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广州恒企教育信息咨询有限公司应用案例

通达信科品牌战略部整理

企业介绍

(本企业属于培训连锁业,因此会出现校区及总部部门,以下就不再另做说明)

公司名称:广州恒企教育信息咨询有限公司

成立时间:2002年初

公司人数:600人

年销售额:1000万

恒企教育集团,自2002年成立之初,即毅然摈弃以考证为主的传统市场定位,开拓以就业为导向,以会计实战为独特核心的培训平台,建立“真账实操+强化训练+就业推荐+手把手指导+终生就业辅导”的全景式人才培养服务模式,专注于为中国会计行业培养真正实用的会计精英人才!

十年沉淀,恒企已成长为一家集财务研究、课程开发、书刊编撰及出版等为一体的教育集团机构。百所校区遍布全国15省60城,所有校区皆统一品牌,统一管理,统一服务,成为会计培训行业中连锁发展模式的领头羊。

目前,恒企教育年累计培训学员20万多名,成为实战型会计人才的输送基地。恒企自主开发的的课程、教学和服务等,以其独特的创新性和良好的培训效果,影响和推动了国内会计培训行业的规范化发展,成为众多同行竞相模仿的对象。

OA选型过程

根据集团不断扩展,为了提高企业工作效率,集团领导决定执行无纸化办公,于今年2 月份开展OA工作,3月份正式实施,实施前经过几家企业的对比,最终选择通达OA的原因如下:

一、 能满足我公司需求,规范各部门业务,提高工作效率。

二、 价格适中,性价比高,能给企业带来回报。

三、 能有效提高企业信息化建设,节约办公成本。

四、 主体功能齐全,能贯穿企业的日常办公要素。

五、 软件具有可扩展性,易维护性。

六、傻瓜式安装、界面清晰明了。

目前通达OA的使用情况

现集团人数已高达600人左右,确保人人有OA,人人均会使用OA,常用的模块有:

1、员工相互交流时(消息管理、即时通讯、电子邮件、电子通讯簿、内部讨论区等模块)。

2、传达集团通知及事项时(公告通知、新闻、投票等模块)。

3、业务单据需要集团审批时(工作流模块)。

4、查阅员工在职状态及合同管理,工资发放时(人力资源模块)。

5、员工自身工作计划、检视,上级领导监督时(日程安排、工作日志、工作计划等模块)。

6、总部与校区资源共享时:个人(公共)文件柜模块。

通达OA功能与实际应用举例

1、电子邮件:一体化邮箱,支持内外部发送、群发功能,即发即收,可让发件人掌握对方接收动态,具有短信提醒功能,防止漏看,还可选择关键字进行阅读。

2、消息管理:让各部门无障碍沟通,一点即发,还可查询历史记录、未收信息及已发送信息 。

3、通讯录:部门组织结构清晰明了,相关问题可找到相关的人员及时解决。

4、日程安排:分为工作日程与个人日程

工作日程:上级领导能很方便的看到员工工作情况及工作安排,及时掌握相关工作进度,也可以给下属安排工作。

个人日程:员工能有计划性的完成工作,提高工作效率,能每周、每月汇总工作,便于总结。也可将有规律性的工作登记,以防忙碌时遗忘,但上级领导无法查阅,具有隐私性。

5、、工作日志:与工作安排类似的功能,区别在于工作日志可以共享至其他人:上级领导在查阅员工日志时,发觉好的日志可以分享至其他人学习,员工能第一时间收到上级领导对于本日志的回复。

6、个人文件柜:可建立子文件夹,找相关资料时,便于整理、方便,OA中相关重要的资料也可转存至文件柜,还可资源共享。

信息发布

1、公告通知:可让全体人员第一时了解相关信息,OA事务提醒可防止员工漏看,未看等现象发生,代替了靠电话、文件传达的时代、节约了企业成本及工作量,针对重大通知还可以置通知公告的审批发布。

2、新闻:针对公告通知的基础上增加了评论功能,让企业更民生化。

工作流

目前工作流是集团使用的最大模块之一,涉及财务、人事行政、业务等领域,通过OA办理的业务已有8000余笔,OA大大提高了企业人员的工作效率及审批时限,财务中使用最多的流程:付款申请单、借支单、备用金请款单,人事行政:员工入职、转正、晋升、调岗、离职等,举例如下:

流程说明:

1、申请金额小于等于2000元时,当事人申请—部门负责人审核—会计审核—财务经理审核—出纳备案。

2、申请金额小于等于5000元时,当事人申请—部门负责人审核—会计审核—财务经理审核—财务经理审核—财务总监审批—出纳备案。

3、申请金额大于5000元时,当事人申请—部门负责人审核—会计审核—财务经理审核—财务总监审批—公司领导审批—出纳备案。

本流程以金额为条件,设置了以上三个流程,以智能选人为基础让系统自动流转至相关的负责人,让整个流程方便,简洁,规范了企业单据的审批过程。

知识管理

1、公共文件柜:各部门建立了相对应的知识文件夹,根据不同的人员设置不同的权限,以达到相关资料相关人员共享,方便各部门人员查阅。

内部讨论区

内部讨论区可以急速的了解信息的反馈,为各部门的沟通构建了桥梁。

其它功能模块

1、人事档案:方便人事部进行在职员工及离职员工基本信息快速查询管理。

2、合同管理:能有效的查询员工入职以来试用、转正、合同的签订、合同的到期日及未签合同的相关信息。通过OA的事务提醒功能可减少人力资源部的工作量,提高了工作效率,让其被动角色更换成主动角色。

3、生日提醒:OA根据员工档案中填入的员工信息自动产生生日提醒功能,让员工备受关注感、幸福感。

产生的效益

通达OA让我公司规范了全国各大校区及总部各部门间的业务,有效的形成了统一的文化及统一的管理。可让老板随时掌控工作发展动态,规划企业前景方向,让企业管理层强化了监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效,让全国各大校区人员与总部人员达到有效的沟通,让校区人员及时了解总部的动态,让相关的问题到达相关人员,加强了校区单据的审批。另外,对于我公司的网管,通达OA更好的发挥了资源共享、网络维护、软件更新等强大的功能,为他带来了极大的方便。