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浅析通达OA在企业办公中的应用

盐城世纪金典珠宝有限公司应用案例

作者:盐城世纪金典珠宝有限公司  王青

 

摘要:随着信息高速公路的飞越发展,云计算时代的到来。我国中小型企业不断的优胜劣汰,到底是什么原因导致这一现状的存在呢?主要是陈旧的C/S模式已经不能解决跨区域的智能办公的需要,而我们公司选用的通达OA报表组件在这一方面发挥了它的优势。通达报表是一款以管理表格为载体构筑企业数据管理及统计分析的工具平台。

关键词:企业,C/S模式,报表,平台

一、公司简介

盐城世纪金典珠宝有限公司成立于2009年7月,总部位于江苏省大丰市大新路99号2F,是一家经营珠宝手饰的公司。世纪金典的使命:为顾客提供优质的饰品和卓越的服务,使旗下经营的珠宝品牌成为客户幸福生活的陪伴者。世纪金典的愿景:把世纪金典旗下的珠宝品牌,建设成所在市场的领导品牌,成为当地零售行业与服务行业的标杆;发现员工的优势,使其才干能够与工作相匹配,创建一支具有拼搏、成长、健康、快乐氛围的团队。我们公司的管理理念是客户满意.员工参与.目标激励.结构驱动.持续优化。

二、需求分析

由于传统的C/S体系结构虽然采用的是开放模式,但这只是系统开发一级的开放性,在特定的应用中无论是Client端还是Server端都还需要特定的软件支持。由于没能提供用户真正期望的开放环境,C/S结构的软件需要针对不同的操作系统系统开发不同版本的软件,加之产品的更新换代十分快,已经很难适应百台电脑以上局域网用户同时使用。而且后期跨区域办公不但费用高,而且效率低。介于这种情况公司上层领导试想是否可以采用B/S模式的办公软件呢?

按照领导们的要求,我们网络组成员不断的在线试用多套智能办公软件(如泛微、通达、金和等),在使用的过程中,我们从性价比角度来考虑各软件开发商的软件功能是否适合我们公司发展的需要。最终,网络组成员一致认为北京通达OA智能办公软件可以实现公司目前的发展需求。

公司上层领导于2009年11月28日决定选购北京通达软件公司开发的OA智能办公软件,最主要的原因在于通达OA提供强大的报表组件和工作流,因为通达OA报表组件采用了当前先进、流行的B/S架构,融合电子表格和数据库软件的优势,有类似电子表格展示形式灵活多样和操作简洁高效的特点,并且企业实施工作流管理所带来的好处是非常明显的,这包括提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业运营周期、改善企业内(外)部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误,提高劳动生产率等目的,同时又有MYSQL数据库软件便于大规模存储和统计分析的特性。可以解决我们公司传统的以C/S形式的办公模式,大大提高了财务及其他部门的办事效率。

三、OA软件使用情况

自2009年11月份OA上线使用到现在用户数已经近四百人。并且对OA智能办公系统的绝大多数模块都有所应用,主要有如下几部分:信息发布模块、邮件、知识管理模块、工作流、讨论区及论坛、报表组件,下面依次介绍OA给我司带来的好处。

公司信息发布模块:该模块的功能非常好,主要是因为可以设置发布人员、审批人、查阅人以及信息的重要性,这样可以使发出的信息准确性得到了保证。同时,信息的汇总功能方便相关人员查阅前期未读的重要信息。解决了前期靠张贴纸张到公布栏的资源浪费问题,真正实现了无纸化办公。

内部邮件:具有短信提醒功能,并且可以根据服务器硬盘的容量设置个人邮件的大小。解决了前期依靠网易、QQ等邮箱容量的有限性、数据的安全性以及信息的及时性问题。

知识管理模块:该模块是我们公司最重要的模块,因为它涵盖了公司所有的制度文档及流程化的操作细则。例如,公共文件柜的优势在于可以分级设置权限,并且可以按部门设置管理人员,管理人员可以设置查阅及访问权限。解决了部分文件的保密性。

网络硬盘只有一级权限,我司主要用来存放一些共享的数据,同时根据文件的归属部门设置管理权限,解决了前期需要到相关部门借阅纸质文档,节约的大量的办公时间。再次体现了无纸化办公的优势。如OA使用手册、公司内刊等。

OA知道:OA智能办公系统刚上线的时候,许多员工都很陌生,虽然经过了短暂的培训,但实践才是检验真理的唯一标准。在使用过程中还是会存在这样那样的问题,总会电话咨询同样的问题。对于员工公共的问题,我们开始使用OA知道,这样解决了员工在使用OA系统时的共存的相关疑难问题,并且在第一时间得到解决。

讨论区及Discuz论坛:

讨论区在我们公司主要是用于市场部,主要是针对某一活动策划而开辟的交流园地,参与活动的相关人员都会进入讨论区针对某一活动发言,提出自己宝贵的意见。解决了前期靠电话沟通的单一性,并实现了跨区域的时效性。

论坛是针对行政的各个部门,分别设置了相应的部门版块,方便各部门员工交流、学习。并能及时给出好的方案及建议。并受到一致的好评。真正实现了员工之间的博采众长。

工作流:由于OA工作流的灵活性、设计的简单性,目前我们公司已经设计并使用的工作流表单及流程已经达一百多条。下面以OA权限开通、调整申请为例,简单描述一下设计的过程。首先根据相关部门的要求设计出表单。在设计的过程中需要掌握一点HTML知识,其他都是模块化的东西,直接拖拉即可以完成。建议使用Dreamwaver软件做表单比较美观。我们公司十分注重流水号,因为它是管理员管理工作流的唯一重要参数,所以每个表单上都加上了流水号。表单设计完毕后,接下来就是设计流程,每一步都有经办人及可写字段等,最重要的是按照我们公司要求每一步都设有回退功能,方便流程的转交及修改。

流程说明:

1、员工入职,专卖店员工转正、离职、岗位异动、部门异动时(需要提供岗位、姓名 ):各部门、专卖店填报--------转交人力资源部-------告知行政专员办理-------告知填报人及相关人员。

2、员工申请修改权限查询或使用权限:员工本人申请---部门负责人/专卖店店长审批-----总经理审批------告知行政专员办理------告知系统管理员办理------告知填报人及相关人员。

3、员工申请修改权限查询或使用权限:员工本人申请---部门负责人/专卖店店长审批------告知行政专员办理-------告知系统管理员办理------告知填报人及相关人员。

4、总经理需要改动OA流程:直接填报----交行政专员办理------告知系统管理员办理----告知总经理完成。

四、报表设计实例

下面以一个简单的《会员信息管理系统》报表为例,粗略地描述一下通达报表组件在我们公司的应用。

A、会员信息登录字段的定义(基础代码的设计)

B、会员购买记录登记字段定义

C、会员购买记录综合查询

购买记录综合查询条件及对应字段

会员购买记录综合查询表

D、会员管理公式

五、实施效果反馈

通达OA办公软件自上线以来,一直受我司各层领导及员工的认可,部分模块的功能,更是彻底实现单位运营信息存储和传递网络化、数字化;建立内部统一信息发布平台,消除信息混乱;加强组织行为管理,通过规范与监控,提高执行力;通过工作流实现协同工作,规范流程,提升工作效率。实现跨时间、跨空间网络化办公,领导出差也能即时批办;打破信息孤岛,实现知识、经验积累及充分利用;激活企业硬件投资,降低运营成本;快速提高整体信息化水平,提升企业未来竞争力;规范企业信息管理,多级权限控制,确保企业信息安全;实现全员沟通无障碍,成为塑造企业文化的良好平台;提升了企业的核心竞争力。

通达OA报表组件可以实现门店对顾客信息资料和顾客购买记录的录入、修改以及流程转移等相关功能,会员购买综合管理也可以查询该顾客购买的所有记录并自动汇总积分。而且后台管理人员可以自动分时查询统计顾客的相关信息。最显着的特点就是数据和图形并茂让后台管理人员一目了然,但同时存在的问题就是硬件设备和报表组件软件的对接。如我们公司需要通达报表组件能够实现门店通过红外条码枪或者磁卡读写器自动获取顾客的相关信息,目前我们公司初步采用手工输入会员卡号查询顾客信息。另外,就是通达报表组件中是否支持定时的手机短信群发功能呢?

对于上述存在的问题,通达开发技术人员是否考虑过呢?希望通达开发人员能够解决报表组件用户在应用过程中的需求。同时对其他模块,如固定资产无法按年折算问题,以及办公用品批量申领看不到单价一并给予好的解决方案。最后,衷心感谢吴道全经理长期对我们公司的技术支持和本人在学习PHP开发过程中的精心指导。希望通达OA功能更加强大、完善。

作者简介:

王青(1983.10—),男,汉族,江苏大丰人,盐城世纪金典珠宝有限公司网络主管,助理工程师,软件工程硕士。

擅长于计算机编程及嵌入式系统开发:精通C、UML建模、算法分析与设计、软件测试、数据库技术等,并且掌握PHP开发的Smarty、ThinkPHP架构,ASP.NET的MVC三层架构。

项目经验:基于C#开发某公司商品补货及库存关注系统的项目;

基于ASP.NET开发企业门户网站;

基于WAMP5创建企业的会员网站。