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通达OA助力中小企业—打破区域限制,建立高效率的办公平台

东晟和电子工具有限公司应用案例

作者:东晟和电子工具有限公司  刘鑫

个人介绍

个人资料:刘鑫,男,36岁。

从业经历:十几年的IT服务和IT服务管理经验。曾经服务过的企业类型有港资上市企业、国际制造型企业、中外合资企业及民营企业。对于各类型企业的IT需求及实现都有着丰富的理论和实践经验。获得过MCSE、MCDBA、RHCE等多个系统应用证书,担任过多家公司的IT部门负责人,负责过几十个IT项目的实施工作。

个人强项:IT部门的建立、管理、优化;IT项目的实施;IT系统的导入、应用;业务流程的建立和优化。

通达OA使用经历:2010年开始使用通达OA至今。成功在东和应用通达OA系统,并推荐通达OA给多家公司进行成功实施。

企业介绍

公司名称:东晟和电子工具有限公司(简称东和)。

成立时间:1995年。

公司人数:150人左右。

年销售额:1.5亿左右。

公司简介:东和成立于1995年,总部位于东莞,全国有十个办事处,主要服务区域为华南、华东和华北。主要业务是代理MRO工业品为大中型生产制造厂商提供供应链配套服务和技术改造服务。

东和从早期的定位“满足客户所需”,立足珠三角,辐射全国,满足众多电子制造和研发企业对于MRO工业品的需求,逐渐发展到“提升效益整体方案解决商”的定位,结合十多年来的行业经验,通过对MRO工业品的配套组织、产品应用、非标改造、技术研发来提升客户的效益。

东和代理、分销的全球品牌有数百家,涉及到的产品有20000余种,是众多电子制造和研发企业的重要供应商。产品业务广泛覆盖光电行业、半导体业、工业电子、消费电子、汽车电子、通讯等行业,服务范围涉及全国各地。

东和推出的的电子制程方案,从最初的工具、设备、仪器仪表、化工辅料、静电净化五大系列产品的提供,到目前已成功将电子制程方案中决定产品生产工艺的两大制程环境(净化、防静电)及十大制程技术(焊接、紧固、润滑、粘接、粘贴、测试、测量、光学、SMT、环境模拟)运用到整体服务中。已成功为数千家企业导入电子制程方案的应用技术支持及配套服务。

OA选型过程

像东和这种以代理、销售、服务为主的公司,存在着几个共同的特点:

1)产品种类比较复杂,有核心的供应商和客户,通过满足供应商和客户的需求来盈利。

2)区域跨度大,人员分布广、不集中、流动性大。

3)注重客户的需求,关注工作效率,灵活快速。

针对这样的需求,东和在2003年就导入了ERP系统,主要模块是进销存和财务,以解决产品的组织问题。

为了更好的关注用户需求,在2010年年中东和又导入了CRM系统。

在两套信息系统导入后,还有很多的日常需求未能用系统解决。主要体现在以下几个方面:

1)需要解决多区域人员的日常沟通协作问题。

2)需要快速解决多区域人员的日常审批问题。

3)需要搭建知识库,满足多区域人员的信息共享问题。

4)需要建立企业文化,解决人员不集中所造成的各自为政问题。

5)需要提升工作效率,满足人事、行政的快速反应需求。

6)需要建立公司、个人的一体化平台。

7)需要解决移动用户的方便性、安全性问题。

对于这些需求,多数集中办公的公司通常采用邮件系统和内部局域网系统来解决,部分也通过专线连接几个集中的办公室来搭建信息系统。但这些方式对于办公地点达十几个的东和来说,无论是从成本上还是方便性上都是很难解决的。

此时,OA系统就成为了解决这些问题的最佳方案。

可是面对市场上五花八门、参差不齐的OA系统,哪一家OA系统更适合东和呢?

OA系统的选型相对ERP系统和CRM要简单很多,因为我们对于它的需求和定位会更明确,而且多数的OA系统都有测试环境和系统可供测试和演示。

总结东和的需求和OA的功能,我们的选型重点主要集中在以下四点:

1)简单。安装、管理、维护要简单,日常使用要简单、能快速上手。

2)实用。能真实解决日常办公需求,日常需求功能要具备,具备的功能和模块要实用。

3)服务好。要能不断升级和扩容,可以与其它系统进行必要的数据交换和连接。

4)性价比高。在满足需求的基础上,尽量节省投入的费用。

在选型时考虑过多家不同的OA系统,这些OA系统采取了不同的平台、销售模式、实施方式和价格策略。

我们在实际选型时做的最主要工作就是看供应商演示和自己做测试。

在测试过程中,最终通达OA以它的界面、功能、价格和服务的综合优势得到了我们的认可。我们也成为了通达OA2010版的第一批用户。

目前通达OA的使用情况:

2010年11月份通达OA系统在东和正式上线至今,已经接近两年的时间。在这段时间内通达OA经过了2011版和2011增强版的升级,很快又要迎来2012版的升级。

在我们公司,每一名员工入职之后都会有一个OA账号,哪怕是一名保安、一名厨工都可以在通达OA的平台上做工作流的处理、了解公司的资讯,大部分工作都可以做到无纸办公。通达OA精灵日常在线用户在50人以上。

通过一年多的OA系统应用,我们已经用到了通达OA系统的大部分功能。

这些功能包括:

沟通(电子邮件、内部短信、手机短信、OA精灵、讨论区、论坛、通讯薄);

流程(内置工作流、工作流);

知识(个人文件柜、公共文件柜、网络硬盘、讨论区、论坛);

行政(公共通知、新闻、投票、办公用品管理、会议申请及管理、车辆申请及管理);

计划(日程安排、工作日志、工作计划、项目管理);

人事(人力资源)。

下一步的主要应用的模块和功能将是:

档案(档案管理、公文管理);

集成(考勤系统与OA的集成、KPI考核与OA的集成、ERP系统与OA的集成)。

通达OA功能与实际应用举例:

信息发布:

对于公司正式的公告和通知,采用公告通知功能,并且可以限制所发布的范围。在公告发布的同时发送手机短信给相关人员进行提醒,确保通告通知发布的有效性。

对于非正式的公共和通知,如人员的入职离职通知、自发组织的活动、内部的企业文化活动通过新闻和图片新闻的方式进行发布。

通告通知和新闻解决了之前发布的公告无人看或者无法看到的情况。保证了信息传递的有效性、及时性和可追溯性。

工作流:

我们将日常运作的业务流程分为三类,分别用ERP、CRM、OA系统来实现。OA系统主要实现行政办公和部门协作的工作流。

部分常用的工作流如下:

在公司内部有一个工作流是应用最多的,那就是请假流程。

在请假流程中需要注意的关键点是:

1)使用SQL语句调取相关的档案数据。

2)根据不同的职位和请假天数,有不同的审批流程。需要根据这些规则制定不同的转入条件,根据转入条件自动选择合适的路径。

3)根据不同的部门自动选取部门的审批人员和角色。

4)判断录入内容是否正确和合适,制定不同的转出条件。

5)确定回退路线及方式。

知识管理:

知识管理中的个人文件柜是用户自行管理的,公共文件柜主要用来管理公司知识库和共享文件。公共文件柜通过权限控制,使得每个人只能访问自己权限范围内文件和目录。管理层可以通过公共文件柜查看所有相关文件,实时获得最新数据。

网络硬盘是OA与文件服务器的个人、部门、共享目录进行连接,保证文件服务器的数据同时可以通过OA系统进行访问,实现移动办公。

内部讨论区和论坛:

在OA系统应用初期,我们使用的主要是讨论区,因为讨论区的账号、提醒与OA的集成更好。

为了更好的建立企业文化,我们下半年已逐渐向论坛过渡。利用通达OA与Discuz!X2的集成获得更多论坛功能,并将系统的应用与企业文化相结合,进行积分的有奖兑换或者评级活动。

行政办公:

东和主要使用的行政办公功能有办公用品管理、会议申请与安排、车辆申请与安排。

HR和IT负责的办公用品的申领和管理全部通过OA来实现,实现申请、审批、管理和生成相应的报表。

为了保证会议室资源的更好利用、保证会议的通知有效、对会议可追溯和提醒个人进行日程安排,会议的申请也通过OA系统来实现。

我们公司有超过二十辆车需要管理,如何保证车辆的合理利用是一个很大的难题。通达OA的车辆管理功能保证了我们的查询、申请、调度、通知、记录和费用报销需求。

日程安排:

无论是管理者还是普通员工,对于日常的日程安排都需要关注。因为日程包含着工作安排、提醒、记录,关系着部门上下级的沟通协作和同部门多区域的日常管理。我们要求尽可能将主要的工作进行记录以供自己和上层领导查看。

工作计划:

对于时间短、任务和协作人员比较少的工作,利用通达OA的工作计划进行管理,保证某件工作在一定时间内完成,对整个过程可以实时的跟踪和批注。

项目管理:

对于需要作为项目进行管理的工作,采用通达OA中的项目管理功能。项目管理模块的功能基本能满足日常的项目管理需求,包括项目的建立、成员的确认、任务的分配、项目文档的管理、问题跟踪、流程、甘特图等。

通达OA精灵:

通达OA精灵已成为东和员工打开电脑后自动运行的一个程序。通过OA精灵能轻松地使用OA的所有功能、实时的查看当前的人员在线状态、及时的进行内部沟通甚至远程帮助同事解决电脑问题。

OA精灵可自动从OA人事档案中获取照片,从OA中取得相关的联系信息。通过OA精灵还可以查看更多开放的个人资料。

通达OA的不足之处

通达OA的各方面功能都基本具备,只是在一些功能的细节上很难兼顾到所有用户的需求。如果在某些细节上做的更精细化一些,将其他OA的优点集成进来或者可以允许用户简单的定制就更完美了。希望通过通达OA的服务平台能够解决更多的这种需求。

通达OA给本单位带来的效益

总经理:

每日打开电脑后的第一件事情就是将所有需要自己审批的工作流进行处理,不在公司也可以做审批,提升了工作效率。

对于各部门的工作报告、项目、计划也可以通过OA系统实时查看。

部门经理:

审批有工作流,日常工作有日程和计划,重点项目有项目管理,信息共享有知识库,沟通有内部邮件和OA精灵。即便是移动办公和管理区域分散也能掌控部门运作。

工作流有内置的流程,工作流的处理过程有完整的记录,减少了部门间的扯皮和推卸责任。

职员:

所有公司人员的沟通都可以通过一个OA平台及时解决。

新员工可以快速了解公司,快速找到所需的人员信息、文件资料。

有了工作流,不用跑上跑下,也不用担心相关负责人是否在位,点一下鼠标工作流自然流转,办理过程也可以随时查到,完成之后还有提醒,等于每个人都配备了一个专职秘书。

IT部门:

OA系统最主要解决了一个中小型企业IT人力资源投入不足的问题,即IT人员的数量、能力和流动的问题。

IT人员的精力从之前的关注电脑、关注网络转为关注业务流程、关注部门协作。

OA系统提升了工作效率,自然体现了IT的价值所在。