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中铁铁龙集装箱物流股份有限公司应用案例

中铁铁龙集装箱物流股份有限公司(以下简称铁龙物流)

成立于1993年2月,前身为大连铁龙实业股份有限公司。1998年5月,公司在上海证券交易所挂牌上市,股票简称"铁龙股份",股票代码"600125",是中国铁路系统第一家A股上市公司。

2004年,公司大股东变更为中铁集装箱运输有限责任公司,公司也因此更名为"中铁铁龙集装箱物流股份有限公司",股票简称变更为"铁龙物流"。

成立以来,公司凭借得天独厚的资源优势,秉承"创新、务实"的优良文化传统,不断在治理结构、管理体制和经营机制上进行变革和深化,将资本市场和铁路产业进行有效结合,使自身也迅速发展壮大。如今,公司已经形成了"以铁路特种集装箱物流业务、铁路货运及临港物流业务、铁路客运业务为主,以房地产开发、商品混凝土生产与销售等业务为补充"的主辅多元化经营格局,发展成为资产质量优良、主营业务突出、盈利能力强、管理现代化的全国性企业集团。独家拥有中国铁路特种集装箱业务的经营权和全路最大的特种集装箱保有量。

未来,公司将立足于铁路运输主业,最大限度依托铁路运输优势,整合各类资源,建立并运营大物流网络,为客户提供系统的全程物流服务,不断探索和发展公司主营业务板块中的新产品、新市场、新业务,把公司打造成为以特种箱运输为主体的、全国性的、网络型的现代物流企业。

铁龙物流组织架构:

实施OA系统主要解决的问题:

规范公司内部的发文格式;

通过收文工作流,监控文件执行过程;

利用工作流提高公司合同流程审批效率,对合同流转进行监控;

加强整个公司固定资产的实物管理。

规范公司内部的发文格式

铁龙物流发文主要包括上行文(总公司对铁路公司、分公司对总公司);平行文(公司内部之间的行文);下行文(总公司对分子公司);作为一家上市公司,文档的美观和规范化可以说是公司的第二门脸,因此公司对所有的文档的格式(字体大小、行间距、段间距、套红等)都定义了一套完整的规范,原来公司所有发文定稿后都流转到办公室,由办公室专人负责规范文档格式,然后再发布出去,上了OA系统后,公司所有发文的审批和下发都是通过OA进行,如何利用OA系统自动格式化文档,首先在OA中定义一个模板库,每一个发文类型对应一个模板,模板就是将已有格式的文档保留红头和尾部,去除正文内容后另存为.dot文件(.dot文件就是word识别的格式模板文件)。模板库通过网络硬盘进行远程维护和修改,员工在发文的时候首先选择发文类型,然后上传本地文件(没有格式的文件),当文件上传后通达OA的文档插件会自动套用发文类型对应的模板,而无需人工操作。

通过收文工作流,监控文件执行过程

公司的收文分为外部来文,内部来文两种。对于铁龙物流这样的多分支机构的企业来说,有时文件下发经过很多的部门和人员,尤其对于那些跨级查阅的文件,公司总部的负责人很难监控到文档执行过程、文档流转到哪里、文档执行结果等等。通过实施OA收文流程,收文的每一步都要在OA的流程中记录,记录那个用户什么时间接收文件什么时间转交,通过表单和会签功能反馈文件的执行过程。对于外部来文多是纸质,对于这些纸质文件的传阅公司一样要求所有经办人在OA中进行记录,经办人拿到文件后根据文件的主题、标题和文号查找到对应的工作流程进行登记和反馈意见。通过这种"无纸质"的流转记录了实际纸质文件流转过程和办理过程。

利用工作流提高公司合同流程审批效率,对合同流转进行监控

铁龙物流组织架构比较复杂,对于大额合同审批过程往往比较复杂,涉及到的人员比较多,实施OA前大额合同审批往往经过很长时间,主要原因有两个方面,一是合同审批人员出差,二是合同审批人员效率低出现窝工现象。OA系统如何解决这两个问题呢,OA系统是个网络智能办公系统,不限地域和时间,而且代办工作可以通过手机短信进行提醒,很有效解决第一个方面,对于解决第二个方面,OA工作流程在设置每一步时都可以设置办理时限,一旦审批流程停在某一步的时间超过了该步办理时限,系统会发送催办手机短信给经办人和流程负责人,提示经办人抓紧时间办理,同时也提醒负责人流程办理存在异常。

合同归档状态的监控,实施OA前合同办理人员往往由于粗心经常忘记将审批好的合同返回给归档部门进行归档,时间一长由于办理人员调职和离职造成合同丢失,公司经常出现几百万的合同丢失找不到,通过OA工作流实施,在合同审批的最后一步已合同归档结束,只要合同审批流转不到归档部门,整个合同审批流程就不能结束。

加强整个公司固定资产的实物管理

铁龙物流公司规模比较大固定资产种类繁多、账目复杂。虽然通过实施的财务系统可以有效掌握固定资产价值账务、但无法掌握固定资产的实物账,通过OA实施加强固定资产的实物管理,主要包括:固定资产在什么地方、有谁管理、设备的状态(正常运行、维护、维修等)。

固定资产管理首先在大类上分为两类:一类是非生产用的低值易耗的办公用品,主要包括电脑耗材、桌子、椅子等。这类固定资产管理比较简单,通过改进现有的办公用品管理模块来实现。二类是生产用高价值固定资产如列车、吊车、运输类的大型设备等,对于这类固定资产的管理,首先利用OA的工作流实现这类固定资产从申请、采购、入库、出库、维修、维护、报废整个生命周期阶段的审批流程,完后通过二次开发的模块实现实物账的管理,用户登录OA后根据自己的权限,可以轻松查到自己管辖范围内的固定资产的实物状态。

通达报表组件在企业中的应用

铁龙物流不仅在企业OA管理软件中得到了很好的应用,解决了企业诸多日常管理中的问题,而且在企业管理中也引进了通达报表组件。通达报表组件独具特色且功能强大的OA集成、模板定制、数据上报、表间计算、数据统计、图表展现、查询分析、权限控制等功能,完全满足了铁龙物流的业务需求。通达报表业务小组在较短的时间内就完成了需求调研、定制开发、测试调试、正式运行的所有工作,为客户节省例如大量的时间和成本。

一、应用需求

1、经营部及各分子公司经营数据报送、汇总统计分析

2、收入部及各分子公司资金调拨、资金预算、业务收入统计

3、人力资源部及各分子公司各类人员管理、统计汇总

二、选择通达报表优势

1、贴近需求

2、部署快捷

3、强大数据汇总统计功能

4、灵活高效数据采集功能

5、与通达OA集成应用,实现日常办公、业务管理一体化

三、主要应用

1、经营日报管理

2、资金调拨管理

3、资金预算管理

4、人力资源管理

四、应用效果

1、网络流程审批,以短信形式实时提醒工作流转

2、自动统计分析,比如月累、年累、环比、同比等

3、自动汇总分析

4、精准美观打印输出

通过通达报表,实现了对企业业务数据网络规范化管理,极大地减轻了相关人员日常工作量,提高了工作效率及质量,与此同时实时准确的分析结果为领导决策提供了可靠的依据。