吉林艺术学院应用通达OA助力校园信息化建设

2023-07-25     共 1176 人次阅读此新闻

1用户背景

吉林艺术学院(JILIN UNIVERSITY OF THE ARTS),简称“吉艺”,坐落于“北国春城”吉林省长春市,中国六大艺术学院之一,是东北地区唯一的综合性高等艺术院校、吉林省特色高水平大学建设项目应用型公办高校A类、是教育部中俄高校艺术交流基地、教育部全国普通高校中华优秀传统文化传承基地,全国大学生社会实践活动先进单位,国家级特色专业建设高校。

学校前身萌发于1946年的东北大学鲁迅文艺学院,1958年组建吉林艺术专科学校,1978年更名为吉林艺术学院,1993年获得硕士学位授予权,1995年成为吉林省首批拥有省级重点学科的院校,2020年成为吉林省特色高水平大学。

根据2023年4月学校官网信息显示,学校有表演、造型、综合、城市艺术四个校区,下辖13个教学单位,开办39个本科专业;有教职员工824人,其中专任教师554人,全日制在校生9046人,其中硕士研究生1275人,本科生7771人。

2项目建设起因及主要需求

吉林艺术学院正处于快速发展阶段,随着新校区的建设,OA系统作为学校“数字化建设”中的重要组成部分,搭建一套属于自己独有办公平台早已提上日程,学校亟需一套响应更快、公文处理更加便捷、审批功能更强、扩展能力更丰富、移动办公体验更好、灵活性更为优越的协同办公平台。

吉林艺术学院原有一套OA办公平台,功能比较单一,主要包含了会议管理和公告通知两部分内容,会议管理也称之为周历,就是显示学院每一周的会议内容、参加人员及时间点点;公告通知就是全校发布的各种通知。使用范围很局限,好多教职工甚至都知道学院有这种系统。

为此,吉林艺术学院的院领导、党委/学院办公室、网络信息办办公室的负责人和相关人员与OA厂家多次沟通,并参考其他高校的OA系统建设和使用情况,最终确定了一套既能满足日常协同办公、又方便全校教职工办理各项事务审批的OA系统建设方案。

OA办公平台建设的主要需求:

1、 由于吉林艺术学院共有四个校区,分部在长春市内,以往需要找领导签字的事项都需要驾车到表演校区,在领导办公室门口排队等候签字,而且学院领导往往外出,导致好多审批工作不及时。所以有必要将原始的线下审批工作转变为线上使用OA系统来审批,同时要支持互联网环境使用,要支持手机端审批工作;

2、以党委/院长办公室的需求为主,打造适合吉林艺术学院OA公文管理平台,实现网上文件传阅和发文审批的工作;电子公文要支持加盖安全电子签章的功能;

3、会议管理,公开展示学院的每周会议,学校称之为“周历”,原来的模式是办公室人为将各机关单位、教学单位的会议汇总到一起再呈报给院领导;

4、为了能够开放互联网环境使用,需要通过等保2.0测评;

5、本地化服务,能够提供长期的运维服务,确保学院的OA办公系统正常稳定运行。

3项目建设目标

规范审批业务:全面规范吉林艺术学院各种管理流程,如对业务单据、审批流程、审批权限、审批时间、审批意见、流程使用范围、审批委办、审批转办、历史审批查看等进行规划,协助学院实现制度的落地。

提高业务审批效率:将纸质的审批单据电子化和模板化、将人工审批流程、业务催办督办网络化和自动化,实现网络办公和移动办公,全面提升业务审批效率。

实现高效协作和沟通:通过部署各种信息化沟通工具,如即时消息,帮助学院相关领导和教职工之间及时地进行更多、更广泛、更有效的沟通和协作。

助力企业文化建设:通过OA平台可以搭建企业论坛、公司动态、单位新闻、活动通报、发展建议、领导心声、调查问卷、合理化建议、专家支持、等互动栏目,增强学院的凝聚力,倡导学习型文化,实现价值观和核心理念的统一。

打造学习型组织:通过OA知识管理模块,实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新,实现群众智慧的激发,单位大量无形知识资产的积累,方便员工快速查找自己需要的文档、资料,提升知识的开发和利用效率。

快捷的信息发布:通过OA系统模块中的通知、公告、论坛、投票等工具,将各种通知信息,如奖罚通报、人事公告、组织调整、政策新闻、制度变更等分门别类的、及时性的传达给相关单位及教职工。

4系统建设及应用效果

吉林艺术学院OA项目建设于2023年5月22日正式启动,在学院各机关单位的精细配合和在学院各位领导的支持下,经过通达本地项目服务团队的努力建设和定制化服务,于2023年6月15日开始运行,达到了预期的使用效果,完成了既定目标。

系统上线运行以后,顺利通过了等保2.0测评,开放互联网使用,满足了全校教职工可以不在校园内即可审批工作流程、查看工作流程的渴望。

系统中启用了即时通讯、内部邮件、公文处理、流程审批、公告通知、会议管理、电子签章、文件存储等主要的功能模块,已经成功了全校教职工日常工作中不可缺少的一部分。

4.1用户使用范围

按照吉林艺术学院现有的机构类型和职能部门创建组织架构,清晰明了,分为学院领导、机关单位、教学单位、学术机构、教辅单位。

共计创建OA用户816人,根据用户需求逐步开通各教职工使用权限,方便管理。

教职工如需使用OA办公系统,需要相关人员在OA系统中申请开通OA使用权限,申请表如下:

4.2系统登录界面设计

根据用户需求设计登录界面,页面设计简约美观,学院的LOGO突出、明显。

(网页版登录界面)

(网页版登录首页)

(客户端登录界面)

(客户端登录首页)

(APP登录界面)

(APP登录首页)

4.3公文使用介绍

实现线上公文办理,解决公文传递速度慢,信息不及时,不同步的问题。所有的公文处理单均是按照A4纸张的大小进行设计,更加方便于档案管理人员直接打印存档。

定制开发收发文查询功能,使公文查询、分类更加方便,更加便于文号的管理和查询。

学院发文流程介绍:

(发文单使用效果)

(发文流程结束后的表单)

(发文流程的设计图)

学院收文流程介绍:

(收文流程表单的使用效果)

(收文流程结束后的效果)

(收文流程设计图)

为了便于办公室管理人员方便查询、统计公文数据,更加有利于文件计数的管理,通达的技术团队结合以往的工作经验,于学院相关负责人协商讨论,最终单独开发了一系列的公文查询的程序,并且数据支持导出到excel表中,行程收文或发文的登记台账。

(各类公文查询菜单)

(学院发文查询页面)

(学院收文查询页面)

4.4工作流程使用介绍

根据用户现有的线下的日常各类工作,定制线上工作表单及流程,使工作更方便、快捷,提高工作执行效率。

项目实施阶段共制定流程70余个,主要包括公文管理流程、印信管理流程、党委宣传、财务报销、行政审批类、国际交流处审批流程、组织人事、教学教务管理、后勤管理、资产管理、网信管理等主要的审批流程。

(各项工作分类)

流程使用效果展示:

(工作查询展示)

4.5周历上报与展示

将学院日常使用的周历单独开发到OA办公平台中,使各教职工共可以随时随地进行查看。

个机关单位、教学单位上报周历使用流程中心的周历上报审批流程,经过相关人员审批汇总至办公室。

周历上报流程如下:

(周历上报流程的审批表单)

(电脑版周历查看)

单独开始的适配手机端的周历展示页面:

(移动版查看周历)

4.6车辆使用登记

通过应用中心开发车辆管理模块,让共用车申请更快捷,使用记录清晰。学院共三辆公务用车,每辆车有固定的司机,车辆使用记录由司机进行录入。

(车辆管理菜单)

(车辆使用记录)

(填写用车记录)

4.7其他定制开发功能

根据用户在使用中遇到的会签信息修改不方便的问题,开发会签管理功能,解决会签填写错误修改不便的问题。主要开发了会签人管理、会签意见管理、会签控件的意见管理。

(主要功能菜单)

会签人管理:为了解决收文流程或其他流程在办理过程当中,指定步骤的经办人,如果经办人增加多了可以在此处删除;如果需要增加其他的经办人,可以在此处点击增加签署人。

(会签人管理界面)

会签控件意见管理:为了解决个别人在办理流程的时候会签控件中的办理意见输入错误,而且又不需要结束流程,管理员即可进行修改。

(会签控件意见管理界面)

会签意见修改:用来修改流程中会签意见的内容,仅限于管理员修改。

(会签意见管理界面)

5 系统使用价值

吉林艺术学院OA办公平台本着简单、适用、高效的原则,贴合学院实际需求,实行通用化的产品设计,充分体现学院规范流程管理、提高办公效率的核心思想,为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案,以帮助学院迅速建立便捷、规范的办公环境,迅速提升学院的管理和信息化应用水平,并降低运营成本,有助于学院信息化管理的整体规划。