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伍特实业工作流应用

深圳市伍特实业发展有限公司应用案例

企业介绍:

公司名称:深圳市伍特实业发展有限公司

成立时间:1997

公司人数:10-15人

年销售额:3000-4000万

深圳市伍特实业发展有限公司是伍特实业(集团)股份有限公司成员单位,成立于1997年,注册资本人民币600万元,是一家从事建筑设备工程的专业公司,公司具有雄厚的技术力量和丰富的实践经验。公司同时经营进口品牌建筑材料、建筑设备及其与建筑业相关的产品,主要包括美国A.O.SMITH家用及商用(燃气、电力)热水器系列及锅炉、四季沐歌太阳能、中宇热泵、空调系列产品及公司自主研发的WUTE(伍特)牌全智能中央热水增压循环系统。公司为深圳市燃气行业协会会员,具有建设局颁发的燃气燃烧器具安装维修资质证书。

OA选型过程:

07-08年公司使用美特CRM办公软件,期间停用了半年;大概09年公司领导想换一款能整合所有公司业务的软件(包括财务,工作日志,审批合同等),就在网上找了通达试用版,试用了1年后,觉得还可以,就购买了正式版,一直使用至今。

目前通达OA的使用情况:

目前公司使用OA软件已有3年,一般有15-20人使用。主要在工作流,项目管理这一块使用的比较多。

通达OA功能与实际应用举例:

我司主要是做工程这一块的,所以针对软件应用这一块,主要在工作流开发这一块,所有的项目都可以通过数据报表查找到所需要的信息,例如某个项目我司一共消耗了多少成本,某年某月在某家供应商采购了哪些产品,对所有供应商的付款记录都有存档,对所有曾经采购过的产品也都有记录,方便查找商品的价格,以及核对某项产品在最近几年内的价格波动;还有方便查找所有签订过的合同记录。以下为报表截图,很多数据都可以从数据报表里反映出来。

信息发布

我司的公告通知及新闻截图:

公司规定员工每天来到公司第一件事就是打开办公平台,所有公司的行政以及项目安排都会通过这里通知员工。

工作流

以下是我司工作流中采购付款申请的说明:

1、经办人填写采购订单;

2、转交到总经理审批;

3、总经理审批通过后再转交给经办人;

4、经办人收到总经理同意采购回复后,自动转到合同移交单。经办人同经销商签订合同,并移交合同到财务。

流程图:

流程图说明:

1:采购经办人填写合同移交单;

2:财务收到经办人移交的盖章的书面合同及电子合同进行存档;

3:经办人收到财务存档记录办理付款申请;

流程图:

流程图说明:

经办人填写付款申请书;

财务收到付款申请转交给总经理审批;

审批同意后通知财务付款;(如果不是一次性付清全款,财务第一次付款后将会再继续转交给经办人,按照同一步骤直至付清全款);

财务付清全款后将会并发2个流程:票据索取表以及货物收取表给经办人;

收完票据及货物后流程结束。

整个流程说明:

1,经办人填写采购申请单→总经理审批同意→经办人同供应商签订合同→将合同转交财务→财务将合同存档通知经办人→经办人填写付款申请→总经理审批同意→财务付清全款→专人索取票据及跟踪货物是否送达。

整个采购流程看上去繁琐,其实只要在数据流里做好数据存储,只需要点击鼠标即可,每个分流程开始的时候,所有数据都会直接黏贴过来。

知识管理

以下是我司在公共文件夹的截图:

内部讨论区

以下是我司讨论区截图:

产生的效益

最大的效益就是节省了很多时间。软件会有个提醒功能,某些工作到了时间还没有完成会提醒你去解决,相当于随身秘书吧,我们工程项目在外地的也有很多,有时员工出差在外,有些急事需要老板签字,所有申请回复都可以直接在网络上操作完成。