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深圳市龙岗区住房和建设局项目案例

通达信科品牌战略部整理

单位名称:深圳市龙岗区住房和建设局

单位概况: 龙岗区住房和建设局是龙岗区政府主管全区建设工程、建筑行业、燃气行业、住房制度改革、住房保障、物业管理行业监管等工作的部门,现有内设机构21个(其中机关行政科室11个、下属事业单位10个),干部职工共424名,现任局长陈敏。

近年来,区住房建设局以科学发展观为指导,紧紧围绕龙岗区委区政府的总体目标和中心工作,按照转变观念、创新机制、提升管理、服务民生的工作思路,以推进特区一体化建设、迎大运“办赛事、办城市”为契机,不断创新工作机制,提升行政效能,全力加强建设工程监管,加快推进住房保障等民生项目建设,促进监管行业平安和谐发展,为龙岗区城市建设和经济社会发展作出不懈努力和积极贡献。

成立时间: 1993年

单位人数: 424人

一、OA 选型过程:

我局积极推进电子政务建设。2004年,我局迈出了信息化建设的重要一步——实现办公自动化。经过对市场上OA办公系统的调研及层层筛选,根据我局的自身情况,我局最终选择了通达OA办公系统。主要有:一、开机自动登录的功能;二、能够在线传输文件和发送信息;三、权限管理保持各个部门及个人的独立性,工作流模块能够根据自身需要简单的实现二次开发,无论是表单还是工作流程的修改无需修改内部代码就能够简单进行修改;四、有常用管理功能模块;五、要能够方便部门之间或者个人的联系和共享,如工作日志,工作任务,公共文件柜,网络硬盘,讨论区等;六、售后技术服务好,物美价廉。通达OA是我公司应用最广泛的系统之一,登记用户400多人,经常在线用户有200人左右。

二、通达 OA 功能与实际应用举例:

信息发布

1、单位公告

公告通知是用途最广泛的栏目之一了,属于局内部公告的通知都在此栏目发布,不用再以纸质形式下发文件,极大了提高了工作效率,节约了行政成本。

2、MAS短信平台

经与中国移动公司合作,开发了MAS短信平台,并集成在局OA办公系统上。通过此功能,可以方便快捷、大批量地将短信群发送到所有的手机上(包括移动、联通、电信等),比如重要的公告通知、会议通知等信息。

发送短信:可给每个用户分配不同的ID号,相当于手机号,可对每个ID号进行独立管理,查询每个ID号发送及收到的所有短信。发送短信时可按内部用户及外部号码进行发送,内部人员只要在OA上填写了联系方式,只需选择用户名称即可以进行群发,外部人员可采用一个个填写或批量上传号码的方式进行群发。每条短信最多可发300字,如果超过300字,自动分成几条短信进行发送。

已发送短信:可在已发送短信查询短信的发送及接收是否成功,如提示不成功,可进行重发,也可进行转发给不同人员。同时记录了接收人员,所在部门、手机号码、内容、发送时间等。

已接收短信:对于接收到的短信可进行转发。同时记录了发送人员,所在部门、手机号码、内容、发送时间等。

短信查询:可按发送人、手机号码、发送时间、内容、单位进行查询,方便快捷。

工作流 用的工作流程数达80条,基本上涵盖了我局的所有日常工作,极大地提高了我局的工作效率,得到了全局广大干部职工的好评。以下举两例说明工作流在本司的应用。

龙岗区住房和建设局发文处理流程

>流程功能:规范我局发文流程,形成固定流程;

流程流转说明:部门人员提出发文申请,将相关信息填写完后,将发文稿以附件形式上传,经各级领导审批,最后由办公室发文,并反馈到部门申请人;

使用范围:全局;

表单:

流程图:

流程图说明:

1、1之后的所有步骤都有回退到之前步骤的功能;

2、当拟稿人所在的拟稿单位是信访督查室时,由判定条件决定只能转入12,当拟稿单位不等于信访督查室时,只能转入科室审核;

3、3和12设置独立提醒方式为内部短信加手机提醒,当发文比较紧急时,4、5、6、7、8采用的提醒方式为内部短信加手机提醒,并且3和12设置了允许并发。

4、当需部门两个负责人或两个部门以上的负责人对发文进行审核时,2设置了允许经办人对附件进行编辑。

5、当科室(除督查室)发文时,程流转方向为:1、2、3、4(或5或6或7)、8、3、9 ,由9回退到1,由1结束流程;

6、当由督查室发文时,流程流转方向为:1、12、3(4或5或6或7)、4(或5或6或7)、8、3、9 ,由9回退到1,由1结束流程;

7、当由多个科室联合发文时,流程流转方向为:1、3、4(或5或6或7)、8、3、10、9 ,3、9,由9回退到1,由1结束流程;

8、当发文时需要发给某个科室特定人员时,通过11发送。

龙岗区住房和建设局维修审批流程

流程功能:

为规范维修审批程序,维修审批单须提交相关领导审批后,方可进行维修。

流程流转说明:

由申请人提出申请,经本部门领导批准后,按金额大小,由不同领导批准。

使用范围:全局

表单:

流程图


流程图说明:

由申请人提出申请,经证明人填写意见后,由本部门领导审批后,按管理权限,由我局相关领导签字批准。

1、1之后的所有步骤都有回退到之前步骤的功能,3转入条件为 经办人<> ,5转入条件为总金额>500,局长意见>1000,其中5和6采用独立提醒方式为内部短信及手机提醒方式;

2、当金额小于等于500时,流程流转方向为:1、2、3、4、8、4、7然后由7提醒1,并结束流程;

3、当金额大于500小于1000时,流程流转方向为:1、2、3、4、8、5、4、7  ,由7提醒1,并结束流程;

4、当金额大于1000时,流程流转方向为:1、2、3、4、8、5、6、4、7  ,由7提醒1,并结束流程;

知识管理

网络硬盘

建立了常用软件,行政公文格式,局制度工作流程、局电话表等目录,极大地丰富了我们内部共享内容。

内部讨论区

讨论区是大家工作之余联络感情,发表意见的好地方。

其它功能模块

日程安排

日程安排方便了我们工作,不必再为记各种各样的工作而烦恼。

固定资产查询

固定资产系统与OA系统结合起来,用户无需登录固定资产系统,只需登录OA系统,系统即自动将OA系统的用户名及密码传送至固定资产系统进行认证,用户可方便地查询相关的固定资产信息。包括资产名称、规格型号、数量、使用人、存放地点、状态、固定资产的详细信息及历史信息,并具有打印,导出功能。

OA给本单位带来的效益

OA精灵自动登录功能,极大地方便了用户,就算是电脑水平一般的用户都可以很快上手。

提高了我局的办公效率,节约了行政成本。

OA系统忠实地记录了每个用户的每个操作,方便了追溯。

根据业务的需要,可以简单方便地进行工作流开发、修改、备份,现使用的工作流基本上涵盖了我局的日常办公。

通达OA很注重资料备份,提供了丰富的备份手段,包括自动备份,手动备份等多种功能,数据安全让人放心。

OA的技术支持服务很好,对于提出来的问题都得到很快的回复,也很耐心地给我们解释。