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OA实际应用

江苏新泉汽车饰件股份有限公司常州分公司应用案例

个人介绍

2008年毕业,专业计算机信息管理,毕业后在南京某科技公司就职,主要从事医学数据库平台的销售和技术售后,该平台较OA有一定的局限性,当时只能在内部访问,功能方面也无OA如此多,但专业性较强,皆是各种医学类专业知识,外部人员一般无法获得。

2010年进入新泉,开始接触通达OA,实际公司从2004年开始便使用通达OA,一直使用至今。接手IT工作后便开始着手工作流的工作,之前一直未启用工作流功能。

进入制造型企业后,理论知识才得到实际的应用,从网络工程到网络规划,信息化管理更是举足轻重。

个人专长为网络工程和规划,企业信息化管理。进入新泉后将公司网络进行过几次较大规模网络布线更新,网络VLAN划分,AD域的规模使用,企业邮箱建立等等。

企业介绍

公司名称:江苏新泉汽车饰件股份有限公司常州分公司

成立时间:2000年

公司人数:200人以上

年销售额:约10亿

公司简介:主要从事汽车饰件塑料件的制造

OA选型过程

OA的选择首先考察其功能是否完备、技术是否成熟、企业是否沉稳、售后是否到位、模块是否灵活、再开发功能是否便捷等等。

目前通达OA的使用情况

目前OA使用已6年时间有余,客户端人数近350人,同时及稳定在线人数近200人,主要使用模块有“个人事务”“工作流”“行政办公”“知识管理”“人力资源”等,另“CRM”“培训管理”“公文管理”“档案管理”“项目管理”“报表系统”“交流园地”等还未完全使用。

通达OA功能与实际应用举例

个人事务

模块中主要使用内部邮件和公告通知功能,80%以上邮件及95%以上通知公告通过OA系统;“工作流”模块中主要使用各种工作流程,无论在哪领导都可以审批;“知识管理”中公共文件柜功能活用,将一般文件和其余文件分开,一般文件按设置人员可在线阅读查看,而某些文件夹内容供某部门人员使用,提供一个24在线的网络文档,可以随时查阅和更新等等。

信息发布

公司各类通知及常用文档(如各部门电话)等,都是通过OA公告发布,有专门权限的人员发布,一般为人力资源部经理。

工作流

出差申请单

流程功能:规范员工填写出差申请及计划总结的过程,形成固定流程,流程最后汇入财务部门,供财务部门查阅及核对出差人员费用报销情况。

流程流转说明:部门人员提出出差申请,经各级领导审批,最后反馈到财务部门。

使用范围:所有在职员工。

流程图:

流程图说明:

1、第一步,由需要出差人员提出出差申请,并填写出差目的及工作计划。该步骤中所有需填写内容必须有内容,否则不能转交下一步骤,且其他非本步骤内容均不可写,转交下一步为智能选人,默认为本部门主管;

2、第二步,交由部门领导审批,审批通过到步骤3,不通过到步骤6退回给申请人,批示可能有其他工作安排,流程结束。该步骤中领导只能批示,不能对申请人填写内容加以修改,批示完成后智能选人为流程发起人;

3、第三步,申请人接受到领导审批后,出差,回来之后填写工作完成总结情况,提交给领导再次审批。该步骤中只能填写工作完成情况,其余内容均为不可写,默认下一步转交人员为上一步骤批示人员;

4、第四步,领导查阅工作总结,如总结不实或不够详细,退回3步骤,出差人员重新填写工作完成总结,再提交于领导,领导批示通过后转交财务部门人员。该步骤中转交下一步人员只为财务部人员,不能选择其他人员,默认为某某某;

5、财务部人员在出差人员书面提交报销费用单时,查看其出差记录(通过流程流水号或查询工作流),核对其报销明细,核准后财务进行会签,但不能修改之前步骤中的任何内容,至此流程结束。

上图可以很好的说明工作流对于日常工作带来的便利,单单出差申请单一个流程,可以减少财务人员每月报销核销时翻阅大量纸质出差单的麻烦,鼠标轻点就可以直观得反应出某职员出差的次数及时间段等详细记录,是信息化办公的一个重要里程碑。

数据解密流程

流程功能:规范技术中心保密数据的外发工作,使得数据流通有严格流程。

流程流转说明:部门人员提出申请,经各级领导审批,后经技术部文书外发数据,所需解密数据以附件rar压缩包形式跟随流程表单,最后由文书解密后外发。

使用范围:一般为技术中心职员。

流程图:

流程图说明:

1、第一步,由职员提出申请,并填写相关信息。该步骤中所有需填写内容必须有内容,否则不能转交下一步骤,且其他非本步骤内容均不可写,转交下一步为智能选人,默认为本部门主管;

2、第二步,交由部门领导审批,审批通过到步骤3,不通过到步骤5退回给申请人,流程结束;

3、第三步,由技术中心总经理审批后,提交给技术中心文书,批示数据外发。不同意则返回申请人;

4、第四步,文书外发数据,并注明数据去向,结束流程。 

此流程主要将原本技术中心数据解密纸质表单信息化,无需将繁多的纸质表单保存。

知识管理

公共文件柜也是我们企业用处较多的一个功能模块。

公司将日常文件,技术文件,各类标准文件等等,全都放在公共文件柜中供人参阅,但权限设置为只能访问,不能下载打印等等,这样很多公司的内部文件就可以保护起来,至少安全性比一般的要高。

另还有部门,分公司,将各自的文件放在文件柜中某一文件夹内,下放权限,供不同的内部员工参阅、下载、更新等。

网络硬盘主要放一些常用软件,如打印机驱动,OFFICE等等,内部限制外网的用户就可以通过OA来下载常用软件,而不需要通过外网。

OA知道中放置一些常见的电脑故障解决办法,一般问题通过查阅即可解决问题,一来省去IT人员工作量,二来提升职员自身的IT知识。

其它功能模块

系统资源管理功能,系统资源监控查询。该功能目前仅仅为OA管理员开放,因为公司内部从下到上每一层每一周都要求上交周工作计划及总结(通过OA邮件发送),人力资源部领导要求IT人员每周查询提交情况并汇报至人力资源部,此为员工和领导的考核部门。

通达OA产生的效益

公司使用通达OA已经有好些年头,从基础的版本功能到现在的多样化,随着通达OA的成长,公司亦在飞速发展。OA办公平台给公司带来的不仅仅是信息化的集成办公环境,更是一种便捷高效的办公手段。

通达OA内部邮件为公司目前使用最为频繁和重要的功能,不光本地公司在用,其他地区各分公司也通过OA平台来办公,日常工作、报告等等都通过OA内部邮件发送,通达OA真正已经成为不可或缺的办公工具。