稳经济,保民生,国有大型供热集团依托通达OA以数字赋能改革

2022-03-29     共 746 人次阅读此新闻

在传统行业转型浪潮中,有着这样一个群体,既要与市场接轨,引进前沿的市场化理念及思维,又要兼顾自身长期以来的优势,从积累中掘金,那就是禀承传统发展观念的国有企业。一家传统国企转向市场化运作之时,如何应对市场化竞争、如何发挥固有优势、如何塑造自身市场竞争力,均是摆在世人眼前既鲜活又现实的问题。一段时期以来,随着我国新型基础设施建设的进程加快,数字经济开始成为推动传统产业升级改造的重要引擎,无数国有企业以政策为导向持续发力,以创新推动发展,以数字赋能改革,迅速抢占数字新赛道,加速推进数字化转型,闯出了一片新天地......

项目背景

用户企业系某直辖市国有资产监督管理委员会直属管理的国有独资集团公司,经营范围主要涉及蒸汽热水生产及供应、水暖管道安装与维修等业务项目,现已成为集供热生产、服务、安装于一体的所属区域内最大的市政供热企业集团。

用户企业作为一家传统国企,借助以通达OA协同办公平台为核心的信息化系统,实现了自身的数字化转型升级:对内,企业管理有效提升,整装出发;对外,将长久积累的文档、流程和经验转化为智力资产,塑造自身核心竞争力,鹰击长空,乘风破浪!

信息化动因与用户需求

曾几何时,国有企业被贴上“大而不强”“效率不高”的标签。作为一家老牌国企,供热集团的信息化基础相对较低,多层级架构下产业运作效率低下,同时内部管理流程、经验散落在业务流转的各个环节,难以沉淀形成固有资产。而彼时的供热集团,恰是处在急需塑造自身核心竞争力,转型市场化运作之时。基于此,企业决策人决定引进信息化管理,从机制入手,重点实现三方面的管理价值提升:首先是全面提高效率和专业化水平,增强企业执行力,确保战略落地;其次,加强知识、经验的积累和固化,提高业务扩展能力;第三,实现内部信息共享、服务共享,强化业务协同和管理对业务的支撑,促进集团化优势的形成与发挥。

项目实施计划及系统建设目标定为:

通过在供热集团组织内部搭建部署OA平台综合管控系统,以一体化门户为窗口,将日常行政办公、生产作业监管监控,以及项目统筹、门户信息、知识园地等以流程化、模块化的方式直观展现,继而实现管理机制的规范落地;凭借无纸化、电子化的流程办公,降低信息沟通成本和人员管理成本;进一步整合资源,推动企业数字化转型。

用户企业信息化需求具体表现为:

1、随着用户对OA平台应用深度的不断下探,形成了集团下属子公司需各自管控各自公司的内控管理机制,比如车辆管理、办公用品、会议室等的情况,如此一来便导致了集团系统管理员面临高强度工作量的问题,故提出须由集团下属子公司各自管理,再由集团统筹调配的应用需求;

2、近年来,为面对全国性疫情多发所带来的严峻挑战,供热集团积极响应防疫政策的部署与落实,为杜绝人员聚集实施企业员工居家办公的工作模式,但势必会造成由于人员不能集中办公所导致的信息沟通不对称、沟通不畅、工作效率低下等问题。因此,在组织内部用户亟需部署一套视频会议管理系统;

3、在客户一期开发预算管理以及合同管理模块的基础上升级集团版,涉及组织架构大面积调整,需要调整开发模块的流程与表单。

项目建设内容

此次项目建设主要基于用户企业升级集团版、优化公文管理模块、云视频会议集成、业务合同管理平台的建设需求,涉及功能模块搭建以及系统优化升级的情况如下:

一、通达OA集团版升级方案

对于大型集团OA用户来说,OA系统的“组织设置”问题一直事关国有企业各方力量的均衡发展,目前多数普通版本的OA系统均采用单组织机构管理,往往难以解决多组织机构之间的统一协同作业问题。通达OA集团版则采用多组织机构管理的组织设置,完美解决了大型集团OA用户在“组织设置”上面临的各种难题。分子机构可以设立单独的机构管理员,来管理本机构的相关事务。除不能设置机构外,机构管理员拥有和系统管理员同样的权限,只有管理范围的不同,这样大大增加了分子机构的管理权限,提高了办公效率,继而实现了各下属单位用户、权限、流程、信息发布、知识管理的个性化、自主化管理。

二、优化收发文流程

通达助力用户搭建全新的收发文模块,通过申请人发起文件阅办单流程,阅办工作结束后生成一个子流程,自动发起文件承办单,带入文件标题、收文编号字段,由公司内部查阅以及审批,建立完整的收发文模块,形成闭环。

文件承办单流程(1)

文件承办单流程(2)

三、云视频会议集成

近年来,随着网络技术、音视频技术的迅猛发展,为疫情之下的企事业单位员工居家分散办公提供了在IT与AI方面的有力支撑,更赋予办公环境强大的便捷性。现在,通达OA与网动视频会议产品方合作开发了通达OA云视频会议应用系统,通过高清、稳定、灵活的视频会议,为企业用户带来高清晰多媒体交互体验。

1、快速发起会议:

可通过OA系统快速申请会议,设置会议主持人和参会人员,支持设置会议提醒方式,且系统支持在会议管理—会议申请中查看自己申请的会议内容。

2、灵活的视频接入方式:

可通过网页端OA、移动客户端、视频会议客户端随时随地参加会议,同时单次视频会议支持多方接入,完美保障会议质量,提升参会体验。

3、高清流畅画质&可协同的音视频会议:

高清画质、降噪处理、视频会议过程中可通过屏幕画板共享展示,支持文档共享、桌面共享、媒体共享,支持所有参会人员同时阅读文档,实现多人互动和协同办公。

4、会议严格把控:

会议过程中主持人可自由且严格把控会议,支持控制麦序,支持设置所有人员文字聊天和私聊方式,使人员沟通更加顺畅,且不打扰会议进程。

5、关于通达OA云视频会议应用系统的初始登录:

第一次唤起云视频会议登录页面需要点击下载,下载安装好后重新进入参加会议的按钮页面,再次点击参加会议后需要勾选允许打开链接。

6、关于云视频会议应用系统的客户端设置:

系统支持调整会议的模板参数,设置分辨率、码流、画质、帧率及轮询间隔等功能项。

7、通过移动设备随时随地登录通达OA云视频会议应用系统:

登录OA点击云视频会议,即可参加云视频会议。

四、根据用户单位日常办公的打印需求建制合同审批表的打印模板

付款合同单打印模板

通达综合一体化协同办公解决方案应用价值

实现集团型企业内部各部室之间信息交流、文件传输(签收)的自动化、无纸化,业务处理的流程化、规范化;

实现于企业集团内部各部室间信息报送、接收等日常报送工作管理的流程化、规范化,提高办公效率、减少人为失误;

建立企业集团内部各部室之间不同类型公告、通知和文件的信息发布平台,实现于组织内部对各个部室各类公文、通知、信息的上传、下达的自动化与无纸化,大幅提升企业整体沟通效率;

于企业集团内部建立公用文件库、信息库、资料库等,让企业依托集团版协同OA办公平台实现组织内部的资源共享,满足异地管理、协同办公、移动办公、远程办公的需求。

在OA系统中通过高清、稳定、灵活的视频会议,无须安装客户端、无须频繁在办公平台与视频会议平台间进行切换、支持一键发起。疫情之下,减少聚集,在家开会,见字还是不如见画面,为企业带来高清实时互动的多媒体交互体验。

项目成果与实践意义

起初,对于大型企业而言,信息化的实施往往会采用多家供应商、多家信息系统,如果缺乏顶层设计,系统之间达不到信息互通的话,那么企业的数据、流程分散在各个独立的系统内,且各自为政,这样产生的信息孤岛对信息化而言无疑是形如荒野求生。所幸,依托通达集团版协同OA系统强大的开放性,供热集团并未遇到这一问题,平台化将是企业下一步实施数字化变革的核心目标。

而今,企业信息化的重点之一,在保证现有数据互通的基础上,实现统一用户、统一信息门户,无论是账号的单点登录、流程的通畅性,还是界面的无缝对接,将多套系统整合成一套,员工使用系统时感受不到是多个系统,从而实现信息化的无缝整合,满足大型企业大规模并发用户的访问需要,满足企业集团跨地域的办公管理需要,从而更好的支撑了业务的运转。

自此,供热集团通过对协同OA办公平台的深度应用,将内控管理机制进一步规范化、体系化,集团内部管理流程获得系统性的优化与重组,同时对于整个知识结构、文化结构、管理结构进行完整的梳理;企业内部不同类型的管理事务全部被导入到通达综合一体化协同OA平台上,继而形成体系化、结构化的运维流转,给供热集团的未来发展打下坚实的数字化基础。同时,在项目成果方面,藉通达专业化的技术与服务,则为用户奠定了“稳经济、促发展、惠民生”工作的管理基石,使之在统筹推进区域常态化疫情防控和经济社会发展任务的落实方面成效斐然。