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通达OA:合作双赢,共谋发展

上海泰盛浆纸集团莆田市泰盛包装彩印厂应用案例

作者:上海泰盛浆纸集团莆田市泰盛包装彩印厂  于建达

节前,本人在通达正式用户群里,偶然听到其他的用户朋友提到通达公司要办第三届征文活动的事,一来我知道自己根本就不是写文章的料,二来年底手头正忙,就没有太留心这件事。春节那几天放假回了老家,在家我想测试一下从外网登入单位内部OA效果怎么样,偶然间我逛到了通达的官方网站上,并在上面看到了几篇前两届用户发表的征文。呵呵,我原以为征文要写什么很高深的理论,原来都是一些用户以平实的语言叙述自己对应用通达OA的经验与感受。我想了想,反正也闲着无聊,与其让自己成天拿着电视遥控器不停地换台来消磨时间,还不如写下2008年最后一个月上通达OA的一些经历与感受。

一、企业信息化现状与困扰:

本人就职于莆田市泰盛包装彩印厂,任信息技术主管。该厂以生产纸板、纸箱、彩箱、鞋盒为主,隶属于上海泰盛浆纸集团有限公司。上海泰盛集团创办于1993年,是一家以种树、制浆、造纸、纸制品贸易、纸箱与纸容器包装、印刷等林纸产业链为一体的集团公司。集团拥有6家全资子公司,分布于上海、浙江、福建、广东等沿海省份,员工4000多人,年销售额100亿。集团信息化建设是从1999年开始的,也就是我毕业加入这个企业的第一年,信息化建设一路风风雨雨,走过了异常艰辛的路程。6家企业虽然同属纸制品行业,处于产业链上下游的关系,但是内部的生产方式、产品结构与工艺流程完全都不一样,所以信息系统的流程导向也不一样,这就迫使我们要为逐个企业开发信息系统。比如,我们的造纸厂,是按市场需求预测来大批量投料生产的,生产出来的产品可以先库存起来,一部分销售给自己的包装厂,一部分销售给直接客户。然而我们的包装与彩印厂是严格依据不同客户的订单指令来生产的,客户告诉我们印刷什么样的图案、什么规格、多少数量、什么时候交货等等,我们必须"按单生产",产品不能有库存,多生产出来的全部要当废品处理。为此,我们集团各企业各自拥有不一样的"业务—生产—财务"流程的ERP系统,他们每一笔的原料采购、客户订单、工艺设计、生产排程、物料投放、机台产能、工序控制、品质管控、成品入库、成品出库、计件工资、成本核算、客户对账、收款付款、报关报税等,都通过各自企业的ERP系统来管控,每一笔业务的物流、资金流、信息流的来源与去向都在系统中一清二楚地体现。

然而,ERP只是解决了我们以生产流程为核心的一系列问题,让管理者能全面掌控生产经营、成本利润的动态情况,而以办公流程为核心的信息传递却一直困扰着我们。比如,我们集团总部与各个企业之间的财务审计、人事任免、请示批示等形成的文件往来、文件会签、项目审批、各企业领导班子的绩效考核等,还是需要依赖集团网站、集团邮件服务器、QQ、电话、传真等途径来传递,企业越发展壮大,大家越感觉到对生产业务类的处理得心应手,但对办公流程类的信息处理力不从心。

放下整个集团层面的信息化不谈,单独就拿我们莆田这个包装彩印厂来说,由于厂区面积大、部门多、办公楼距离各个车间现场很远,文件分发费时费力,加上我们是福利性企业,聋哑人只能看信息不能电话交流。各类办公文件互递与信息的发布程序十分繁杂,时效性也很差,我尝试过很多种办法但效果都不能令人满意。

(1)依赖局域网文件服务器共享,存在权限难以控制的问题,比如谁能看谁不能看,谁能改谁不能改,也存在查阅记录的问题,比如谁看了谁还没看。

(2)依赖QQ即时通讯存在私加QQ好友、员工聊天的对象无法管控的问题,QQ对外网传递文件造成资料外泄的问题。

(3)依赖架设内部邮件服务器,虽然可以管控收发对象,邮件附件等,但是做不到即时通讯、即时提醒。

(4)依赖员工配备U盘等移动存储器,在单位内部与家里、出差单位之间的文件传递,存在资料不可控的问题。看来文件服务器、QQ通讯、邮件服务器、移动存储器这四个方案都不能满足内部办公、远程办公的文件传递需要。

那么,构建企业OA办公平台是唯一的出路。

二、通达OA,轻松愉快的上线经历。

五年前我们企业上ERP的时候经历了高层争吵、中层观望、基层抵制,从整理需求、供应商选型、项目签约、系统实施、系统上线,整整用了一年的时间才成功上线。ERP项目的成功,让全体员工从"要我用ERP",到"我要用ERP"的转变,我自身也由一个不起眼的小网管成长为举足轻重的信息技术主管。由于我们企业内部有了ERP信息系统的支撑,加上邮件服务器、文件服务器、QQ即时通讯的辅助,信息化建设取得了阶段性成果。这些年来,身兼信息主管与ERP系统二次开发角色的我,把工作精力侧重点放在了ERP上,OA在我脑海中还是停留在五年前我对OA产品的理解上,一直以为它是一个投资高、见效慢的项目。直到08年底的一次朋友聊天中,他向我推荐通达OA,还提到了可以免费试用一年。我当天就到通达的网站上下载并安装了试用版。

当时如果只是把OA看成为一个独立的办公系统,我完全可以把这个项目分配给部门的网管来负责推动。但是考虑到将来OA与ERP的结合,一定少不了二次开发,所以我选择了亲自部署这套OA系统,以加深自己对这套OA系统的理解。以下是我们大概的上线过程:

产品试用第1天,我开始部署了30个用户,启用"内部短信""内部邮件""公告通知""日程安排"四个比较简单的功能。

产品试用第3天,我决定规模化试用,申请了500用户100天的补丁。我记得是在当日就收到了通达发来的这个补丁。

产品试用第7天,网管跟我汇报,从通达网站说,除了浏览器的web登入方式外,还可以安装"OA精灵"的方式登入,就像QQ一样。于是我们全部推荐使用精灵,设置开机自动登入。

产品试用第30天,我们在OA上发布了一项"网络投票",结果在77%用户"同意,建议上OA",15%用户"弃权,上不上无所谓",8%用户"反对,不要上OA"。我们分析了一下:弃权的多半是因为登入时长比较少的,可能对产品欠缺了解。反对的用户,全部是工作上没有对外联络的人员,是对内服务的后勤人员,这类员工担心上了OA,他们的电脑就没有理由再保留互联网了,他们为的是保护自身利益才反对。

产品试用第35天,终止邮件服务器、终止文件服务器,架设OA服务器,限制部分员工使用QQ与访问互联网。

产品试用第38天,开放OA服务器的外网访问端口,向内部员工公布在家里如何访问本单位的OA。同时向各驻外办事处公布地址。

产品试用第100天,可以说产品已经深入人心了,从总经理到最普通管理人员都对产品很认可, 所以OA项目的立项审批几乎是一路绿灯:(a)项目可行性分析免了;(b)项目风险评估也免了;(c)项目预算,本年度信息化专项预算资金非常充足;(d)项目供应商选型,按制度是我们最少考察三家,由于试用通达产品100天,我们对软件的各项性能与服务都非常满意,于是决定不再找其他供应商;(e)项目商务谈判:没什么好谈的,价格与服务都在通达的网站上了。一切OK,最后一天签约!

三、期待将来的深入合作:

2009年1月12日,上海泰盛浆纸集团旗下的莆田市泰盛包装彩印厂成为通达OA正式用户。2月1日,在集团年终大会上,莆田市泰盛包装彩印厂 "OA软件项目"被上海泰盛浆纸集团管理推进办公室评为"2008年技术进步与管理创新鼓励奖"。我和网管拿到了奖金1000元,同时为我厂争得一面锦旗。虽然是小小的鼓励奖,却是代表集团对我们一个月以来辛勤工作的极大肯定。

我集团在信息化建设的方面将持续投入资金,加强内部IT队伍培养,加强与国内外ERP系统集成供应商、OA供应商、信息安全产品供应商在企业管理、产品集成、二次开发、人才培养等方面的合作。09年我厂作为集团构建OA办公平台的一个试点单位,要当好示范作用,做好"练兵"工作。北京通达作为国内用户群最大的OA办公平台,以优质服务,低廉价格,持续更新等特点广受用户好评,虽然我接触通达产品的时间不是很久,但是从各大媒体网站、通达官网、通达用户服务群中,真切感受到了这一点。期待今后我们能够合作双赢,共谋发展。