控风险、促合规,通达OA电子合同平台一站式管理全攻略

2022-04-28     共 773 人次阅读此新闻

在企业日常经营过程中,合同不仅是从事各种经济活动,取得经济效益的桥梁和纽带,同样也是产生纠纷的根源,合同管理不善将会给企业经营带来诸多风险。可以说,企业的经营成败与合同管理密切相关——合同管理是落实企业风险防范与进行内部管控的一项核心管理业务。数字经济时代,合同业务的规范化、合同处理的电子化、合同管理的智能化正成为中国企业经营发展的新趋势。

项目背景

河北某实业发展有限责任公司成立于1999年,企业注册地位于河北省石家庄市,经营范围包括木材、建筑材料、化工产品;办公自动化开发服务、煤炭批发、仓储服务、机械设备租赁、再生资源回收、自有房屋租赁、住宿及餐饮服务;新能源技术开发、技术推广;电力供应、电力装置、光伏设备及元器件、电线、电缆、发电机及配件销售;太阳能发电工程施工;风力发电工程施工;新能源工程施工;供应链管理服务等多门类综合性的经营项目。企业目前对外投资10家附属公司,全国各地拥有分支机构13处。

信息化动因

数字化时代,企业电子化(电子印章、电子合同、互联网征信)正在成为业务拓展的敲门砖。为提高企业竞争力,很多实体企业开始重视合同管理,并且,一些行业企业的合同管理通常需要贯穿项目全过程,还会涉及多个项目参与方,如果一旦出现失误,甚至会影响企业管理经营整体水平的提升。

另外,企业客户之所以想要启用一套OA系统:一方面,是随着项目招标工作的不断增多,须高效进行重点项目审批、规范合同流程等的管理工作,以致对信息沟通的及时性要求较高,如果没有合理规范的资产管理信息交流平台,将使得企业自身人力、物力成本相应增加;另一方面,企业内部也希望藉此加强自我学习,继而规范管理机制。在多方考虑各类OA合同管理系统后,河北某实业发展有限责任公司选择了携手通达OA,借助其强大的平台应用自定义能力,实现企业内外各类流程管理的个性化需求,藉此全面提升办公效率。

用户企业合同管理系统建设目标

1. 依托系统平台缩减人员管理成本及信息沟通成本,整体降低企业合同管理成本支出;

2. 起草合同有模板,规范文本避免风险;

3. 付款、收款可追溯,让每一笔支出都有据可查,每一笔付款都有迹可循;

4. 合同审批自动合规检查,数据统一;

5. 合同签署电子化,全面无纸化。

通达OA合同管理系统解决方案

通达OA合同管理系统可帮助组织建立统一的合同管理平台,从合同模板,合同智能审批,融入电子签名的电子化签署,合同台账,到后续的合同履行、履约情况查询可追溯等,实现从签订前、签订中,签订后的全程数字化的合同管理新模式,并着重解决中小企业合同管理混乱、收付款执行不清、统计查询不便等问题。

企业依托通达OA合同管理系统平台,可实现对成本预算、支出核算等财务流程从“人控”到“机控”进行转变,并通过贯通合同、财务业务数据,实现合同履行过程中对收付款要素的控制,提供对于合同拟制和合同履行全过程风险预警,真正实现以最低的人力成本支出获得对经营管理最有效的风险防控方法与能力。

系统功能与应用

系统流程覆盖合同、资产文件管理。通过将纸质资料电子化,可以固化运营流程,解决工作量大且繁琐的问题,同时还能对合同、资产文件中所包含的市场信息进行深度、综合的分析。

一、合同管理

合同管理模块主要实现内部的合同管理,可实时掌握企业内部销售合同、采购合同的签订情况;财务信息方面可生成各种有关合同收支情况的明细报表,让企业可实时掌控合同项目的收付款情况,便于所属合同款项的全过程管理。

分类 功能 子功能
采购合同 合同审批 采购合同签订、采购合同审批
合同付款 采购合同付款登记
合同统计 采购合同统计台账
销售合同 合同审批 销售合同签订、销售合同审批
合同开票 销售合同开票审批
合同收款 销售合同收款登记
合同统计 销售合同统计台账

二、资产包管理

利用信息化手段进一步提升用户企业资产文件管理效能,实现信息化和档案管理体系建设的有机相融,可实现按组织架构体系分别管理各分支机构及所属体系内的资产档案。

· 档案信息云存储;

· 资产档案文件的台账导出、统计功能;

· 资产档案文件归档执行率跟踪。

分类 功能 子功能
资产文件包管理 要件类 文件创建上传、文件借阅申请
决策类 文件创建上传、文件借阅申请
权证类 文件创建上传、文件借阅申请
辅助类 文件创建上传、文件借阅申请

 

产品特点与应用成果

· 标准化:提供标准化功能,满足大多数流通型企业的管理需求,可配置性高;

· 平台化:基于通达应用中心配置而成,具备优越的可扩展性与可定制性;

· 移动化:核心功能可通过通达Android系统或iOS系统客户端APP进行访问;

· 协同化:基于时下先进的协同管理理念设计而成,广泛满足不同行业用户以及新业态行业企业的智能办公与协同管理需求。

1、合同登记

2、合同付款

3、合同统计

4、资产文件包目录

5、文件详情

6、文件借阅

 

方案价值

当今时代,有互联网技术的加持,企业(征信、合同、签章)电子化正在成为业务发展的新动能。于此背景,该项目自上线以来,用户企业依托协同OA专业的合同管理、资产文件包管理系统应用,有力解决了企业以往合同流程杂乱无序、数据追溯无据可查的各种痛点与难题;实现了合同流程线上高效审批,系统平稳运行,实现资产文件线上实时共享、借阅功能;核心报表内容充实,查询便捷,数据可靠准确……由此,企业与供应商的交互变得方便快捷高效,让业务流转效率有了实质性的提升。

种种内控机制的优化改进,为企业推动自身资源数据共享,降低成本和管理风险,实现系统集成和信息协同效应扫清了障碍;高性能的协同OA平台在支撑企业建立相对统一的合同、资产管理体系的同时,藉通达专业化的技术和服务,则为用户企业能够倾注更多力量关注核心领域,不断拓展自身发展优势而发挥着巨大潜能