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通达助黄泵腾飞

黄山工业泵制造有限公司应用案例

作者:黄山工业泵制造有限公司  凌敏

一、个人介绍

个人介绍:凌敏,安徽省黄山市人,现就职于黄山工业泵制造有限公司,目前的岗位是网络经理,我有较好的计算机知识和应用能力,对单机和服务器的维护也有熟练的掌握,对常用的办公软件、制图软件、视频制作等有所了解。公司于2008年开始试用通达OA公司产品,2009年购买了Office Anywhere 2011 增强版 完美服务版,从试用开始就接触通达OA,后台一直由我一个人进行打理,使用至今对OA各功能模块不断地摸索、咨询,现已能熟练操作掌握,个别模块因为公司使用可能性不大,因此现在还未使用。

二、企业介绍:

公司名称:黄山工业泵制造有限公司(品牌:RSP黄泵)

成立时间:2003年

公司人数:200-300人

年销售额:9000多万

公司简介:黄山工业泵制造有限公司坐落在黄山市屯溪区九龙工业园,占地面积4.5公顷,标准化厂房1.3万平方米,是一家专业从事螺杆泵研发、设计、制造、销售和服务的高新技术企业。公司创建于1996年,注册资金1200万元,目前人员规模是200多人,年销售收入8000多万元,年上缴税金1000多万元。

公司成立十年来,通过历年对主导产品螺杆泵持续进行扩大生产能力的技术改造投资,公司主要有三螺杆泵和双螺杆泵两大类产品,共有20多个系列、500多个品种,并创立“黄泵”和“RSP”螺杆泵专业品牌。公司产品覆盖全国冶金、电力、石油、化工、建材、船舶、机械等行业,部分产品 已经打入国际市场。未来十年,公司将以“使螺杆泵得到最普遍、最有效的应用”为使命,继续遵循“专业、品质、服务、共赢”的经营理念,继续依托强大的科研技术实力、过硬的产品质量,以良好的信誉和完善的售后服务,在保持中国市场优势的同时,积极扩大国际市场,朝着成为“国内领先、国际知名” 的螺杆泵专业企业的目标不断迈进。

三、OA选型过程:

公司在未使用OA之前,内部信息交流不畅,通知通告发布均已纸质张贴形式,这种形式在传达的及时性很差,为了解决这种问题我们一直在寻找解决办法。无意中通过网络搜索,现代化企业都用OA自动化办公系统这种软件,之后就是和各种软件厂商联系试用,通过对多个版本OA软件的测试、比较,在2008年7月,主动向公司推荐了通达OA试用版本,在公司推广使用,并于2009年4月,申请购买了通达office anywhere 2008ADV-完美服务版。

四、目前通达OA的使用情况:

公司使用通达OA加上试用期已经有4年的时间了,也是从最初的08版本一直升级到现在目前最新的2011版本,功能上一直在增强涵盖了目前中小企业和大型企业的方方面面。公司目前每天同时在线人数是100多用户,在用模块分别为:1、个人事物(电子邮件、消息管理、日程安排、工作日志、个人文件柜、控制面板);2、公告栏管理(公告通知管理、公告通知审批、新闻管理、投票管理、管理驾驶舱);3、事务申请与查询(日程安排查询、工作日志查询、工作计划、办公用品管理、图书管理、会议申请与安排、公共通讯博、组织机构信息);4、工作流管理;5、公共通知;6、公共文件柜(公共文件柜、网络硬盘、图片浏览、OA知道、维基百科);7、人力资源管理所有模块。

以上所列模块可能和官方的不一致,原因是为了使用方便,我已经将高频次使用的模块单列了,例如工作流和公共文件柜,然后有些模块将名字更改了。

五、通达OA功能与实际应用举例:

我公司使用频率最多的模块是工作流、内部邮件和短信、公告通知、公共文件柜,每天的工作离不开这四样东西;

1、工作流:

公司目前建立表单和工作流分别为91个,工作流的建立使得每个人的工作不必跑来跑去,点点鼠标就可完成工作任务的派发,大大节省了时间,提高了工作效率。其中最突出的流程是销售合同会签单,这是现在关系到销售、生产、发货的一个流程,这个流程的建立,让我的同事方便了查询,原来是纸质文件,会签非常麻烦,查询要很不方便,要知道这个流程现在已经累积了有5076个,如果是纸质文件,这要查找是非常麻烦的而且查询的人多,容易弄丢。

2、内部邮件、短信:

公司员工客户端因为不能上网的缘故,因此除了通达OA外,没有其他的IM工具进行沟通交流,所以OA的内部邮件、短信息数量非常大,现在有可能会出现如果没有OA的话,员工可能不知道该以什么方式来发送信息出去,重要性可想而知。以下是内部邮件、短息的数据:

对于一个每日同时在线只有100用户的单位,这个量是很大的。

3、公告通知:

我公司现在使用公告通知模块发布公司现行的规章制度以及重要的通知,从购买至今发布的各种公告通知已达930条,记得以前公司使用纸质文件在食堂等公共场合粘贴或者以电话形式通知来传达,现在员工已经养成了每天打开OA后阅读公告通知的习惯,减少了纸质纸张的浪费节约了时间,从一定程度上提高了工作效率。

4、公共文件柜:

这是OA中的又一个使用频繁的重要模块,无论是公司制度、公告通知、工作计划还是一些流程都会经过文控员统一归档并开放权限供员工找寻方便,公共文件柜的使用提高了比原来查找纸质归档文件的便利性。

六、信息发布

公司公告通知、新闻的发布流程:

每个部门按照公司规定的这种流程进行发布公共通知、新闻,公共通知在OA中发布在上一节中也提到了,这里就不做阐述。

七、工作流

工作流是传统纸质流程在网络上的一个延续,优点自然就是节省了时间和纸张浪费,提高工作效率,和各OA软件公司宣传的一样是属于核心功能,应是企业应用最多涉及人员最多的模块,我们公司也不例外。OA软件的好坏关键就是看软件公司对OA工作流的设计,其业务流程的图形化设计能力,是衡量很多办公自动化系统(OA)、业务流程管理系统(BPM) 品质高低的重要依据。所以选择通达OA的重要原因就是因为这点优于其他OA软件。通达OA工作流的使用非常灵活多变, 能够对企业大部分现有的工作流程进行转变,变成OA工作流,我们现在一直在做的也是逐步的将现有的纸质流程进行一个转变。

表格相信其他单位都有,当你公司的员工需要用公司的钱时,必定是需要申请的吧,可能申请方式不一样,我们公司采用的是上面的这种表单来进行申请付款和领用现金,那么流程图如下:

说明:公司所有员工按要求填写黄泵借支(付款)申请单后,提交至部门负责人进行审核,审核完成则转交至核决人(失败退回重改),核决人是公司的分管,分管核决后转交给财务部主任会计,填写财务意见的,因财务意见内容比较多,所以采用1,2,3,4形式鼠标放上去后会有提示:
那么此部转交时主任会计需要根据申请的金额来判断下一步骤的经办人,

金额较少时(低于2000)直接转出纳转账,金额较大时或者根据申请类型不同(公司有具体制度)需要公司财务总监、总经理审核后再转入公司出纳转账或者发现金,最后出纳办理完成后交由财务部经理进行备案。

这个流程每天都会使用,因我公司存在两个厂区,因此如果用原来的纸质文件流转非常麻烦耗时间,采用这个流程进行办款后,员工不用来回2个厂区跑动,节约了企业员工办款的时间提高了工作效率。这也是很多工作流中的一个,其他的流程还有很多这里就不一一介绍,我想使用工作流你们都能体会这种便利。

八、其它功能模块

在以上未提到的我觉得比较好的模块还有工作日志和日程安排两项功能。

工作日志:公司从去年开始就发通知要求所有员工都要每天记工作日志,这项工作内容现在依然在进行,写工作日志有利于员工对自己工作的思考,记住每天所做的工作进程以及接下来需要做哪些工作,在月度总结或者年终总结汇报时,翻看自己的日志有助于想起自己每年的工作创新点和重点。

日程安排:部门负责人对于上司分配的任务就行分解并发送日程安排给部门下属,弹出提醒框已进行提醒督促,这点也是非常好的模块,新工作的交办和旧工作的提醒,无疑能使日常工作正常开张。

九、产生的效益

效益计算:我列举的是针对公司而言所获得的效益

计算公式:

一、成本效益(直接效益)

1、节约纸张和耗材费用。

①公告通知:1338次*1.5页*10份(每部门1份)*0.08元/页=1605.6元。

②公告文件:36657次*2页*10份*0.08元/页=58651.2元。

③邮件交流:45406次*0.5(每两次打印一次)*0.08元/页=1816.24元。

④工作流:32528次*2页*5份*0.08元/页=26022.4元。

⑤会议及培训发布:610次*3页*15份*0.08元/页=2196元。

小计:88791.44元

2、节约时间损耗:

①工作流中转:32528次*5环节*0.09小时/次*10元/小时(人力成本)=146376元。

②通知复印送达:(1338+36657+610)次*10份*0.1小时/份*10元/小=386050元。

③邮件、短信传达:(45409+14333)次*0.016小时/次*10元/小时=9558.72元。

小计:541984.72元。

累计直接效益约为:630776.16元。

二、管理效益(间接效益):

1、为企业实现无纸化、实现公司管理信息化推进,为公司后期推行ERP等软件提供了探索和人员基础。

2、实现了会议管理、人力资源管理、文件管理、即时通讯模块,使交流更加高效、顺畅,同时使各模块管理清晰、明确,方便了查阅。

3、实现了工作日志管理模块的使用,建立上下级之间交流、汇报、沟通的平台,使工作监控更加高效。

十、建议

使用了该公司OA已有4年的时间,使用过程中多少也遇到一些问题,比如刚开始功能模块不多的时候员工使用流畅,查询等也很块,随着数据的增加模块的增加等,希望贵公司能在数据优化上再下些功夫,尽量的加快访问和查询速度。主界面的模块变动上希望能给予更多的自由度,以下这图是根据贵公司给予的代码增加的板块很好用,希望能给予用户更多的自由度。

另外,在工作表单的设计上,我觉得还需要再改进,在设计表单时,往往从word,excel复制进入后会稍许有些变动,在制表过程中对单元格的宽度变动也容易拉的很宽或很细,或许可能是我没掌握到技巧,也希望通达能将一些设计技巧告诉我们。

最后希望通达OA再创佳绩,越办越好!