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协同办公,效率优先

中煤第一建设公司信息管理中心应用案例

作者:中煤第一建设公司信息管理中心 李季一(企业信息管理师)

一、背景

我公司属于煤炭建筑行业,拥有员工1万多人,项目部遍布全国各地,还有部分国外项目,光电话、传真、文件的上传下达就耗费大量的人力物力,并且效率非常低。比如对国内的项目部下发一个紧急文件,因为我们的项目部都设在人烟稀少的新筹建矿区,最远的项目部要10天左右才能收到,有时都过了时效期,给公司造成不必要的损失。

随着信息化建设的发展,建立一个协同的办公平台已经被提上了议事日程。经过我们对多家OA产品的考察发现:价格高达几十万的OA产品和价格不到万元的通达OA产品在核心功能上是一样的,并且从界面、执行速度、易用性等方面还比不上通达OA产品,也就是说假如我们耗资几十万元购买了极少应用甚至不用的功能而且还得硬着头皮去熟悉那复杂的操作,然后再一个人一个人的去现场培训,想想头都晕了。于是我们一致同意购买通达的OA产品。

二、部署网络环境

在中心机房设WEB服务器,通过光纤专线接入INTERNET,所属各单位及项目部通过现有的接入INTERNET方式登录公司OA WEB服务器。

三、产品安装

本来我们都做好了安装调试的各种准备,可令我们惊讶的是整套系统的安装竟如此的简单,三分钟完成全部安装,我们反倒有点不适应了。于是我们就此系统作了全方位的检测,一切正常!

四、试运行

我们设置了几个用户,对通达OA系统的各个功能模块进行了使用,感觉非常实用、易用。包括使用频率最高的内部邮件、个人短信、个人文件柜、公共文件柜、工作流、公告通知、新闻发布等,无论你身处何地,只要能上网,就可以登录OA系统,完成自己的工作,就如同在办公大楼内部一样,真正做到了办公无处不在。这也让我们大大松了一口气,我们的决定是正确的。

五、正式运行

通过试运行,增强了我们对通达OA系统的信心,于是我们正式投入运营。向全公司公布了登录OA系统的方式,一开始就在公司内引起了巨大的反响。"太方便了、太好用了"。不论是同在办公楼内办公的人还是远在国外的项目部,都发出了同样的声音。

"实践是检验真理的唯一标准",通过一次事件便充分说明了通达OA系统对我们的重要性。某一天,我们的光纤线路因故中断,我们的办公电话也就立即成了热线电话。山东的项目部来电话,"OA系统怎么不能登录了,我们正急着报材料呢。"江苏的项目部来电话,"OA系统怎么不能登录了,我们正急着报表呢。"内蒙的项目部来电话,"OA系统怎么不能登录了,我们正下载文件呢。"山西的项目部来电话,"OA系统怎么不能登录了,我们有一个工作流正等着转交呢。"美国的项目部打来越洋电话,"OA系统怎么了,我们有一个标书急需领导批示呢。"社会保障部的人跑来问,"OA系统怎么了,我们正等着所属单位的社保基金数据呢。"…… 整整四个小时,我们就坐在电话旁作解释,连上厕所的时间都没有。幸好光纤线路及时抢修好了,不然我真不知道那一天我该怎么过。

六、一点建议

能否将此系统作成集团式系统办公模式,对系统管理的权限进行细化、分级,那样通达OA真的将无敌于天下。

最后,祝愿通达OA做的越来越好!