黄金国家级科研机构借力通达OA搭建智能票据应用平台

2023-11-23     共 753 人次阅读此新闻

站在科技前沿的科研院所,不断探寻着人类进步的奥秘,一直以创新作为安身立命之本。新时期以来,随着我国科技体制改革全面发力、多点突破、持续向纵深推进,且在云计算、大数据、AI 等新兴技术的影响下,无数科研单位正在步入深度融合、管理创新的新阶段。然而,作为典型的技术、知识密集型组织,科研院所大多通过项目制经营业务,尽管借助相关系统,让协作效能有所提升,但在历经市场化运作后身处愈发激烈的竞争环境,让国有科技型企业对数字化管理提出了更高的要求......

用户背景

长春黄金研究院有限公司始创于1958年,隶属于中国黄金集团有限公司,注册资本为5200万元,是专门从事黄金工业基础理论、黄金工程技术研究与开发的国家级科研机构,是以技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询为主体经营,以新工艺、新技术、新产品、新材料的研发为创新经营,以科技成果的工程化、产业化为目标经营的新型高科技国有企业。公司技术专业包含地质、采矿、选矿、冶金、岩矿、分析、新材料、生态环境、机械制造、自动化、计算机应用等20余个学科专业,研究范围涵盖黄金行业整个产业链。此外,国家金银及制品监督检验中心、全国黄金标准化技术委员会秘书处、中国黄金集团技术中心、中国黄金环境监测中心挂靠在长春黄金研究院,《黄金》杂志社也设在内。

近年来,企业连续获得“国家高新技术企业”“吉林省科技小巨人企业”“吉林省黄金工程实验室”称号,通过“ISO 9001质量管理体系”认证、“吉林省AAA信用企业”认证。并且,研究院已为国内外1000多家企业和机构解决了技术难题,取得了一批国内外领先的科技成果,解决了制约黄金行业发展的技术瓶颈,为集团公司优质高效发展发挥了巨大的作用,实现了聚集人才领军优势、打造科技创新高地、强化科研支撑平台、助推产业繁荣发展。

项目动因与用户需求

一般而言,科研单位旗下项目大多以项目课题为主,特点是金额大,每年动辄投入几个亿的研发费用,项目相关文件庞杂,涉及项目信息、人员、实验资源、物资采购、文档、成本等多方面的管理内容。

新时期,为了加深市场潜能与发展动力,用户单位管理层逐渐意识到利用信息化手段对企业资源进行统一管理和有效利用的重要性,而以移动化、智能化为手段的协同OA办公软件以及专用的系统功能组件,无疑将成为管理的重要突破口。尤其当下正值“数字中国”时代,长春黄金研究院有限公司亟须拥抱数字技术,进而服务“数字经济”、“数字产业”、“数字工程”,推动企业转型升级,以数字动能助力企业高质量发展。

用户单位具体需求:

随着国家政策推进,电子发票的范围不断扩大,发票加速推进全领域、全环节、全要素电子化,其中发票报销是实现全程数字化的关键一环。用户单位长春黄金研究院也不例外,报销是组织常见的业务,涉及到每个员工。在传统的报销过程中,如何提升发票归集效率,提升员工填单、报销体验,提高领导审核、财务复核的智能化和自动化水平?这些都是用户单位亟待解决的管理痛点。

通达OA智能票据管理系统与解决方案

随着电子发票的推广与普及,由于电子发票的可复制性,存在个别员工重复报销的可能性、财务管理人员核查验重困难等风险。

通过应用智能票据组件可以方便地上传并自动识别验证票据的真实性,解决了人工验证的繁琐工作,实现了电子票据真假验证、系统验重,重复报销等风险管控,同时满足了国家及上级相关部门对电子发票的电子数据存档管理相关要求。此外,智能票据组件与经费报销审批流程有机结合,发票数据自动导入表单,实现了高效、便捷、准确的管理审批核准功能。

通达OA系统智能票据应用组件,可以实现对各类票据的自动识别,支持单张或者多张同时识别,并且可以对增值税发票进行真伪辨别,识别后通过验真的发票数据会自动保存下来,同时支持票据的验重设置,杜绝一票多用的情况。

系统应用功能概述

依托通达OA全程数字化费控管理系统,通达本地项目团队应客户要求在组织内开发部署了发票查询管理功能组件。自此,财务及相关管理人员可以更加便捷地查询发票信息,通过相应的数据列表,在管理过程中方便发现问题解决问题,及时做好审计风险管理。

1、应用组件功能亮点介绍:

智能识别:

支持IOS、Andriod移动操作系统,随时随地采集发票图像和数据;

种类齐全:

支持识别增值税普通发票、增值税专用发票、打车票、飞机票、火车票、电子发票多种票据类型;

高效率:

支持同时识别单张、多张票据同时识别;

高能鉴别:

支持自动、手动对增值税发票进行真假鉴别;

高精度:

综合场景下识别准确率高达99%;

智能报销:

支持和流程中心关联,实现票据智能报销,票据信息自动回填表单,无需手动填写;

输出多样化:

可通过数据报表功能,统计相关报销数据,支持导出excel表格、PNG图片、html等形式,满足不同用户需求;

2、用户单位智能票据管理系统核心应用:

通达本地项目团队为用户单位长春黄金研究院有限公司总共设计了6个费用报销的流程,且根据用户单位组织架构分为多个管理分支机构和财务类别。

3、关于费用报销单流程的设计:

下图为设计流程步骤对应的可写字段:

4、通过智能票据应用组件(票夹子)进行发票报销:

(1)报销发起,快捷创建

在个人事务菜单下,或者手机端上传发票到票夹子。发票在上传过程中会自动校验,同时校验结果同步上传。

通达0A智能票据应用组件支持与税端直联,实现对增值税发票的自动真伪查验、价税分离;灵活满足组织内控合规要求,发票基于内控合规规则进行有效查验跟控制,从源头杜绝虚假发票报销,避免组织合规风险。

点击报销可以多选发票,或直接点击要报销的发票即可。

接下来选择要报销的流程:

(2)报销高效审批,多维度数据统计及检验

多维度数据统计与合规检验,辅助决策。系统会自动打开报销的流程,同时发票数据会自动填入到对应的列表控件中,流程正常转交审批。

支持审批时系统自动进行多维度预算及费用的检查与管控,通过助手实时预警,防范费用超支与超标的风险,更方便领导审批。

预先设定业务合规规则,例如是否关联事先申请,是否关联相关合同、发票是否合规等等,系统自动进行合规检查,识别潜在风险,领导审核更高效、更智能,更合规,提升审批效率。

被选中的发票会自动变更为审批中;流程审批结束后会显示为已使用。

5、关于发票的管控与查询:

为方便管理人员能够管理所有发票,支持下载原始发票,项目团队还为用户定制开发了发票的查询程序,并且支持分类导出且进行汇总。

应用功能价值总结

※报销人员可以在移动端拍照识别或上传电子发票,自动采集数据,无需手动输入,提高使用效率,节省时间,打破时间与空间的限制;

※多种发票收集渠道,自动识别、验真与风险校验;提供多种便捷式填报方式,减轻员工填报工作量;

※智能票审,减轻财务人员进行票据核验的压力,提高审批效率,节省沟通成本,降低企业涉税风险;

※审批自动化,智能助手数据支撑,协助高效审批;多维度数据统计与合规检验,为管理人员提供数据报表显示,直观明了,便于管控,辅助决策;

※支持线上线下发票与凭证的追溯与查询,并可在线自动归档,统一数字化管理。