办公理念蜕变始于通达OA

个人介绍

高悦群,本人1999年6月毕业于天津商业大学(原名:天津商学院),在计算机信息工程系完成了管理信息系统专业的本科学习,获得了工学学士学位。毕业后,在深圳市农科集团本部从事计算机相关的信息管理工作。期间,获得国家工程师职业资格;被华南农大聘为在职教育《计算机应用》课程授课老师;开发过职业技能培训证书打印系统软件,地产销售租赁情况统计软件,水利局质量控制软件等。于2009年在农科集团实施通达OA项目,实现OA办公。

企业介绍

公司名称:深圳市农科集团有限公司

成立时间:1985年

公司人数:812人

年销售额:4.4亿元

公司简介:深圳市农科集团有限公司前身是成立于1985年的深圳市农业科学研究中心,是深圳市属正局级科研事业单位。2002年12月,农科中心成建制改为深圳市农科集团公司,国资委成立后,成为首批直管企业之一。2009年1月,农科集团整体划入深业集团。2010年9月,农科集团改制为有限责任公司,更名为深圳市农科集团有限公司。现主营业务有:太空育种、转基因工程、生物育种园区、畜牧水产养殖、园林设计及施工、农科类教育培训、房地产开发及物业管理等。主要农业类产品包括:祖代种鸽、太空花卉、太空螺旋藻、太空蔬菜、优质热带水果、特种水产等。

部分产品图片:

OA选型过程:

实施概况:董事长2009年初到任后,提出了要用OA实现无纸化办公的要求。当年2月份启动OA项目;6月份实施;7月份在集团本部试运行,实行双轨制;8月份集团本部正式运行;10月份二级公司试运行;12月份集团全面实现OA办公。

项目启动前,我们进行了大量的调研,先后走访了多家兄弟单位学习经验,并考察了14家OA产品,通过现场演示、在线试用,最终选择了北京的通达OA。

其主要优点是:技术领先、用户群国内最大、性价比最高、容易使用和维护、后续升级服务及时。

经过多年应用实践证明,通达OA经得起考验,当初的选择是正确的。

目前通达OA的使用情况:

通达OA功能与实际应用举例:

通达OA有很多功能,实施都取得了良好效果,下面重点列举几个功能模块说明。

1、手机短信功能

手机短信功能使信息传达更及时更到位,受到广大员工的欢迎。但在使用中,发现原设计是采用短信猫方式发送,对大型企业来说,发送速度不够快,也不够稳定。为了能更好的应用通达OA手机短信这个功能,我们进行了二次开发,采用了中国移动MAS机的方式,结合通达OA现有发送模块,实现了大数量短信的稳定发送。

手机短信开通后配合通讯簿,短信通知应用到了OA系统外部人员,如:客户关怀。

2、信息发布

公告通知和新闻功能面向全集团及所属公司开放。通过授权,各分公司根据自身需要自行管理,发布信息。此模块的应用,代替了以前纸质时代,通知靠电话、文件靠人取的工作方式,节约了大量人力物力。也使得信息发布更及时、告知面更广、信息更详尽、查询也方便。

3、工作流

目前集团工作流应用面比较广泛。已涉及行政、人事、财务等业务等领域。实施1年多,通过OA工作流办理的各类事务累积达到了10000多件,效率提升明显。使用较多的工作流程有:工作呈批工作流(自由流程)、通用工作流(模拟纸制时代文件传递方式)、大额财务报销审批流程、人事月度绩效考核、物管报修流程、业务招待审批、出差审批流程等等。

我们根据工作实际需求,不断改进优化工作流程,并及时更新,使工作流更符合实际,这样很快得到大家的认同和接受。利用OA工作流处理日常事务成为OA应用中的亮点。

4、知识管理

在知识管理中,我们设置了公共文件柜,覆盖集团和所属公司,并为每个公司建立了独立文件柜,用于存放各公司重要文件。由各公司自己管理。

图片浏览和网络硬盘存放一些常用资料。如公司常用图片、活动照片、视频等,以及一些常用电脑程序等。

这些日积月累的文件资料组成一个丰富的信息库,方便公司人员调阅、查找。

5、内部讨论区

内部讨论区为企业员工之间交流沟通搭建了桥梁。如:OA技术交流板块,将一些使用技巧和心得共享出来,大家参与讨论学习。讨论区也用在一些收集广大员工思路和建议的项目上。如图:

6、报表统计

关于报表功能,我们主要通过二种渠道实现。一个渠道是通过工作流的高级查询中统计报表功能,方便实现了对工作流表单某些字段的合计和统计。得到相关使用部门人员的好评,极大方便了他们月终数据统计。另一个渠道是通过购买了通达OA报表模块,实现更加专业、灵活的报表数据的录入、统计和分析功能。

报表统计是决策支持工具不可缺少环节,为企业实现风险管控,提供了数据依据。

通过报表分析为领导提供决策支持,也使得OA系统在信息化管理中的地位得到加强,若报表模块能成为标配并被使用起来,那么报表统计将成为OA工作流功能以外,另一个重要功能,对企业深化管理意义重大。如下图:

OA报表模块的模板截图

7、OA精灵和IM

OA精灵要特别提一下,配上的即时通讯IM的OA精灵,功能实用方便,为员工之间传递文件、实时交流提供了很大便利,成为员工最受欢迎,使用频率最高的模块。

产生的效益

利用OA现代化办公手段,确确实实为企业带来了显而易见的效益。OA的使用大大提高了集团领导和管理层的办事效率和透明度,也更增加了领导对OA使用的积极性。通过OA,集团领导能及时了解公司动态、随时调阅相关资料,是领导有力的企业管理工具。

对广大职员来说,员工对OA的态度由开始的被动变为依赖,是一种办公理念的蜕变。OA使员工对公司动态掌握更多,更及时,办公效率提高、节省人力,这是以前纸质时代难于实现的。由于大量使用OA处理工作事物,办公耗材大幅减少,节省不少财力。对跨地域的分公司而言,又少了很多舟车之苦等等。

总之,在通达OA不断的改进创新中,将为企业带来更多的效益!



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