400 818 0505

通达OA让公司与我一起腾飞

广州梦都美织物有限公司应用案例

作者:广州梦都美织物有限公司  彭俊

我是从事财务工作的非计算机专业人员,我公司是2006年下半年开始试用通达OA系统的,在一次公司会议上,提出订单复印数量太多,各环节需要100多份才够用,复印工作量大,老总提出可考虑公司无纸化办公来节省大量的复印费用,会议后我就开始收集了解这方面的信息,虽收集的相关软件比较多,但一直未找到合适的OA软件,有的OA软件虽让试用,需申请试用账号,确认手续复杂,有的OA软件不能试用且需直接付款购买,所以一直未找到合适的OA系统。后来在与信息科同事偶然的一次聊天中得知他们早已安装了通达OA软件试用版,于是我迫不及待想了解和试用通达OA系统的各项功能,信息科的同事安装的通达OA早已给少数几位同事试用,我自己从上网下载了通达OA软件安装在我自己的电脑上,感觉通达OA系统安装过程非常简单,几分钟即可安装好,对硬件及操作系统要求都不高,现在一般办公使用的大多数电脑及操作系统都可安装。通过在我自己电脑上安装的通达OA系统对各项功能的了解,感觉非常适合作为我公司信息与管理沟通的平台,OA的工作流、内部讨论区等功能非常适合应用于采购、生产、开发、设计、销售、财务等公司各内部管理关键环节。

在不久后,原信息科的同事安装的通达OA试用版到期,于是在公司财务软件的服务器上重新安装了通达OA软件在全公司范围内进行试用。

1、充分利用OA系统的内部讨论区功能:建立了订单发布区、生产进度报表发布区、各项生产指标发布区、采购价格交流区、销售价格讨论区、财务报表发布区、财务分析交流区、及待处理问题交流区、各部门的专业交流区等。这些讨论区均可针对具体人员、部门、角色进行权限控制、既方便沟通解决问题,又加强了保密性管理,并且通过这些内部交流区收集的相关信息,能快速有针对性地解决问题,既提高了工作效率,又提高个人能力。

2、工作流的推广,无纸化办公的梦想:在工作流推广过程中,选择了对出现问题较多的包装物内部流程进行改革,每订单的包装方式、纸卡、纸箱、条码等印刷品都需定制,客户修改的次数多,包装物又经过销售、储运、仓库、生产、采购等众多环节,订单包装物版本较多,复印量大,总是出现传递过程中版本交接错误,出现的大多数问题都是由于自身原因形成的,有时一个订单印刷错误就损失好几万元,每个星期的公司内部管理会议都提出包装物出现问题,延误发货,不但需补订包装物,还需因延期发货支付的运往国外的空运费,于是根据包装物内部管理特点,设计了OA系统包装物管理工作流进行第一次OA工作流试用,通过包装物工作流程的附件来传递电子文件的印刷标准,每修改和重新确认包装物变更都通过工作流来进行每一步确认,试用一个月后感觉包装物问题减少了90%,并且削减了大量的复印费用,每步确认准确,工作效率得到了极大的提高。

在初尝OA工作流带来的胜利喜悦心情后,又开始修改了采购报价、采购申请、销售报价、新产品样品成本测算、逾期未回款处理、固定资产登记、调拨、处置审批、请假申请、入职审批、离职审批、合同审批管理、质量问题处理、请款(借支)、费用报销等公司核心业务流程,这些公司核心业务流程全部改造成OA工作流后,已初步实现无纸化办公。

在对上述业务改造成功后,公司领导敲定了购买通达OA系统方案,后来我不断地参与OA系统测试,向通达技术开发人员提出了自己的一些建议,通达OA将适合大多数客户需求的建议,不断地加入到新版OA系统中,让我也分享了成功的喜悦,我又将更加完善的OA系统新功能逐步应用于我公司各项管理业务之中,在利用OA系统完善公司业务的同时,接触了大量业务知识,提高了自己发现问题,解决问题的能力,又带动公司的整体管理水平的提高。现在老总出差在外,登录OA系统,及时了解公司采购、生产、销售等全方位的经营管理信息,通达OA系统为公司腾飞提供了绵绵不断的动力。