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节约高效的新型办公模式

内蒙古纪检委协同办公应用案例

通达信科品牌战略部整理

近期,中国兵器工业信息中心通达信科携手内蒙古纪律检查委员会,协助其搭建统一的行政协同工作平台。通过此项目,进一步提升了内蒙古纪检委信息化水平,并引领当地其他政府职能部门落实行业升级,从而满足政府事业单位的协同环境、推进政务信息资源的有效整合和共享应用,为实现政府信息部门构建安全可靠的协同工作环境带去支持。

内蒙古纪检委简介

内蒙古自治区纪律检查委员会(以下简称纪检委)是负责自治区党的纪律检查工作的专门机关。领导着各党支部的纪检工作,为维护党风、党纪起到重要作用,为党的路线、方针、政策的贯彻落实提供保证。

项目背景与信息化动因

近年来,随着政府部门工作形式发生着改变,对督办工作的规范性、时效性、交互性以及公开透明程度的要求越来越高,且督办人员须具备对职能风险的规避、防范意识,需考虑如何让督办过程从不透明、不可追溯及办理滞缓变得规范、透明、及时、实现良好交互等等。

通达OA政务版的核心是T10政务云平台,旨在解决各部门之间的数据孤岛、信息孤岛及应用孤岛的瓶颈,搭建高效便捷的信息通道。同时,T10政务云平台还能推进政务信息的资源整合和共享应用,保证电子政务安全可靠和集中管控。

通过统一的信息化平台构建一个满足政府事业单位的协同工作环境,实现政府事业单位内部及单位间的各种公文流转、工作审批网络化、数字化、无纸化,协同工作平台的应用将极大的提高政府事业单位的工作效率,降低办公成本,明确职责、规范管理流程。

"为政之要,贵在务实,重在落实"。纪委部门的组织协调从整体上来讲,首先是要协调党委抓好党风廉政建设责任制的落实,建立健全的相关配套督察督办系统与制度,保证反腐败领导体制和工作机制落实到位。如何贯彻落实重大决策部署与领导重要指示精神,督查督办就是一项必不可少的环节,它是确保政令畅通及重大决策部署落到实处的重要手段,是贯彻上级精神,提高行政机关执行力的有效途径。是政府机关改进工作作风、提高工作效率的有效措施。因此,做好督查督办工作,对于提高政府职能部门执行力、推动工作落实具有重要的现实意义。

项目实施方案

1、项目介绍

通达OA通过搭建信息化办公平台,有效提高办公效率,降低办公成本,使工作流程更透明,逐步增强政府监督管控能力,将机关日常办公管理规范化、标准化、科学化、透明化。

纪检委在政务内网建设OA协同办公管理平台,全面推行无纸化办公,进一步提升电子政务信息化水平,提高行政办公效率,实现纪检委内部各项信息资源的有效集成和深度利用,包括个人办公自动化、公文流转办理、信息系统集成、信息门户等功能。

2、内蒙古纪检委信息化现状

随着纪检委机关事务的不断增多,传统的办公方式、政务处理方式以及运作信息传递已经成为提高管理水平的瓶颈。目前,内蒙古纪检委信息化存在以下方面问题:

1)没有实现整体信息化。只在某些阶段实现信息化办公,虽然能够解决一时的功能需求和效率提升问题,但从长远来看,缺乏整体的信息化建设规划,导致不能将机关各层面的管控纳入统一的平台中;

2)在信息传递过程中,环节冗余,导致信息传递速度慢,准确性下降;

3)文件管理不完善。目前仍多采用传统纸质文件管理方式,不易于实时查询,且不易进行统计等操作与保存。部门间缺乏文件共享;

4)行政办公管理没有形成系统,不能够对办公资源数据进行及时统计;

5)缺乏对于工作流程的管理与控制。整个工作流进行过程中,没有有效地监控与管理,易出现疏漏环节,导致出现问题无处可寻。

3、建设初衷

1)提高工作效率,同步协同,减少中间环节;

2)建设节约型单位,协同办公,减少各类纸质信息印发,减少办公经费;

3)信息共享,提高资源利用率;

4)降低公文交换成本,提高文件收取时效性;

5)文件处理各环节监控记录,实现对重点工作办理全过程有效管理;

6)系统用户操作记录,实现责任人及时追溯;

7)文件合理归档,方便查阅、统计;

8)工作人员即时交流,提高工作协同水平及工作效率;

9)建立完善的安全机制,保证文件及系统安全可靠性。

4、解决方案

OA协同办公管理平台主要应提供以下功能:

1)公文流转管理、电子督办、电子印章、手写批注签名、个人办公、交办任务管理、信息发布、公告通知、待办工作管理、会议管理等常规功能;

2)提供工作流程定制管理功能,实现对公文流转及内部公告通知、报表等信息的发布的操作流程(如拟稿、校核、审查)等进行管理和控制;

3)通过权限分组管理及业务功能组件实现子单位延伸办公。

系统架构

纪检委OA协同办公平台以通达OA政务版为基础,B/S架构(政务版具体技术细节请参考技术白皮书),架构图如下所示:


图1系统架构示意图

平台基于电子表单、电子流程引擎,提供了纪检委内部办公所需的公文、档案、督办、审批、门户等功能模块。同时提供移动应用和手写签批及电子印章等功能。

总体结构


图2系统总体结构示意图

功能设计

4.1.1无纸化公文

内蒙古纪检委目前的公文处理采用纸质的方式,首先需要解决的是无纸化公文流转,其中的关键技术是采用版式文件技术,版式文件通过虚拟打印技术兼容任何打开的文档格式,与原文件的版式、版面、字体、字号保持一致,支持原笔迹手写签批和安全电子印章,同时还可以打印份数控制等。

4.1.2领导办公门户:

针对系统不同用户职能,提供了不同的门户界面和办公界面,特别从领导签批公文的习惯、使用体验等方面出发,针对领导门户进行了优化设计,可以为领导做出科学的日程安排,能使领导的批示得到快速的执行。在领导决策支持方面,可以帮助领导及时了解和掌握各类信息,全面了解机关的日常工作,为及时发现问题,为解决问题提供科学的管理决策支持,为领导的高层决策、宏观管理提供了科学依据。主要特点包括:

1)界面简洁、大气,采用了色块的设计风格,工作事项一幕了然;

2)操作便捷,结合版式文件签批,给领导提供快速的签批操作;

3)智能提醒,提供语音提醒,提高公文处理的效率。


图3 领导桌面

图4 领导待办公文界面

图5 领导办理界面

4.1.3 第三方系统公文整合

内蒙纪检委电子收文来源包括:省政府、党委和中纪委来文,均采用版式文件格式,但应用了不同格式的版式技术,因此在OA系统的公文处理中,要对不同版式文件技术进行兼容或者转化处理。下图为后台统一转化服务,即可将不同来文的公文通过后台自动转化为OA系统中统一使用的北京点聚科技的AIP版式文件格式,进而进行内部流转。


图8 版式转化示意图

4.1.4 收文管理

收文管理是实现公文传递在本单位、相关领导、有关部门的阅批处理的全过程。整个收文流程是通过计算机进行登记、录入、拟办、传阅、批示、办理、修改痕迹保留、催办、归档,并在流程过程中严格进行审批控制,只有经过相关部门负责人、领导通过后才能继续流动。在公文传输的不同阶段还能显示、打印查询、统计公文等操作。

4.1.5 发文管理

发文管理主要是以单位或职能部门名义发出去的文件处理过程。

整个发文流程是通过计算机进行拟稿、核稿、会签、签发、盖章、发文、归档,并在流转过程中严格进行审批控制,只有经过相关部门负责人、领导通过后才能继续流动。在公文传输的不同阶段还能显示、打印查询、统计等操作。收文发文完全在局域网上进行,实现对文档的密级管理。公文流转过程中涉及的每一个人员都被视为一个节点或步骤,所有节点的集合即构成了一个公文流转过程。通过工作流引擎,实现了人与人之间、人与系统之间、系统与系统之间的信息流动和信息处理。可以定制表单和流程,并对流程进行管理和监控,从而满足预定流转过程和非预定流转过程。每一个节点的事务处理表单样式满足国家规定的13种标准公文的需求,具体包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。只有指定人员能够使用此功能。

4.1.6 工作流流程

4.1.6.1 多流程表单配置

为满足纪检委公文表单的特殊性,新建表单分为主表单和子表单两类,可分别新建编辑。

主表单可配有子表单,在表单设置中可进行表单相关设置,如主表单下是否显示子表单。

4.1.6.2 清样正文

在公文办理页面添加生成清样正文按钮,按钮显示步骤通过按钮管理配置。按钮点击后添加清样标签页。使用NTKO控件,清样内容复制正文原稿内容,可转版式文件。

4.1.6.3 送阅功能

公文办理过程中可随时选择送阅人员进行送阅,被送阅人员收到公文后即可查看公文。为与需审核的公文相区分,通过送阅接收到的公文为待阅公文,通过公文列表中的待阅菜单进行查看。用户对待阅菜单中的公文仅有浏览权限,不可进行编辑、修改、审批。

4.1.6.4 精简选人

选人步骤简捷方便,用户点击流程步骤后直接显示下一步的经办人,未用户工作提供便利,提高工作效率。

选人步骤衔接紧密,引导模式让用户使用起来得心应手。

4.1.7 档案管理

档案管理是针对办公过程中不断产生的收文、发文、会议、政策法规进行分类归档管理。对案卷可进行归类、立卷、封卷、拆卷、检索、借阅、归档等。

4.1.8 电子印章、手写批注管理

系统应支持痕迹保留功能,提供批注功能,以批注形式严格记录保留公文修改痕迹,同时系统提供电子签名和电子盖章,领导的批示意见或签阅需要电子签名和电子盖章。

可实现对电子印章的统一管理,分配/收回用户签章权限、文章记录等。设置word文档的电子签章图片,管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片,放入系统进行个人文档的签名。

电子签名技术利用密码学原理和方法,保证信息的完整性和抗抵赖性。电子签名工具可以在Internet网络上对具有行政或商务责任的文件、数据、表单、合同等进行签名,信息接收方使用验证工具在完成验证的基础上承认其有效性。

4.1.9 通知

在页面的醒目位置完成公文、通告的发布、查询,其中包括针对于个人用户的通知且有回复通知的功能,并可在线签收(签名)。公文通知提供同步手机短信服务功能,在发布公告、通知的同时,可以将公文通知的内容以短信形式发送给相关人员。在短信阅读后,可以回复信息以方便管理员知道公文、通知的被收阅情况。

4.1.10 电子督查

用于完成本单位各种交办、督办事件的登记、审批、催办、结果查询等功能。对需要承办的工作,例如:工作计划、会议决定、领导批办文件和交办任务等进行监督、检查、催办和督办管理。包括承办登记、查询统计、定期催办、打印各种目录和催办单等功能。系统应具有对督查对象的工作进展程度和督查结果进行可视化展示的功能。

4.1.11 领导日程安排

对可预见的领导活动进行登记、协调、查询。办公室做好领导周工作安排表后,系统自动形成领导日工作安排表,方便领导查询本周本日安排。

在安排时可自动查找时间冲突,以便根据实际情况进行调整;安排日程后能够根据预先的设置对重要会议、约会等事件进行提示;提示方式包括声音提示、视觉提示、手机短信提示等。

4.1.12 个人办公系统

个人办公系统面向每一个用户,内容包括:工作计划、电子邮件、电子公告、通讯录、起草文稿、公共信息模块等。

4.1.13 系统管理

系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。通过系统管理,可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用。

系统管理分为组织结构设置、角色管理、权限管理、界面设置、菜单设置、数据库管理、日志管理、访问控制及数据备份恢复等部分。通过系统管理,用户可对系统的各方面进行设置,使其适合自身实际情况。

5、项目应用规模

通达OA政务版产品及定制开发功能,在内蒙古自治区纪委及下属纪委相关机构实施。

6、应用效果

实现了工作流程的制度化、规范化,领导督办切实有效

公文、通知准确迅速通达全省下属各级纪检委单位,通过协同工作流的图示化表现,在工作安排、传达及文件流转过程中进行实时监控、跟踪,有效解决了工作中的推诿、办事拖拉、传达不准确、容易出现误差、工作安排完后督办不方便等问题。

规范重要审批管理流程,显着提高办事效率

对重要的审批事项,严格按照政策、法规、制度照章办事,规范了管理流程,摒弃了以往可能出现的越级、违反制度的办事方式,所有办事过程和痕迹保留备查,做到有章可循、有据可查、照章办事。同时,各单位日常办公的大量资料自动保存在服务器上,成为内蒙古纪检委日常办公的宝贵财富。

利用网上文件的快速传递,减少了传统办公方式下的车马劳顿,实现了工作效率的大幅度提高。

实现电子化办公,提高工作效率

通达综合管理办公平台上线前,内蒙古纪检委一直采用纸质公文流转的方式,公文审批时间长,办公效率低,文员重复工作量大。现在完全实现电子无纸化办公,大幅提高工作效率,减少人力资源浪费。

节约办公费用

协同和电子公文管理等网络办公方式的应用,减少了通信及交通费用的开支;文档知识共享提高了资源的利用率,减少了资源浪费。电子公文替代纸质公文流转,减少了纸张及办公用品费用的开支。

操作记录方便追溯

OA系统忠实地记录了每个用户的每个操作,方便了追溯。对疏忽环节提供了可供考证的依据。

多种备份方式,保证数据安全

通达OA提供了丰富的备份手段,包括自动备份,手动备份等多种功能,数据安全让人放心。

信息透明度大幅提高

实现了各部门资源共享,职工能够随时查询考勤时间、工作文件与日程安排等。减少了因信息不透明带来的工作不便与失误,同时提高了工作质量与信息传递速度。

权限明确,信息管理安全可靠

系统提供了验证、存取控制、字段级加密和电子签名四级安全措施。采用身份验证来保证用户和服务器、服务器和服务器之间连接的可靠性。系统中的信息在网络传输过程中,可通过加密和电子签名技术来保证信息的安全,而存取控制功能可分配用户不同的信息使用权限,使信息管理既安全可靠,又易于控制。

OA依赖程度明显增加

OA访问次数有了显着增长。每日在线人数保持稳定且数量较多。OA资源共享数量有了明显提升,且资源共享频率上升较快。较多职工使用微讯进行沟通交流,普通通讯软件使用次数下降。

7、实施过程

该项目采取了"边开发边实施"的策略,事实证明,这个策略是成功的。

具体情况:

1)项目前期

开发人员根据客户的实际情况,与客户进行深入沟通,制定实施计划;

2)开发过程中

采取"加强沟通,高频率演示,问题及时反馈"的策略,保证了开发的功能始终贴合用户的需求。例如在实现签批环节时,开发人员制定了开发方案后先与客户进行沟通,客户提出要在领导环节实现手写签批功能,开发人员与客户进行沟通交换意见,最终采用部分流程步骤使用板式,其他步骤使用手写的方式;

3)在需求规约方面

采取"分步推进"的策略,并成功说服客户,复杂的功能逐步推进,小版本不断迭代式推进。分步推进的策略是用户能快速拿到试用版,进而能够有较充分的时间试用,最终能够把很多问题暴露在项目前期,使得项目开展过程比较从容;

4)交付试用期

因前期工作做的非常充分,交付试用后所出现问题很少,但通达开发实施人员依然坚守岗位,全程为客户试用提供技术支持,以保证在系统出现问题是及时处理,高效解决问题。 这种实施模式,与客户高频率的沟通保证了开发过程中问题的及时发现,始终贴合用户的需求,保证了最终项目交付的顺利。

8、项目成果

通过实施通达系统办公管理系统,为内蒙古纪检委向节约型、高效型政法迈进奠定了管理基础:

1)规范管理,提升效率

实现了对审批流程、公文管理、发起会议及会议管理等流程管理的固化,进一步提升决策效率与效果。

2)全周期督办管理支撑,保障事项高效、规范执行

实现了对督办任务(会议决议、领导交办、常规性工作)的任务下达、逐级分解、协作沟通、执行反馈、成果确认等督办管理全周期的管理支撑,以此为基础向管理层、决策层提供实时、客观、便捷的会议及议题管理、督办事项执行进度跟进、关联监控视图与工具、多维度组合查询工具等,提供有效的分析报告支撑决策,从而保障督办事项的高效、规范执行。

3)建立统一管理平台,提升执行力

通过系统实现审批、公文、待办事项提醒的自动化集成,为用户提供了办公与管理的统一化平台,提升工作效率,保证工作质量,进而全面提升政府执行力。

4)量身定制,完美贴合需求

通达基于国内领先的开发平台,为内蒙古纪检委量身定制了一套OA。通达OA已有的功能与用户的个性化需求完美结合,使得纪检委办公井井有条,更加高效、准确。

5)OA系统覆盖整个单位范围,实现各层面整合管理

将机关各层面的管控纳入统一的平台中,实现信息在各层面的有效与高效地传递,同时各层面能够进行较好沟通,政令畅通,管理规范,工作效率大幅度提升,使纪检委的信息化之路逐步开展。

6)协同工作,加强机关内部人员的沟通

使用通达OA后,机关内部的沟通和交流就显得更加及时、方便了,职工能够通过讨论区在网上轻松、公平的交流,营造了单位的一个良好文化氛围和融洽的团队环境。职工之间可以通过在线发送文件、通知和留言,不必打电话甚至亲自到处找人,时时沟通,节省了时间,提高了沟通效率。

7)省却冗余环节,工作效率大幅提高

职工可以自己设计OA的工作流程,比如说请假单、公文传送、岗位申请表、用车申请等一些工作流,加快了工作的效率,为单位的办公环境带来了很大的改观,下达的文件、通知、任务能够在几秒钟内同时传达到相关人员,省却了中间环节。职工能够随时随地在网上查看各种资料,阅读并打印出来,避免寻找文件而浪费大量时间。

8)即时通讯

省纪委下属机构多,平时工作都是使用政务内网,一直存在厅内人员之间及厅内人员与下属机构之前的沟通渠道不畅的问题,因为工作上的信息需要在内网中流通,单位一直需要一款适合内部使用的即时通讯工具,帮助厅内部及下属机构进行工作中的沟通交流。OA精灵上线之后,正好满足现有的工作沟通需要。现在单位人员可以在精灵上随时找到相关人员进行沟通或留言。

9)实现板式表单

纪检委公文采用普通表单加版式表单的实现方式,普通表单用于公文信息及部分流转信息的填写,版式表单用于领导原笔记手写签批。

9、客户评价

通达OA投入试用半个月,各个方面反馈来的信息都很好。政令畅通,管理规范,工作效率大幅度提升,纪检委对通达工作给予了肯定,通达协同办公系统使纪检委的信息化之路逐步开展。

通过此次项目,通达与内蒙古纪检委建立了良好的合作关系。通达将以先进的协同OA政务版产品,务实高效的政务办公理念,为纪检委落实监察与督办工作、组织党群文化建设、信息采集、意见统筹应用等等带来强大的支撑,为内蒙古纪检委信息化建设之路扫清障碍。双方均期待将来能够持续合作。