全新通达领导日程管理:让工作更高效,决策更精准!

2024-07-03     共 208 人次阅读此新闻

如今随着经济社会的高速发展,政府机关、事业单位和大型国有企业正面临着日益复杂的管理挑战,领导们在繁忙的工作中需要合理分配时间和资源,确保各项工作有序进行,确保关键事项和优先级的处理。一个良好的工作日程能帮助领导在紧张的工作环境种保持清晰的思路和高效的执行能力,工作日程的合理安排能极大的提高工作效率。此外,领导的工作日程也体现了组织的运营和管理效能,通过合理安排领导的日程,可以确保高效利用资源,避免时间和精力的浪费,提高管理决策的效果,对推动组织的长远发展有重要意义。因此,对于组织来说,建立一个科学、高效的领导工作日程管理体系是至关重要的。

领导日程管理功能是指在OA系统中,专门针对领导层设计的日程管理模块。该功能旨在帮助领导层高效地规划和管理个人的工作日程,确保各项任务和会议能够有序进行,从而提高工作效率和决策质量。

领导日程管理的需求与挑战

领导在日常工作中所安排和执行的重要任务和日程安排,直接关系到领导的工作效率和工作成果。这些日程涵盖了各种各样的活动和会议,随着企业的发展,这些日程日益多元化,繁忙程度也与日俱增,比如重要会议的组织、人事安排、决策制定、沟通协调不同部门与团队之间的事项等,其中大部分工作需要提前规划,合理安排,不同的行程要做到不冲突、有痕迹,合理分配时间和资源,同时为领导决策提供有效支持。

一般情况下,组织机构日常在进行领导日程管理时会遇到如下痛点(组织需求分析):

数据同步问题:领导日程安排经常需要跨部门协调,如果系统间数据同步不及时,可能导致日程冲突或遗漏。

灵活性与定制化:领导的日程管理需要高度的灵活性和定制化,以适应不同领导的工作习惯和需求。

变更管理:领导日程安排经常需要调整,如何高效地通知所有相关人员并确保变更得到及时响应是一个难题。

资源分配:领导日程管理不仅涉及时间安排,还涉及资源分配,如会议室、车辆等,如何高效地进行资源协调和管理是一个挑战。

移动性:领导经常需要在外出时也能方便地管理日程,领导日程管理移动办公功能与用户体验是关键。

共享性:做好领导日程公开有利于各项工作的顺利开展,但是,怎样能确保共享效率,同时又能控制信息公开范围,是涉及组织内部领导日程管理需求的关键性问题。

安全性:领导日程管理时常涉及重要信息甚至是敏感信息,如何在保证信息共享的同时保护隐私,就需要系统具备强大的安全性,防止未授权访问和数据泄露。

通达领导日程解决方案应用价值

全新通达“领导日程”功能,通过一个平台汇集领导近期所有事项行程,协助组织科学合理地利用时间,让领导的每一件事项都在线,同时有助于秘书或助理主动做好各项辅助工作,妥善安排领导行程、合理分配资源、支撑领导制定工作计划和管理决策,从而更好地为领导的工作服务。

1)组织的运营和管理效能大幅提升

通达“领导日程”功能,让领导可以稳妥有序地处理工作,方便日程助理或者秘书,在领导繁杂的事项中梳理出合理的脉络,合理地安排资源和分配时间确保高效利用资源,避免时间和精力的浪费,提高管理决策的效果。通过严谨的权限设置,让员工随时掌握领导的动向,方便员工之间、员工和领导之间、不同部门之间的协作和沟通,有效推动组织的长远良性发展。因此,对于组织来说,建立一个科学、高效的领导工作日程管理体系是至关重要的。

2)为不同岗位角色人员创造价值

单位领导:“领导日程”功能通过高效的时间管理、实时工作监控和增强决策效率,帮助领导者优化工作流程。它确保重要会议和活动不被遗漏,实时掌握团队进展,从而提高工作效率和决策速度,解决时间管理混乱、信息获取延迟和决策缓慢的问题。

领导助理或秘书:领导助理或秘书通过使用日程管理功能,可以实现工作自动化和智能化,从而减轻工作压力,提高日程安排的准确性,并增强与领导的沟通效率。这些功能不仅减少了工作量和出错率,还确保了日程的顺利执行,解决了工作量大、日程安排不准确和沟通不畅的问题。

普通员工:普通员工通过使用“领导日程”功能,能够明确领导的安排,提前做好准备,提高工作协同性,并增强工作透明度。这不仅解决了信息不透明和工作协同性差的问题,还通过移动端日程同步,方便员工随时了解领导的日程安排,从而提升工作效率和增强对公司的信任感和归属感。

3)“领导日程”功能概述与核心特点

通达“领导日程”管理模块涵盖全方位、丰富、立体的领导日常办事、流程功能,让各角色岗位人员可以更便捷地创建日程、管理日程、查询日程,支持与其他业务模块数据自动同步,增强数据的关联性和协同性,方便领导的时间和事件安排、方便日程的查询与跟踪、增强不同岗位人员的团队协作。

通达领导日程管理的功能亮点

“领导日程”功能包含以下几个功能亮点:

日程助理

“日程助理”功能允许有权限的人员为领导指定专门的助理,负责创建、编辑和删除领导的日程安排,确保领导的工作流程有序进行。此外,该功能支持设定日程的公开范围,使得领导的行程信息可以灵活地共享给组织内的相关人员,从而促进跨部门间的沟通和协作,帮助团队成员更好地安排自己的工作。

日程公开

被添加在领导日程的“公开范围”内的人员,可查看该领导的日程,并可以查看日程详情体现出领导日程的公开公示。

周期性循环日程

通达“领导日程”功能,支持设置周期性日程,可以设置循环的周期,循环几次结束,或设置一个固定的结束时间节点。当设置了重复频率和重复多少次之后,系统会自动计算出结束时间。

日程紧急程度与优先级设置

领导日程根据紧急程度,可以设置为普通、重要、紧急,通达“领导日程”功能,为不同紧急程度匹配了不同的配色,一共4种不同的配色,以从视觉上区分不同的紧急程度,并且对于“又重要又紧急”的日程单独配色,以着重突出显示某些日程的优先级别。

公开/私密日程

领导一般会有一些自由支配的私密时间,来处理一些不方便公开的事项,通达“领导日程”功能,满足了领导对于私密时间的安排需求,支持对领导日程进行私密设置,设置为私密之后,在“公开范围”内的员工,看到此日程会变为灰色,显示“忙碌中”无法查看具体内容。

周日程/天日程

通达“领导日程”分为两种日历视图模式,一种是以“周”为时间维度,显示一周的日程安排情况,另一种是以“日”为时间维度,显示一天内的日程安排情况,两种不同时间维度的日程,让领导、日程助理,可以从不同颗粒度去创建和维护日程,可以让员工从不同精细化时间维度,去掌握领导的日程动态。

全方位日程提醒

无论是会议前的准备,还是重要事务,“领导日程”功能都可提前提醒领导合理安排时间,让领导在最佳状态下参会或处理工作,领导可以准确掌握时间,减少临时变动带来的压力,让领导可以更集中地处理工作,提高工作效率,降低工作事项遗漏的风险。

移动端同步

智能同步,日程无忧。领导日程支持同步到手机等移动端OA中,领导、领导助理或秘书,无论身处何地,都能随时查看、编辑或添加日程,确保工作不受时间和地点的限制。同时,领导日程还可同步到手机自带的日历当中,让领导依据个人使用习惯,方便高效地处理工作。

通达领导日程功能的实践意义与未来规划

通达领导日程管理应用旨在为企业管理层人员及其助理或秘书提供高效的时间规划和决策支持。通过日程功能,领导能高效管理时间,实时掌控团队动态,增强决策效率,解决时间管理混乱、信息获取不及时和决策过程缓慢的问题。同时,领导日程操作记录数据留痕,确保审计与审查的透明性。权限管理确保日程保密,而直观的日历视图和实时更新功能保证信息的及时性和准确性。领导助理或秘书通过批量操作和灵活设置日程助理,减轻工作压力,提高日程安排的准确性,增强与领导的沟通,从而提升整体工作效率和团队协作效能。

未来,通达“领导日程”功能还将不断地迭代升级,后续还会跟会议、车辆等业务模块进行同步关联,包括领导参与的会议,在领导日程中均有所体现。另外,领导创建会议日程,可以同步到会议之中;领导外出需要用车的事项,可以自动跳转至车辆管理模块,进行用车的申请和安排,将领导的相关事项处理,形成统一的闭环,从而使操作更加便捷流畅,提升整体办事效率。