通达OA在江海投资集团:IT顶层设计助力打造产业发展新坐标

2022-06-23     共 540 人次阅读此新闻

近一时期,数字化赋能在多元化产业集团效果显著,管理运营一体化背后是OA、ERP等协同管理系统在支撑,如今伴随着商业、办公场景的迭代,企业为保持更强竞争力,亟需解决新的协同难题:大型集团如何加强一体化管控,实现跨区域、多项目、多业态、规模化、集约化经营?如何通过高效管控多类费用,支撑精细化运营让成本可控?如何统筹各大业务板块工作衔接继而统一流程,提效集团与分子公司的高效协作?......透过问题看本质,借助信息化手段加强集团管控,发挥整合效应,实现规模化发展是集团型企业的核心需求所在。

项目背景

安徽江海投资集团成立于2003年,位于安徽省滁州市全椒县。集团主营项目现包括房地产投资、经营及开发,业务涉及商业运营及管理、物业管理,文化旅游,文化艺术等多个产业。集团现全资及控(参)股的公司达十余家,已逐步发展成为集“产业多元化、发展规模化、经营专业化、管理规范化”的现代化企业集团。江海投资集团汇聚了大批高级管理人才和技术人人才,干部职工队伍业务熟练、技术精湛,具有丰富的地产、商业、酒店、物业、文旅等投资建设运营经验。

此外,集团自成立以来荣获多项荣誉表彰,包括:首届安徽十大强省品牌、首届安徽房地产行业十大重点推广品牌、安徽民营纳税百强企业、滁州市房地产开发十强企业、房地产开发先进企业、滁州市工商联系统优秀民营企业等称号。同时,集团还热衷社会公益慈善事业,先后在市政建设、文化、助学等领域投入资金达1000万元,多次荣膺所在地政府颁发的“捐资助学先进单位”、“送温暖献爱心荣营企业”等称号。

信息化动因及用户需求

江海投资集团产业经营范围广、权属企业多、层级结构复杂、管理精细化要求高,导致了集团各业务板块经营管理工作纷繁复杂,集团管理制度与细则实际落地难度高,因此对企业规范化管控、跨部门协同提出了更高要求。基于在行业领域丰富的智慧办公实践,江海投资集团选择与通达携手,寄望通过统一门户、身份、统一流程构建全新OA平台,结合统一费用管控降本提效,赋能全员高效协作与精细化管理,打造覆盖集团整体的全方位多层级协同一体化综合管控系统。

项目建设目标

大型综合集团企业,机构庞大、组织层级多,布局分散,企业经营之路向多元化、综合化发展,其协同管理痛点具有显著的行业特性。通达基于多级共享服务平台实施经验,能满足集团多领域的需求,通过财务共享、IT共享、HR共享、员工自助共享等,实现集团内部不同部门、业务单元、下属企业间的组织和资源整合,优化资源配置,降低企业成本,提高管理效率项目建设核心点如下:

1、流程审批平台:依托单位内部管理制度,通过工作流程的图形化和表格化的操作模式,为所有员工提供更清晰的工作流程;通过工作监控真实记录和反映员工工作进展,实现流程的催办;通过对流程数据的分析进一步优化流程。

2、合同管理平台:以合同审批流程分析为基础,从企业内控和风险管理的视角分析合同章程,实现合同的线上起草申报、审查审批、签订管理、履行管理及数据统计分析等合同管理功能,形成合同管理生命周期并落实到合同管理各环节管控之中。

3、费用管控平台:费用预算是集团为控制支出成本所做的成本预算。提供预算编制审批、费用审批控制、事后报表分析、支持松紧预算及特殊流程审批等功能,最终形成一套辅助相关部门事先做好计划,事后能对预算和执行情况比对分析,为下期预算提供依据的费用管控系统。

4、信息发布平台:搭建能及时传播企业的规章制度、新闻简报、技术交流及公告事项的信息发布交流平台,帮助所有员工及时查阅了解组织信息。

5、即时通讯平台:搭建内部电子邮件系统和内部即时通讯群组系统,促使企业内部事务协调与信息交流更加快捷通畅。

6、知识共享平台:将分散存储在不同部门和员工处的知识文档进行归类,按权限管理公司所有知识文档,方便企业员工在合理范围内共享日常工作成果,便于内部工作经验的分享,避免员工流动带来的企业知识流失,降低企业管理和培训成本。

7、行政&移动办公平台:实现对单位办公用品、日程计划及会议室的管理;基于公司移动办公的需求,实现客户端移动审批、远程异地办公;移动办公不受办公地域限制,用户可随时随地通过网络协同办公。

项目概况

通过在用户集团实施搭建OA平台这一综合管控系统,以一体化门户为窗口,将日常行政办公、业务平台监管监控、合同管理、知识管理、财务管理等以流程化、模块化的方式直观展现;凭借无纸化、电子化的流程办公,降低信息沟通成本和人员管理成本;进一步整合资源,推动企业集团数字化转型。

在对用户集团内部OA系统应用需求进行充分调研和分析后,通达OA安徽本地项目团队切实结合用户现有组织架构构成情况以及组织整体于未来发展规划的具体需求,为用户设计部署并实施了有关流程中心、知识管理、行政办公、费用管控、移动办公与日常交流园地等应用模块的搭建工作。项目实施概况节选如下:

1、流程审批平台:

将流程管理与协同办公相结合,既可通过流程审批处理日常工作事务,又可随时获知流程办理情况,催办获知撤销流程等。通过工作监控真实记录/反映工作进度。可实现流程催办,通过分析流程数据进而优化流程。

2、合同管理平台:

该模块由合同审批单、合同审批补充协议单及合同变更/解除、终止审批单、合同动态跟踪单、合同付款月计划单、合同付款审批单及合同统计表等组成,满足用户在合同监控、合同提醒及合同汇总方面的应用需求。

(1)合同审批单:根据集团业务流程设置对应负责人审批表单,审批后不允许修改相关要素,只有经审批的合同才能统计金额生效。

(2)合同审批补充协议单:在原合同不变的情况下增添补充协议,可关联原合同,方便后续审批负责人查看。

(3)合同变更/解除/终止审批单:可记录合同变更/解除/终止的值,提升合同变更过程的严谨和准确性,可关联结果做到有据可查、权责明晰。

(4)合同动态跟踪单:可记录合同进度,便于负责人随时了解合同的执行动态,方便负责人调整进度,为后续计划安排做依据。

(5)合同付款月计划单:可记录上月付款情况及本月付款计划,由合同跟踪人来进行发起,方便负责人查看付款进度,为付款计划安排做依据。

(6)合同付款审批单:可关联合同付款月计划,如没有申报合同付款月计划,则不能发起付款审批单。

(7)合同统计表:可自定义条件设置多样化统计方式,从不同角度分析数据。

3、费用管控平台:

该平台以“协同控制”为核心,从费用申请到针对每笔费用的审批,可有效区分超支费用和预算外费用。在费用报销时,秉持要报销须先申请,额度可把控减少超支,杜绝预算外费用发生。该平台含预算管理、报销管理及统计分析三大模块,力求做到明确事前、事中控制及过程预警等全流程管控。

(1)预算管理:预算填(预算编制)报表:

预算编制可灵活定义预算项目,可为不同预算项目指定不同编制口径(按部门+人员任意组合);

可在Excel表中先行编制预算再导入到费用预算单;

支持预算调整,可调增调减。

(2)报销管理:可关联出差申请单报销费用,也可单独报销费用;可选择费用科目编号自动带出费用科目,然后填写报销金额,如报销超支则提示超支,后续须填写费用增额表;附件区支持上传多个附件;可自定义设置打印模板。

(3)统计分析:通过费用报销统计分析,既能掌握预算执行情况,反映预算管理效果,又能及时发现预算管理问题,促进管理层及时采取措施调整。统计分析分为预算分析统计、费用报销统计、部门费用占比分析以及年度费用占比分析等项。

项目价值

对于多元化的企业集团而言,分散的区域经营模式以及特殊的业务形式,都决定了管理上的诸多难题,而通过部署通达OA协同一体化综合管控系统,已在江海投资集团内部已经形成了一个集流程和知识于一体、以合同管理与费用管控体系贯穿起来的统一办公平台,最终使得集团内部的运营变得高效、规范并更具效能。

项目落地四大价值,赋能企业集约化管控:

1、实现集团管理业务执行数据前后有效衔接;资源整合、相互联通、业务执行有据可依、节省时间、减少差错,提高业务完整性和有效性;

2、实现网络化信息共享、实时监控,业务执行过程可跟踪、可追溯;明确数据权限,保证信息安全,全面数据分析与呈现,有效辅助决策;

3、建立顺畅平滑的投资预算、计划和项目协作通道,加速管理与业务部门间的信息流转;统一门户、流程、移动等应用,拉通项目、人、财等流程,推动在线协作、数据共享,使业务运营更加高效;

4、统一信息门户的入口和出口,实现项目的战略管控,控制投资方向、资金流向、投放规模,规范经营管理全过程,优化资本结构,统一管控,降本增效。

简而言之,在社会经济发展中,集团企业的贡献力量不容小觑。随着数字经济时代的来临,集团企业对自身经营管理水平与业务协同标准的优化升级愈发迫切,依靠IT的创新应用,提升一体化管控,增强核心竞争力,将成为其做强、做大、做优的必由之路。

而通达也将继续发挥与安徽省江海投资集团等大型企业组织的成功合作经验,积极探索与实践通达集团型企业智慧管理解决方案的应用深度与广度,汇集从央企到500强企业之数字化精粹,助力更多集团型企业不断提升一体化管控,开创企业经营发展新的局面。