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我的通达OA使用总结

大连华氏流体设备有限公司应用案例

作者:大连华氏流体设备有限公司  胡传明

大连华氏流体设备有限公司是一家以制造加工介质过滤器为主的美资公司,创建于2000年,公司坐落在美丽滨城大连辛寨子由家工业园区。它属于传统的劳动密集型制造企业,公司的信息化水平受行业限制,大大落后于其他企业。在未上OA系统之前,内网员工常用RTX联络和收发文件,外埠子公司只能用Email和传真联络!每个部门仅仅限于处理自己日常事务,专业性较强,但没有部门间的协调机制存在。许多工作仍然停留在手工的、通过纸张和电话处理的水平上,中间的操作环节错综复杂,往往大部分功夫都是花费在重复劳动上;再就是,外埠公司交办的一件事情,无法知道办理的具体情况,无法监督和查询;员工之间的交流渠道相当有限,已有的经验形不成知识与大家共享,一个项目方案出来后不知道在什么地方讨论等等。

从总体上来讲,在未上通达OA前,公司的信息化水平相当的低,内外部的信息化都要加强:内部网内没有一个先进的信息发布平台,有的只是一个文件服务器,部门之间交换文件只能到文件服务器上翻找,非常之麻烦;对于平时的订单下发,生产,控制,监督,查询没有一个合适的手段;新员工进入公司之后,公司要花费很大的培训成本进行大量的培训,费时费力——基于此,公司决定建立企业内部的信息发布平台。

经过近半个月的试用和对比分析,通达OA的效果良好,性价比较为符合大连华氏的现实情况,其中的工作流模块也是引起我们关注的重要因素。所以在10月结束试用,正式与北京通达成协议,决定购买、实施北京通达OA系统。

大连华氏流从正式应用北京通达OA系统至今,已历时5个月,在此过程中,员工从不了解甚至是排斥OA到现在的日常办公都离不开OA,经历了相当长的一段时间,系统实施工作也经历了一番周折和痛苦。对于毫无信息化知识的人来说,使用OA信息系统的初期无疑是增加了其工作负担,若没有领导的大力推行,这种类似与变革的工作将面临尴尬境地。

一、系统准备

1、信息化小组的成立,OA项目实施小组的成立

从开发和测试各种适合本公司软件开始,兼对网络安全,数据安全等方面。对OA准备工作,包括客户机器的环境调查,网络测试,清除上网助手等拦截程序等。保证OA开始阶段一切OK!

2、初始数据录入

初始数据的录入,包括部门的划分和人员数据的录入。部门的划分 我们是按照公司现行的组织架构进行的,部门的代码具有唯一性,我们是采用数字进行的,如,工程事业部100,工程事业部 工业一部110,上下级部门数字差10,这样足够分配了,也保证了部门间的顺序排列。人员数据的录入。由于刚开始我们就从人力资源得到了各个角色,所以添加人员来就很轻松了!我们一般都让员工重设初始密码和个人信息,这很重要!

二、用户培训

基于公司OA用户水平的参差不齐,重视程度也有差别,为了共同提高效率,故坚持先着重培训一部分部门的骨干,由点带面,全面地、有计划、有步骤地实施OA。

1、 部门负责人的培训

OA的实施,不仅仅是一套软件的安装与应用,更是先进的管理理念的引入和灌输,借OA软件为管理手段,提高管理水平、管理效率和生产效率,在一定程度上强化团队协作精神,以此提高企业在行业中的整体竞争力。因此,OA系统的实施应首先从培训中高层管理人员开始。我们是这样进行的:首先由做为系统管理员的我,认真学习OA的基本知识、基本的发展历史以及如何理解通达OA系统,并大致讲了如何应用通达OA系统,然后培训中高层管理人员,让他们感受到进的管理理念的冲击。事实证明这样培训所起到的作用是十分显着的。在具体的实施过程中,由公司付总的直接领导和倡导积极应用OA,使得OA的应用深入人心。

2、 部门OA实施骨干培训

各个部门的工种都不相同,比方:财务,人事,生产,市场,文职等等,对于他们,我们先讲授基本的OA知识,然后听取他们对OA使用的看法和心得,并鼓励他们对目前的OA系统提出修改意见,并积极联系通达进行妥善处理。

3、 部门普通用户培训

OA的使用,以普通员工为主,可以不定期组织一起培训。但是由于我们公司员工比较多,子公司在外地的情况,这种方法不是很妥。我采用了电话、OA讨论区、通告发布使用说明以及msn或skype视频通话,OA骨干等多方面的支持!基本上解决了日常问题。特别的问题,反馈给通达等待解决。

三、工作流等重点模块

为了满足多个子公司和多个人都能在一个表格上实施工作记录,我在工作流模块挖掘最大的潜力!

我们按照公司为单位,共建设了30多个流程,包括:工作卡、出差计划、资金支出、项目讨论、订单、生产以及发货流程等。每个流程,每个表格,我们都专门和相关人员做过讨论,并听取修改意见,做到最完美状态。记得有一次,一个流程的表格少了一个单元格,我直接就修改了,但是发现关于此流的所有信息,数据都窜行了,当时真的郁闷了,没有经验,干着急。

工作流试用的时候,好多人都抵触,特别是财务,感觉这样不踏实,只相信手写的凭据。经过我们多次沟通,大家都做了妥协:打印流程中的部分字据,然后让当事人手写签字备案,这样才顺利通过!现在的工作流,不论是领导还是员工都用的基本满意,感觉方便,特别是正规,跳过了不少上下楼签字的环节,流程下去就知道你处理的情况了!协同办公效率挺高的!老板在家就可以审批资金,项目等重大事情了! 现在好多同事说起工作来,大多都说写个“工作流”来,你的“工作流”还没有到我这!看来公司的业务基本上都转到工作流上了,管理的思想已经渗透进来了!你知道对于一个民营企业来说,一个人领几杆枪打天下的时代已经过去了,管理必须正规化,标准化!当然老板和领导都碍于情面,但是对于OA来说,没有一点面子可讲!

四、合理利用

我们在获取部分源代码的基础上,添加了自己的特色模块。比如我们在考勤的页面里,加入了天气预报的代码,在桌面模块样例页面里加入了公司宣传动画等等,都收到了良好的效果。网络硬盘,个人文件柜、公共文件柜我们都做了标准和规范,并指定了专门的管理和上传人员,把文件写说明、编号,当成是一套文档管理系统来对待!

五、其他和不足

对于之外的功能:日程安排,内部邮件,内部讨论区,固定资产,会议申请等其他的功能我不一一多说了,我们领导说了一句话:能熟练掌握通达OA的1/3功能,员工的工作效率就会提升一大半!

当然,我们在使用中也逐渐发现了一些问题:人力资源和销售管理模块有点简单了;工作流感觉还是有点不灵活,能否加上必填项目;当多个人参与填写意见的时候,能否以不同颜色的记录区分开;节日、生日能否自动发送贺卡之类的;能否把客户端换个更好的。希望在通达和我们客户一起努力下,使OA一直处于良好的、不断完善的状态。

以上是本人对通达OA的基本看法,希望能给使用和正要使用通达OA的同行人以借鉴!

真诚希望通达和使用通达的公司或单位,信息畅通,事业发达!为企业信息化添砖加瓦!