聚焦行业实践:连锁药业集团依托通达OA强化供应链数字生态

2023-12-11     共 425 人次阅读此新闻

数字化时代带给企业的改变是全方位的,无论是商业模式、运营模式还是供需模式,皆因数字而变。以医药零售行业为例,在薄利多销、竞争激烈且具有较强的规模效应下,企业若要平衡扩张与成本控制,凸显自身的核心竞争力,数字化管控是必经之路。尤其当前,中国医药零售行业的格局正在重塑,从单一的药品零售市场加速转变为以患者为中心的医药零售生态体系,鉴此,推动行业企业在信息化、数字化、网络化、智能化生态中高质量发展,对促进健康产业升级和健康中国建设都具有十分重要的意义。

用户背景

江苏百佳惠瑞丰集团是以昆山百佳惠大药房有限公司为基础发展起来的创新型医药产业集团。公司成立于2003年,多年来立足昆山,面向全省,努力创新经营模式、抢抓大健康发展机遇,先后在苏州、南通、无锡、扬州、徐州等地投资设店,目前拥有员工2500人,其中药学及各类专业人才占比70%,拥有直营门店400多家,加盟店约300家,销售规模近12亿元,自2017年起,连续四年名列全国药品零售连锁百强榜。

百佳惠成立以来,不断引进和销售有助于提高民生健康的物美价廉的商品,同时倾力支持对社会有益的活动和慈善事业,促进社会健康事业的发展,忠实地履行“百佳惠,惠百家,健康服务千万家”之信条所赋予的责任。

信息化动因与用户需求

伴随着经济社会的快速发展,运用信息化手段提升企业核心竞争力变得尤为重要。具体方略为:通过搭建协同OA来梳理企业组织架构并进行业务流程的优化与再造,进而于管理上支撑企业快速有效的运维发展,同时降低人为因素的经营风险,提升企业综合管理效率。

目前,在云计算、人工智能等各种新技术、新趋势的影响下,用户企业的信息化建设正面临深刻变革。企业希望通过协同OA平台在总部与分子机构间建立起完善的电子协作系统以及知识管理系统,即真正建立起一个统一办公、协同运作和管理支持的综合平台,通过综合一体化管理平台的建设,提高办公效率,提升企业综合管控水平,继而实现集团整体发展的降本增效。

用户企业具体需求

鉴于组织机构庞大,内部部门繁多,同时出于优化提升管理效率与内部运转机制的需求,用户在对OA厂商技术实力、平台产品性能以及项目实施保障方面进行综合评估和多方比选之后,最终选择与通达合作,希望借力协同OA搭建自有办公自动化支撑平台,以此进一步简化审批程序,高效执行制度,实时掌握工作进度,优化整合各供应链资源等。

项目实施概况

本着厉行节约的工作原则,在对用户内部OA系统应用需求进行充分调研和分析后,通达OA江苏本地项目团队结合企业组织架构的构成情况,为用户设计定制并实施搭建了一套贴合医药零售业务特色的协同OA网络智能办公系统。现场实施服务期间,项目团队历经用户需求调研、需求分析、系统表单设计、流程设计、小规模运行、表单修改定稿、流程修改定稿、上线试运行等环节,OA系统自部署运行并应用至今,企业日均在线300余人,OA平台功能模块应用种类包含流程中心、电子邮件、公告通知、公共文件柜,以及银企直连集成对接等,工作流的类型和内容涉及企业日常办公的方方面面,继而通过流程化、无纸化、移动化的业务管理模式,赋能全员高效协作与精细化管理的同时,力促组织内部降低沟通和管理成本,为领导决策支持系统提供强大的依托平台,全盘提升企业综合管理水平、业务效能。

协同OA平台应用成果

项目实施落地并验收后,通达本地项目服务团队接到用户反馈,称通达OA网络智能办公系统的运行效果完全符合用户早前对于信息化建设的工作构想,且完美达到用户对OA系统满足自身个性化应用需求的成果预期。

当前用户OA系统相关应用情况节选如下:

1、公共文件柜:结合各部门及各分子公司的需求,设立不同的文件权限,方便员工登录OA随时随地能查看相关文件。

2、流程中心:借助流程可有效记录各项工作,便于日后查询统计。截至目前,企业内部共设有10+个分类流程,总共设计流程200+个,发起流程十余万条。

3、银企直联集成对接:通达江苏本地项目团队协助用户完美实现内部OA系统流程中心与外部银联系统的平台对接。例:付款或报销流程审批通过且结束后,OA系统将交易数据实时自动推送给农商行,银行再根据卡号等关键信息,直接付款给相关人员,无需公司内部财务部门再进入企业网银操作付款。

(1)银企直联集成对接审批流程示例:

(2)流程步骤:报销流程先由事业部相关部门审核,再由集团总部财务、总经理、董事长审批;审批通过后,由出纳付款。具体如下:

◆ 报销申请人发起流程,填写相关报销信息(含开户行、账号信息);

◆ 经审批后,符合条件的报销单流转至出纳。出纳给予意见,填写二次审核金额,确定最终金额。系统会判断,如填写金额不符数据规范,会自动弹出报警信息,流程也无法结束;

◆ 出纳结束后,该报销流程自动进入后台推送列表,系统实时推送给银行,报销款支付至申请人银行卡;

◆ 系统后台有支付管理查询页面,能根据查询条件(流程名称、流水号、发起人、发起状态、支付状态)查询出哪些流程支付成功,哪些流程支付失败。支付失败的流程可重新推送,也会提示其他简单的错误原因,便于管理人员判断;

◆ 系统后台有统计查询页面,可根据查询条件统计时间段内相关报销金额、支付金额等,便于财务人员查看。

4、电子邮件:可对内发送信息、文件、通知等,手机端和微信端都能收到相关提醒,目前已有200多万条邮件记录,沟通高效便捷。

5、公告通知:可发布公司内重要的行政、运营、表彰等多类文件,并可查阅公告查阅情况,便于公司信息流监管。

项目价值

本项目由通达OA江苏本地项目团队负责实施与技术服务。该项目自上线以来,用户企业江苏百家惠瑞丰大药房连锁有限公司通过协同OA专业的办公自动化支撑平台,让全域业务得到全面的梳理和优化,实现了各个业务环节安全、高效、规范的流转,基础管理和业务水平大幅提升。该项目价值具体展现为:

首先,通过协同办公OA平台的建设和应用,帮助用户企业强化内部管理、提高效率、加强宏观调控,及时获得并处理大量的信息并做出决策;建立了一套科学的、完整的、集知识/流程/进销存及财务、统计等为一体的综合性协同办公管理信息系统,提升企业宏观管理效率和决策的即时性与科学化水平;

其次,供销协同解决了大部分跨部门职能联动问题。覆盖所有关联企业、机构、业务部门的协同办公平台,增强跨组织、跨地域的协同运作能力,使组织结构趋于扁平化,提高企业执行能力,加速市场响应效率;

第三,实现流程电子化,让信息流与财务流、审批流、权限流紧密贴合,一方面规范各项事务的日常作业标准,另一方面,在信息流之间做了数据关联,为公司管理层的日常管控提供了灵活的管理平台。

以信息技术赋能中国医药零售行业发展,推动药品零售企业加速数字化转型,既是新一轮科技革命和产业变革背景下传统产业应变局、破困局、开新局的必然之举,又是实现中国式现代化的发展命题。鉴此,通达未来将继续致力于中国健康产业发展,积极探索与实践通达医药零售行业智慧管理解决方案的应用深度与广度,在“以实体经济为着力点建设现代化健康产业体系”这一大背景下,扎扎实实藉现代信息技术赋能“健康中国”战略,为该领域的更多企业插上“数字化翅膀”。