顺畅的进行。

同时,对表单设计的“表单控制”都运用的比较熟悉,可以在表单设计运用各控件进行设计,其中,最常用的是“列表控件”和“计算控件”。对于流程的计算,可以设计好相关的公式,让经办人填写表单更加方便,让审批人可以一目了然相关数据,从而熟悉业务流程的审批。

二、企业介绍

公司名称:广东物通实业投资有限公司

成立时间:2000年3月17日     公司人数:150

公司简介:广东物通实业投资有限公司(以下简称物通公司)位于广东省广州市番禺区迎宾路183号,成立于2000年3月,注册资本5000万元,是中国企业500强、国务院确定重点培育的全国15家大型流通企业之一——广东物资集团公司属下的大型国有企业,业务范围涵盖煤炭、石油化工、金属、进出口贸易、项目投资等领域。

依托广东物资集团公司(以下简称集团)的平台,围绕集团“一二三六六”发展战略,物通公司确立了“做大做强煤炭业务,做专做精石油化工业务”的发展思路。近年来,利用品牌、人财物的优势,抓住市场机遇,不断加快国内外资源布局。煤炭方面,与山西、内蒙古、陕西、贵州等煤炭基地以及神华集团、同煤集团、中煤集团等企业建立战略合作伙伴关系,大力开拓印尼、越南、澳洲等海外煤炭市场,引入“大物流”经营理念,与掌控港口码头、铁路运输以及货场资源的企业结成战略同盟,构建好一个面向国内大型电力集团(电厂)、钢厂、铝厂、水泥厂、纸厂等行业的终端网络营销体系,形成了一个上控资源,中联物流,下拓网络的战略格局。石油化工方面,背靠中石化、中石油、中海油、振戎等央企以及台塑等国际大公司,着力拓展燃料油、石油焦、有机化工原料、无机化工原料等业务,销售终端覆盖泛珠三角乃至华东、华中等地区。

秉承“优质诚信、和谐发展、以人为本、务实创新”的经营理念,物通公司将进一步树立和落实科学发展观,不懈进行机制创新、经营创新和管理创新,努力将公司打造成为一个机制灵活、管理高效、竞争力强的大型物资流通企业。

三、OA选型过程

企业随着社会的发展,进入当前的网络时代,信息化管理大大提高,传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要,人们需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

由于传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生,管理成本、办公费用居高不下,给企业带来了严重的经济负担,而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中,不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理,给许多领导带来了繁重的工作压力。因此企业需要一套规范化的管理模式,让所有的工作不但能有条不紊,还能节省时间、成本并提高效率。本公司是物资集团的下属子公司,要满足本企业各部门的使用,又要保持各部门的独立性(OA的权限管理和树形结构符合),要有流程控制模块并且自定义功能要强劲(工作流符合),要有常用管理功能模块(投票,办公用品,车辆,图书管理等模块),要能够方便部门上下级之间的联系和共享(工作日志,工作任务,公共文件柜,网络硬盘,讨论区模块);确定以下选型原则:

1、可以使工作效率提高,审批速度快速,实现更好的工作关联,让整个公司运作实现了智能化无纸化的办公,从而可以提高工作效率。

2、功能模块比较齐全,公司内部使用较多是邮件、个人工作日志等,可以做到督办效果,督办员工每天写工作日志,可以让工作有计划性的开展,让工作达到更加饱和的状态。

3、公告、新闻、内部短信、手机短信、内部邮件、即时通讯、文件柜、工作流、人力资源模块得到大范围应用。文件柜可以设置的权限很明细清晰化,各部门的管理达到明确权限的规范。

4、工作流的设置有自由流程和固定流程,一般我们选用固定流程比较多,每个审批的流程按预设好的人员进行审批,可以达到各级领导审批,了解业务的发展,实现无纸化办公,提高效率。自由流程一般使用于制度的审批,不同部门的审批制度经过审批的领导不一样,这样可以根据实际情况审批。

5、通达OA系统中的内部电子邮件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通讯录、考勤管理、工作计划、工作流、文件柜、图书管理等多个常用功能模块,也充分满足了我公司部门的办公需要。

四、目前通达OA使用情况

公司目前使用通达OA总体比较方便实用,公司项目部使用通达OA的人数有80%以上,使用该软件时间是2011年3月份至今,主要是使用企业门户进行办公操作,企业门户模块基本全部启用,各模块使用情况基本满足公司要求。新员工报道第一件事就是先开一个OA帐号,所有员工一上班就登录OA已经成为一个习惯,员工也第一时间查看自己发起流程的审批进度;跟进相关的工作。这能充分证明OA在日常办公中的重要性和便捷性,达到无纸化办公的应用。目前主要使用的模块有:电子邮件、内部短信、公告通知、新闻、投票、新闻管理、日程安排、工作日志、通讯薄、个人文件柜、工作流、办公用品管理、固定资产、公共文件柜、网络硬盘、OA知道、人事管理、发文收文管理、档案管理、讨论区等。响应较好的模块是“工作流”(为日常办公系统流程)、“公共文件柜”和“新闻管理”等模块,这些公共的模块使用功能强大,可以更加熟悉公司发布的相关信息,员工关注的程度也是比较高。另外,模块的公告管理和工作日志也是很好的模块,公告用来发布公司的通知和重要信息,引起员工的高度重视,工作日志要求公司各部门人员每一天填写工作完成情况及次日工作计划,起到很好的督办作用。也同时推荐使用“图书管理”模块,考勤模块都是很好的办公模块。

五、通达OA功能与实际应用举例

第一、通达OA实现了七大门户的管理,每一个门户的作用不同,企业最常用的模板是“企业门户”,企业门户模块在每次补丁修正后,都有所改善,这是企业对通达OA技术的肯定;每期的更新可以根据客户反映的情况进行调整,这也能体现通达OA对客户提出的要求做到适当的调整,是值得客户肯定的。

如上图所示是“集团门户”界面设计,互联网上常用的模块,OA集团门户一一体现,清晰明了。

第二、通达OA较为创新的是“管理驾驶舱”模块;在菜单----行政办公----管理驾驶舱模块;这个模块能直观看到工作的完成情况及统计工作流的情况,对于管理层人员统计工作数据是非常方便的;通达OA的实际目的也是满足客户审批流程的方便和高效管理,这个功能可以直观判断工作流程的进度,当你打开每一个统计模块,就能直观快速统计流程的进度,方便管理层人员更加实际控制和把握工作的开展。

第三、工作流我的工作查询自己办理的流程,可以清晰知道办理的流程。

第四、此块模板对于管理OA设置人员的设置是较为创新快捷的模板,能满足企业OA管理员设置流程的需要。

第五、工作日志是员工每天别写的工作,既可以对自己工作的检查,也可以理顺工作的开展。

第六、通达OA通过输入网址或者OA精灵实现手机跟IPAD登录操作;电脑上的“个人桌面”的功能模块跟手机、平板电脑的界面是差不多,而且手机也支持手机版和电脑桌面版,实现在外轻松简易上线审批流程,开展相关工作。

信息发布

公司的公告通知一般由公司行政部负责人发起,根据各部门提交的相关制度、流程报审人员、奖罚事项、会议纪要等使用公告发布,公告发布的优点是可以按部门发送,也可以按人员名单发送。发送对象比较精确。根据公布的时间选定公布的时间段,到时公告自动撤下,要是公告是重要文件也可以设置为重要的公告文件进行发放,可以提醒各部门更加关于公告的内容。

新闻的发布跟公告的发布对象大同小异,关键是新闻可以按分类发布,有“内部新闻”(发布关于公司内部事宜);外部新闻(社会的发展走势);“咨询新闻”(市场行情的价格变动);“新闻简报”(国家发布的政策实施状况、市场行情的发展等)。发布也不需要要进行审批;相当于是共享资源的功能。

工作流设置分享

一、流程名称:出差(含)用车申请----业务费用申请----报销流程

(流程分为三个步骤进行审批:出差申请→用车申请→业务费用申请→报销费用;发起此关联流程是经办人因业务出差;出差时需要先填写第一个流程“出差申请”;经办人新建此流程的第一个表单已经包含用车申请,出差需要使用公司车辆,因此在流程一起申请;可以说,出差申请和车辆申请合并在同意表单,然后按流程设计进行审批;当第一个流程“出差含用车”审批通过;经办人在此流程基础上继续下一步走“业务费用申请”流程;当“业务费用申请”流程审批完毕,经办人继续下一步走“报销费用”流程;当流程全部走完,此流程为一个完整的业务关联流程。)

二、流程表单说明:

1、填写表单步骤:申请人和申请日期部门可以设置自动弹出,经办人填写表单内容,按实际的要求填写完毕转交下一步即可。

2、表单设计应用:表单较为突出的是利用“列表控件”列明出差要申请的费用,填表人填完数量跟金额,表单自动计算费用的合计金额。

3、审批选项设置:流程要清晰,表单更加要明确,如表单中是两个表单合并一起,要让领导明确选择审批的条件再转交,申请要求就清晰明了;当流程审批完毕,管理车辆部门负责人填写车辆的用车数据;填写完成然后转交下一步发起子流程业务费申请流程。

4、父流程转子流程:业务费用申请填写完毕,审批人可以打开父流程查阅出差申请的费用,能明确知道申请的费用是否与此单业务挂钩,领导一目了然进行审批;报销审批也是同样的审批方法进行查阅审批。

5、流程转交第二个流程之后,可以查看表单“右下角”的“打印表单”按钮,系统自动弹出第一个流程表单,可以查看经办人发起的申请流程,审批就会更加方便。父子流程的主要目的也是要做到业务关联的设计。父子流程关联可以满足我公司业务发展的需求。

6、公司在实际运用中,业务关联需要设计的流程,父子流程直观明了关联业务,无论对经办人还是审批人都不会造成混乱,一一对应的关系,因此推荐使用父子流程关联业务。

三、流程查询与监控管理:父子流程在菜单---工作流---工作监控打开流程,可以直接查看父子流程,方便审批的领导了解整个业务产生的大概费用,掌握整个业务流程的开展,更好的指导工作。

其他流程举例:

 

六、OA流程使用培训

其实,OA流程设计出来是要实际运用的,因此我们每设计出一个流程,经过整理测试之后,新员工入职或者年内外出培训会进行OA流程使用培训。目的是让新同事快速了解OA系统,跟上公司发展,熟悉公司业务,有利于新同事尽快适应公司的运作和工作的开展;其次,新增流程的审批及填写的要求需要跟各部门进行讲解,如何使用流程,加快工作效率。

以下分享我公司组织培训的内容做简要的举例说明

发起流程说明:

1、用IE8浏览器输入OA地址。打开OA ---菜单显示---工作流---新建工作---打开“选择流程”,点击文件夹---搜索需要的工作流---填写表单。

2、出差申请表流程说明:凡是员工出差前必须填写“出差申请表” 。目的是明确知道出差人的业务事宜及回来报销作为报销依据。流程如下图所示:1—2—3—4—5—6。

3、出差表领导审批说明:部门经理填写名字及审批意见,(审批填写同意,流程自动转交下一步骤给经营主管;审批“不同意”流程默认转交回退给经办人重新修改再转交)在右下角有“转交下一步”选择经营部主管(默认选定)---确认转交。领导审批步骤按描述如此类推进行审批即可。

知识管理

1、公共文件柜模块:公共文件柜模块在实施中创新的地方是可以分部门设置,各部门的权限也是按公司制度进行开放管理;实现各部门各行管理各部门的资料;同样可以新建公共文件夹,全体部门可以在公共文件柜下载所需的资料,例如常用文件和培训文档,方便员工下载使用。

2、网络硬盘存放一些常用的软件供员工使用。

内部讨论区

内部讨论区相当于QQ在OA发起讨论并回复,但是实际运用比较少。

其它功能模块

1、图书管理模块运用也是比较好的一个模块,相当于企业的一个电子图书馆查阅,当然建议通达OA可以研发出电子版本的阅读器,相当于电子书就是最实际。

2、日程安排、本周会议、待办事宜、文具领用等模块用得较少,但是具体的使用还是按公司的实际情况运用,下图是模块的截图示意图。

七、通达OA产生的效益

传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生,管理成本、办公费用居高不下,给企业带来了严重的经济负担,而且也不能营造一个和谐的办公环境;使用了通达OA可以实现现代办公;赶上时代的变迁,节约成本,利用无纸化办公能保护环境,减少一分的损耗,地球就多一分的清新。同时,通达OA的使用让企业便捷进行审批,赶上时代的变迁。

经理:使用通达OA后,对公司业务开展做了很好的指导作用,熟悉公司的运作情况,同时也实现无纸化的交流。

管理层:对员工的管理更加的方便、统计数据显示可以更加高效的统计分析,做到上传下达的作用;对于协调部门之间的工作也顺畅,同时利于工作的开展。

员工:使用通达OA后由原先的纸质版流程实现自动化办公,减少了工作繁琐度;必要的可以打印审批的表单作为附件报审;实际上也为企业减少了不少的成本费用。所有工作记录完整保存,方便了工作的监督,工作任务的记录也起到备忘的作用。上下级之间的沟通更容易了,每个人都可以在OA上找到自己的位置。

网管:每个企业的登陆界面都不相同,但是都是登陆同一套OA系统,经过近1年的使用,效果令人满意。通达OA很注重资料备份,提供了数据库管理工具,服务器自动备份,手动备份等多种功能,数据安全让人放心,企业也可以随时查出备份的日志查询进行登记管理。