中山市中智药业集团有限公司
2011-09-14

企业介绍:

公司名称:中山市中智药业集团有限公司

成立时间:1993年

公司人数:800人

集团创办于1993年,集中成药、中药饮片、保健品科研、生产与销售为一体,是广东省高新技术企业、大型民营科技企业,拥有中智制药、恒生药业、中智中药饮片、中智大药房连锁四家子公司,拥有多个中药GAP种植研发基地和省级工程技术中心,药品生产经营产业链完善。

OA 选型过程:

选择通达 OA 的原因:

对比了用友致远OA、北京起步平台等多个品牌或平台,根据市场占有率、用户口碑、维护成本、二次开发难度等关键因素来判断选型,最终选择了通达OA系统(2009完美平台版)。正式使用后,对各分公司进行专场培训,对于各重要模块另行组织人员讲解。

目前通达 OA 的使用情况:

08年底开始尝试使用通达2008版OA系统,签订购买后升级到2009版;目前OA用户880人,工作时间平均在线330人;常用模块有内部邮件、内部短信、手机短信、个人文件柜、工作流、公告通知、规章制度(自制)、工作日志、论坛(外挂Discuz7.0)、OA知道、产品图片资料管理/查询(自制)、业务员档案管理(自制)、协同项目管理、OA精灵;MYOA目前占用空间87G,数据库430M。

通达 OA 功能与实际应用举例:

内部邮件与短信提醒:对发送文件、通知、沟通十分方便,并替代了内部邮件系统;OA精灵由于绑定OA用户,所以取代了原来的腾讯RTX。如此即减少了信息孤岛,同时维护成本低。

协同项目管理正好满足企业技术中心的研发项目的管理工作,便于所有研发工作的开展、跟进,如图:

信息发布

公告通知的用量较大,通常由行政领导审批过通知文件,转交行政文员新建公告通知,提交OA管理员进行审批发布(审格式、排版等),此功能为企业传达重要信息给各部门、员工及全国各地起到关键作用,迅速、准确到位,目前使用量为102页,约为1千条。新闻模块使用较少。

工作流

推广工作流的主旨是实现无纸化办公、低碳办事、高效工作,避免了手写、打印、逐个找领导签字审批的麻烦(尤其对跨地域的工作场所),节省资源,提高工作效率。在用流程近50个,工作流流水号截至填写日期为32100。

工作流列表:

流程举例:

1、购物审批表v5(已经修改到第5个版本)

流程功能:统一各类物品的申购表单,从提出申请、需求(库存)确认、采购、报销核销全程管理;

流程流转说明:部门人员提出采购申请,经部门领导审批,根据购物类型转到相关物品管理员确认库存,(根据物品金额条件判断高层领导审批)转交采购,采购后转交财务会计待报销、销账;

使用范围:集团总部、制药公司、中药饮片公司;

表单:

流程图:

流程说明:

1、1之后的所有步骤都有回退到这前步骤的功能;

2、影响流程转交的有两个因素:购物类型、金额;

3、购物类型选项有:

工程维修:由步骤9工程部审核,确认维修购买配件,由于工程维修较紧急,故在经理前审批;

办公资产:由步骤3行政审核,确认办公资产的库存;

电脑相关:由步骤4信息部审核,确认电脑维修的配件;

其它:其它类型的物品无需特别审核;

*以下流程流转方向中的购物类型审核由括号表示

4、金额小于3000时,流程流转方向为:1、(或9)、2、(3或4)、7、8结束;

5、金额大于3000、小于10万时,流程流转方向为:1、(或9)、2、(3或4)、5、7、8结束;

6、金额大于大于10万时,流程流转方向为:1、(或9)、2、(3或4)、5、6、7、8结束;

*由于表格中的列表涉及多个步骤的办理人填写,故此流程未使用列表控件;

2、日常事务申请v3

流程功能:统一各种日常工作中的普通事务办理的审批,以免流程过多,用户便于使用;

流程流转说明:部门人员提出采购申请,填写表单时勾选申请事务涉及的项目,流程流转根据勾选的项目转交到不同的办理步骤;

使用范围:集团总部、制药公司、中药饮片公司;

表单:

流程图:

流程图说明:

1、其中2、8步骤有回退到这前步骤的功能;

2、勾选OA外网使用、OA手机短信、开通网址,流程流转方向为:1、2、8结束;

3、勾选无限上网,流程流转方向为:1、2、3、8结束;

4、勾选企业邮箱,流程流转方向为:1、2、4、8结束;

5、勾选程序修改,流程流转方向为:1、2、5、8结束;

6、勾选程序修改,流程流转方向为:1、2、5、8结束;

7、勾选新开用户、注销用户、系统权限,流程流转方向为:1、2、7、8结束,或子公司填写的申请,流程流转方向为:1、2、6、7、8结束

知识管理

举例公共文件柜、网络硬盘、OA 知道等功能模块在实施中创新的地方,帮助企业解决了哪些问题?可以截图说明。

公共文件柜为100多家药房的连锁店发放文件起到至重要的作用,由于文件发放频率高、量大、时效长,药房每天两班制上班,每天有平均3个通知文件、每月有1百来个,公告通知功能已不能满足此类需求,故使用公共文件柜专人管理、所有药房固定阅读权限,发放文件时使用短信通知,药店人员上班时已经成习惯的查看此文件柜接收文件。

OA知道此功能便于企业内部的知识积累,提高员工主动性、帮助他人,同时为企业管理提供参考信息。

内部讨论区

由于目前使用系统版本为2009,内部讨论区功能不能满足讨论区的管理需要,故外挂Discuz!7.0来使用,效果不错:

其它功能模块

工作日志 根据部门不同管理的需要来使用,我司长期在外出差、业务人员必须至少每3天要写一篇工作日志,以辅助工作管理、跟进。

1、规章制度/规章制度管理 由新闻模块修改而来,以满足企业规章制度发部的需要;

2、产品查询及管理 此功能专门针对中智连锁大药房各门店人员查询使用,查询1百多家连锁药店所卖的药品的生产许可证、药品各批次的检验报告,仓库的验收人员进行原件扫描上传管理;产品数据库与连锁药店的ERP系统的药品品种表进行同步。

此前需要将生产许可证、药品各批次的检验报告纸张进行复印、然后随物流车辆配送到遍布中山各地的中智药店,维护成本极高。

3、网通人事档案 (管理全体营销人员档案)

因营销人员在全国各地,档案包括有OA用户和未有OA用户的(终端销售人员),加上其他个性功能,所以系统自带人事档案模块暂不能满足需求。

基础数据设置:包括营销人员职位设置,全国业务区域划分

档案录入:由拥有OA的用户填写本人及所管理的业务员的档案,提交集团总部人力资源部(短信通知),进行审核\修改\编号等,进行离职处理等。

统计查询:便于营销领导、财务、人力等部门查询了解相关所需资料,并可导出excel表格数据

产生的效益

使用通达OA带来的效益涉及多个方面,最显着的是提高工作效率,降低资源浪费、时间浪费,低碳办公等等,领导可及时了解企业内部信息,职员感觉工作便于开展、沟通交流,网管维护量低、难度低,全公司日常交流中OA二字已深入工作当中,总体效果目前较满意,目前考虑升级到2010版,望通达公司继续给于支持,感谢~!