用印更安全,签约皆智能,通达OA与契约锁电子签系统集成解决方案

2022-02-18     共 902 人次阅读此新闻

如今,有越来越多的企业通过构建自身的协同OA平台将企业与外部客户联系起来,依托信息化平台企业可以直接实现与经销商协同,与供应商协同,在线销售产品等等,大幅提升了企业与外部沟通的效率。然而在此种协作过程中,如何把相关的各方需要签署的纸质合同转为电子合同,同时保证其法律效力与不可篡改,是每家企业的业务系统都必须面对的问题。

项目背景

总部位于福建省的某股份制企业,是通达OA在实体制造行业的资深老用户。随着公司业务规模、人员规模的不断扩展,用户企业对自身运营和管理的智能化水平提出更高要求。如今在企业的业务运转体系中涉及到销售合同、人资文件、采购合同等大量文件需要盖章,而在传统方式下,早前主要依靠人工的方式完成打印、盖章,工作量大,效率低。

随着用户企业自身信息化及数字化道路不断推进,公司管理层提出引进“契约锁”电子签章系统,与现有的OA系统实现无缝集成,使企业能够在集成后的系统中完成合同的发起以及签署,与合作方或个人在线上进行企业认证或实名认证,然后完成签署,从而实现合作及签约活动的全程电子化,以及对印章使用的安全、规范、快捷与高效。

契约锁平台,是一个主要面向B端客户提供电子合同与数字签名的系统平台。契约锁电子签约平台可与OA系统进行对接集成,实现合同从流程审批到电子合同传输、电子签章、数据存证等全程电子化服务。

系统集成项目建设目标

随着业务的发展,企业印章管理日趋复杂,目前用户企业的印章管理主要存在两类需求,即电子用印和物理用印(即实体盖章)。通达通过将OA系统与电子印章系统,以及打印机等外挂硬件设备实施集成打通,继而实现电子签章一体化解决方案。

项目核心点:首先在OA系统发起用印申请流程并进行审批,审批到指定步骤时,可生成合同文档等资料信息并自动上传至电子用印系统,然后进行对合同文档的盖章操作。盖章的合同文档目前有两种方式,即自主上传合同盖章与合同模板盖章;用印方式也为两种,即电子印章和物理印章(可根据合同生成/盖章操作页面的形式与内容来进行选择)。用印人员盖章后资料自动回传OA系统,从而大幅提升工作效率,减轻用印部门工作量,实现企业组织用印集中管控。

项目概况

1、发起电子合同

业务人员可通过OA系统发起合同审批或者用印流程,经领导审批后,在签署合同或者用印环节,调用契约锁的应用,进行合同信息填写、签署、用印,实现合同签署的全程电子化。

2、生成合同

(1)使用制式合同模板:点击生成合同模板后调用契约锁的合同编写页面,填写合同信息,保存后并生成合同文档;

(2)自主上传合同模板:在审批流程中上传已经填写好的合同附件,点击生成合同后调用契约锁接口生成合同文档。

3、模板合同填写

当合同流程中使用的合同文档是契约锁系统中提供的合同模板时,OA系统自动生成模板编号,点击生成合同后打开合同填写页面,填写合同信息,保存后生成合同文档。

4、合同盖章

在流程办理页面点击生成合同/盖章按钮,系统打开操作页面,选择盖章方式后系统弹出新页面进行盖章的操作:进行盖章/保存,共两种盖章方式,即电子签章和实体签章。

5、合同修改

在OA系统中退回至指定步骤进行合同修改,修改时调用契约锁撤回合同接口,即视为作废此合同,相关人员重新填写合同信息并生成合同文档、盖章的操作。

6、合同的查询与下载

在OA系统办结的工作页面中,可查看合同、用印相关流程,点击进入相应页面即可查看该流程中的合同文档;点击合同下载按钮,可下载已签署完成的合同文档(pdf格式)。

7、移动端展示

 

系统应用价值

OA系统集成电子签约平台契约锁,正在让越来越多组织实现合同管理“无纸化”:从合同内容起草、审批、存管到盖章流转都在一个OA平台执行,为组织提供具有法律效力的电子合同全生命周期管理......

以前:一份合同起草不确定格式、审批几天等不到人、签约来来回回邮寄、盖章还要填单排队,想查历史合同,还得翻箱倒柜。

如今:所有合同管理资源都在OA系统里,起草有模版、审批走流程、签章用手机、合同存系统,全程不排队、无快递,安全又省心。

项目实践成果及意义:

(1)强化内部协作。从合同/用印等工作发起、流程审批、合同信息填写、签署、用印、查询等环节的全过程电子化,实现企业经营全生命周期管理;

(2)实现内外协同。轻松实现内外部协同,从内部审批到外部签署的无缝联动;

(3)全称跟踪。实时监控合同文本、审查记录等,依托OA平台构建规范化、数字化合同管理体系,提升企业风险防控能力与合规经营的管理水平;

(4)合同模板丰富。在发起合同等审批流程时,可自主选择相应业务合同模板或自主上传合同附件后,只需填写关键字段,制单简单,同时也大大减轻了部门的审核工作;

(5)合同审核操作便捷。在审批过程中可对合同文档进行预览、在线编辑等,增强合同管理规范,及部门之间的协同;

(6)易维护易扩展。在OA系统内可通过配置方式实现更多内部审批流程的契约锁集成功能使用,无需再次定制开发,节省生成,维护便捷,使用方便;

(7)多端操作。支持从Pc端到移动端的多种应用方式;

(8)发起合同可指定接收方,签署中随时查看签署状态信息,以最快的速度高效获取合同信息,让企业内部之间的沟通变得便捷;

(9)签约一完成,信息会自动回传给OA系统,快速完成合同归档存管,高效、又安全;

(10)通过OA、契约锁电子签章平台和业务系统对接,在不改变用户习惯情况下能有效的提升企业内部流程运作效率,从而推进企业内部各业务板块间数据的实时共享。

总的来说,将OA系统与契约锁电子签结合,不仅能让企业用户实现全程电子化的签约体验,更通过无纸化智能化管理,将纸质合同从组织内部逐渐去除,减少丢失风险,提高信息管理效率;此外,电子合同的普及将推动企业合同向无纸化发展,全程电子化的合同管理更符合企业组织于未来的创新管理需求:实现同生产、购销业务的整合,助力企业各项业务全程电子化,让业务系统具备电子化运作能力;更藉此加强内控,提高运营效率,继而为企业进一步降本增效提供坚实的系统保障。