贵州省兴仁市人民医院借力通达OA:打造高效、规范的公文管理平台

2021-09-15     共 458 人次阅读此新闻

于信息化时代的大背景下,医疗机构正面临着向诊疗信息化、管理信息化的数字化医院转型……

日前,贵州省兴仁市人民医院通达OA系统项目顺利通过验收!标志着未来医院介于内部管控工作的信息化建设水平自此迈向了新台阶。

兴仁市人民医院位于贵州省黔西南布依族苗族自治州兴仁市兴仁东侧,始建于1937年,占地面积134亩,是一所集医疗、教学、科研、预防、保健、康复于一体的国家二级甲等综合医院,为国家公立医保定点医疗机构,是第二批500家能力提升县级医院、助理全科医师规范化培训基地,国家基层胸痛中心、贵州省高等医药院校临床教学基地-实习医院、国家第二批公立医院改革试点医院,是贵州省《现代医院管理制度》的试点医院。

项目动因:用户亟需落地高效、合规的数字化内控管理系统

随着医院的快速发展,以及近些年来院内医疗技术力量和人才队伍建设工作执行标准的不断提升,医院管理层决定将内控机制从“人控”到“机控”进行转变:在实现内部管控的同时,提高工作效率,把员工从日常的繁琐程序性工作中解放出来,着重经济活动数据的分析,实现跨院区业务活动的全过程线上管控和信息共享。早在今年4月,医院在与通达本地项目服务团队进行接触后,提出希望借助协同OA 办公系统这一智能管理工具进一步优化整合组织机构与内部资源,提升医院全员整体办公效率以及各部门之间的协作水平。

此外,医院还希望借助通达OA高性能的公文管理模块,实现院内线上办公无纸化、公文审批的无缝流转;希望依托协同OA系统实现行政管理的电子化、智能化,进一步提升组织内部的行政管理效率;希望借助通达OA的流程中心进一步优化提升院内日常行政事务审批工作;希望借助通达OA梳理并组建院内文件的历史知识库,藉此实现院内制度/文件的全员阅览、查询与分享。

项目建设及成果概述:收发公文更便捷,内控管理更高效

在对兴仁市人民医院内部OA系统应用需求进行充分调研和分析后,通达本地项目服务团队结合医院目前人员组织架构的构成情况,于2021年6月中旬协助医院于全院范围内实施上线了通达OA协同管理平台。据通达本地项目服务团队的统计,截止目前,兴仁市人民医院协同OA管理平台共上线各类项目审批流程达80余个,院内OA系统的在线应用流程种类涵盖了医院绝大多数的行政后勤模块,从收发公文到知识管理,从公告通知到流程审批,从考勤管理到会议管理,工作流的类型与内容涉及医院行政部门日常办公的方方面面。

与此同时,医院内部的OA系统还配套启用了电子邮件、公告通知、个人考勤、公共文件柜等功能模块。近期,通达本地项目服务团队接到用户反馈,称通达OA协同管理平台的运行效果完全符合医院早前对于信息化建设的一系列工作构想,且完美达到医院对OA系统满足自身应用需求的成果预期。

兴仁市人民医院协同OA项目方案亮点

(一)收文发文

流程功能:实现医院院外来文,线上审批,办理结果反馈。

适用范围:医院院办公室。

设计思路:

1、由办公室文员填写收文信息及拟办意见。

2、办公室审批修正拟办意见,选择呈分管领导审批或者院长批示。

3、分管领导或院长填写批示意见+签字,统一转给收文人员处理。

4、收文人员根据领导交办意见选择是否继续呈阅、办结工作、转发其他领导阅知、科室承办、传阅等。

5、科室承办:反馈承办情况后转交办公室归档。

流程图:

使用效果:充分实现了现阶段医院对于线上收文流程的总体需求,系统上线应用2个多月来,已运行300条流程数据,且暂无调整。

其他流程展示:

(二)行政管理

1、个人考勤

使用情况:行政后勤科室+中层干部启用固定班次考勤、手机定位考勤功能,总体实现医院内部考勤管理需求。

2、会议管理

使用情况:院内会议日程管控,使得全院会议时间安排随时可查。

3、公告通知

使用情况:集中整合院内公告通知信息发布通道,覆盖全院所有中层干部,以及院办、党办、宣传科等主要科室。

(三)公共文件柜

使用情况:院内文件信息共享,疫情期间对核酸检查报告等文件的查询、分享。

 

项目价值

截至目前,兴仁市人民医院通达OA协同管理平台项目顺利通过验收且系统已上线运行近3个月的时间,依托通达OA系统应用完成每日收发文及归档工作,实现流程流转有痕迹,经办人可实时知悉流程审批进度等,有力解决了医院日常在行政办公方面的诸多痛点、难点。此外,医院还整合梳理并建立了制度性文件的线上公共文件柜,相关人员可结合工作需求实时查阅、管理权限内的文件,此功能收获了医院员工的一致好评。

兴仁市人民医院协同OA项目是通达OA在公共卫生领域的又一经典应用案例。该项目的成功落地与实施,将长期于多个层面帮助用户实现内控数字化管理的减负增效,有效解决公立医院公文、审批、流程、知识等四大应用场景的管控升级,实现公文收发、审批流程规范化,工作流程智能化,让数据发挥价值,让办公更加高效。

未来,通达还会一如既往地助推医疗机构乃至公共卫生行业领域的内控管理理念落地,并着力推进医疗卫生行业组织管理效率优化升级。